a
. Lập Kế hoạch & Tổ chức Dự án:
· Xác định cấu trúc dự án: Thiết lập cơ cấu đội nhóm dự án, phân định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên/phòng ban liên quan.
· Thiết lập cơ chế vận hành dự án: Xây dựng quy trình làm việc, lịch họp, hệ thống báo cáo và các kênh giao tiếp chính thức cho dự án.
· Chủ trì xây dựng kế hoạch tổng thể: Làm việc với các Chủ dự án (Project Owner) để tổng hợp thông tin và xây dựng kế hoạch dự án chi tiết, bao gồm: Mục tiêu dự án, các bước thực hiện, tiến độ (timeline), phân bổ nguồn lực, và dự toán ngân sách.
b
. Quản lý Thực thi & Điều phối:
· Điều phối nguồn lực: Đảm bảo các thành viên và phòng ban phối hợp nhịp nhàng, thông tin thông suốt, tránh chồng chéo hoặc gián đoạn công việc.
· Tổ chức và điều hành các cuộc họp: Chủ trì các buổi họp cập nhật tiến độ, họp giải quyết vấn đề, đảm bảo các cuộc họp đi đúng trọng tâm và có kết quả rõ ràng.
· Theo dõi và giám sát tiến độ: Liên tục cập nhật tiến độ công việc của các đội nhóm so với kế hoạch đã đề ra, sử dụng các công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp.
c
. Quản lý Rủi ro & Tháo gỡ Vấn đề:
· Điều phối giải quyết vấn đề: Không phải là người trực tiếp phân tích sâu, nhưng là người tổ chức các bên liên quan để tìm ra giải pháp, đưa ra quyết định và theo dõi việc thực hiện giải pháp đó. Báo cáo kịp thời lên cấp quản lý cao hơn đối với những vấn đề vượt ngoài thẩm quyền giải quyết để xin chỉ đạo.
· Nhận diện và cảnh báo sớm: Chủ động xác định các rủi ro, mâu thuẫn hoặc các vấn đề có khả năng làm chậm tiến độ dự án.
d
. Báo cáo & Đo lường Kết quả:
· Tổng hợp và báo cáo: Chịu trách nhiệm thu thập thông tin từ các bên để xây dựng báo cáo tiến độ, báo cáo rủi ro và báo cáo hiệu quả dự án định kỳ cho Ban Lãnh đạo.
· Quản lý tài liệu dự án: Đảm bảo toàn bộ tài liệu liên quan đến kế hoạch, tiến độ, biên bản họp, quyết định được lưu trữ một cách hệ thống và khoa học.
· Theo dõi KPIs: Giám sát các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs) đã được thiết lập bởi bộ phận chuyên môn, đảm bảo các kết quả đầu ra của dự án được ghi nhận và đo lường chính xác.
