Xây dựng kế hoạch mua hàng và điều phối với năng lực đáp ứng của NCC:
Phối hợp đơn vị đặt hàng nhằm cân đối nhu cầu đặt hàng với năng lực đáp ứng của NCC để xác định kế hoạch mua hàng phù hợp.
Lập kế hoạch mua hàng mua ngoài theo tháng, quý, năm,...
Tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng của hệ thống, đặt hàng NCC:
Xem xét, xử lý đơn hàng của đơn vị đặt hàng: kiểm tra mã hàng, ni, soát xét lượng hàng đặt, thời gian đề nghị giao của các đơn vị.
Tổng hợp, gom đơn đặt hàng cho từng nhà cung cấp theo đúng qui định cho từng chủng loại hàng hóa của từng loại đơn.
Thực hiện đặt đơn cho nhà cung cấp được chọn sau khi soát xét và xử lý đơn đặt hàng hợp lệ từ các đơn vị đặt hàng.
Phản hồi thông tin kịp thời cho đơn vị đặt hàng khi đơn hàng có sự thay đổi hoặc phát sinh liên quan đơn hàng.
Theo dõi tiến độ NCC giao hàng, nhập hàng vào kho công ty và tiến độ giao hàng đến các đơn vị:
Làm thủ tục nhập kho cho từng đợt giao hàng (nếu hàng đạt yêu cầu).
Thực hiện các báo cáo về tiến độ đơn hàng định kỳ/ đột xuất cho BP QLĐH để có giải pháp xử lý kịp thời trong trường. hợp NCC giao hàng hóa trễ hạn hoặc sự cố phát sinh liên quan tiến độ đơn hang.
Theo dõi, đôn đốc tiến độ ra hàng của từng nhà cung cấp theo thời gian hẹn đơn.
Phối hợp với KCS để đảm bảo các sản phẩm nhập kho đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
Hàng tháng đối chiếu số liệu đặt hàng – giao hàng giữa phòng VHCU với các NCC.
Kịp thời thông báo cho các đơn vị liên quan về tình hình đơn hàng cũng như cập nhật trên chương trình đơn hàng nếu xảy ra việc dời đơn.
Tiếp nhận, xử lý và phản hồi các thông tin có liên quan đến đơn hàng từ các Cửa hàng và Chi nhánh.
Lập kế hoạch thanh toán NCC. Theo dõi và đối chiếu công nợ với NCC:
Thanh toán công nợ cho các NCC sau khi hàng hóa đạt chất lượng được nhập kho theo hạn thanh toán NCC.
Thanh lý, rà soát và tái ký hợp đồng theo định kỳ.
Xây dựng và cập nhật kế hoạch thanh toán NCC (trị giá thanh toán/ nguyên liệu/ tiền công) theo tuần/ tháng/ quí.
Hàng tháng theo dõi và đối chiếu công nợ với các NCC.
Duy trì NCC hiện tại, tìm kiếm, phát triển và quản lý NCC:
Thường xuyên cập nhật thông tin về tình hình về hàng hóa, chất lượng giao hàng..của NCC.
Nắm bắt và báo cáo định kỳ/ kịp thời thông tin giá cả thị trường, tình hình biến động liên quan ngành hàng phụ trách.
Theo dõi quá trình giao dịch với các NCC để làm cơ sở đánh giá và quản lý chất lượng NCC hiện hữu.
Phối hợp và phản hồi kết quả hoạt động nhằm nâng cao chất lượng NCC.
Lập hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng với các NCC.
Lập báo cáo:
Thực hiện lập và gửi báo cáo hoạt động, báo cáo số liệu và các báo cáo Chuyên môn theo phận công phận nhiệm.
