Phân tích và đánh giá hiện trạng
Xác định nhu cầu: Tìm hiểu các vấn đề, lỗ hổng hoặc rủi ro trong hệ thống vận hành hiện tại.
Thu thập thông tin: Khảo sát, đánh giá hoạt động thực tế của các phòng ban trong tổ chức.
Đánh giá quy trình cũ: Kiểm tra và đề xuất cải tiến quy trình, quy định đã có.
Thiết kế và xây dựng quy trình, quy định, quy chế
Phân tích quy trình: Xác định các bước công việc, trách nhiệm và quyền hạn của các bên liên quan.
Xây dựng tài liệu: Soạn thảo các quy trình, quy định, quy chế đảm bảo tính logic, minh bạch và phù hợp với thực tế.
Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo tất cả các quy định và quy chế xây dựng tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Phối hợp nội bộ: Làm việc với các phòng ban để lấy ý kiến, đảm bảo sự đồng thuận và khả năng áp dụng.
Triển khai và hướng dẫn áp dụng
Hỗ trợ áp dụng: Hỗ trợ các phòng ban trong quá trình triển khai, giải đáp thắc mắc và xử lý các vướng mắc.
Truyền thông: Tổ chức các buổi họp, đào tạo để giới thiệu và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy trình, quy định mới.
Cập nhật và cải tiến hệ thống
Theo dõi và đánh giá: Kiểm tra việc thực hiện các quy trình, quy định sau khi ban hành, đánh giá hiệu quả thực tế.
Cập nhật thường xuyên: Điều chỉnh, bổ sung các quy trình, quy định để phù hợp với sự thay đổi của công ty hoặc quy định pháp luật.
Tìm kiếm giải pháp cải tiến: Áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro.
Báo cáo và tư vấn
Tư vấn cho lãnh đạo: Đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình quản lý, đảm bảo vận hành hiệu quả và đạt mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Lập báo cáo: Tổng hợp, báo cáo tình hình áp dụng hệ thống quy trình, quy định, quy chế.
Yêu cầu kỹ năng và kinh nghiệm
Kỹ năng cần thiết:Phân tích và tư duy hệ thống: Xây dựng quy trình logic, hiệu quả.Soạn thảo và tổ chức tài liệu: Kỹ năng viết rõ ràng, chi tiết và có tính hệ thống.Kỹ năng giao tiếp: Làm việc hiệu quả với các phòng ban, hướng dẫn nhân viên thực hiện quy trình.Giải quyết vấn đề: Khả năng nhận diện và xử lý các vấn đề phát sinh trong thực tế.
Kinh nghiệm:Có kinh nghiệm trong việc thiết lập quy trình, quy định tại doanh nghiệp.Kinh nghiệm làm việc trong các tổ chức có cấu trúc phức tạp là một lợi thế.
Chuyên môn:Hiểu biết sâu về quản trị doanh nghiệp, quản lý quy trình, iso...Am hiểu pháp luật lao động, kinh tế, và các quy định pháp lý liên quan.
