Công việc cụ thể:
Đối với việc tiếp nhận, kiểm tra và triển khai thông tin nguồn gỗ đầu vào:
- Tiếp nhận các tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng liên quan đến các tiêu chuẩn gỗ.
- Sàng lọc thông tin và triển khai các yêu cầu của khách hàng liên quan đến các tiêu chuẩn gỗ và triển khai cho bộ phận Mua Hàng.
- Nếu kết quả đánh giá rủi ro nguồn gốc gỗ rơi vào rủi ro cao thì ngay lập tức báo cáo cho .... để có phương án xử lý triệt để.
- Tham gia các khóa đào tạo các tiêu chuẩn FSC- CoC, PEFC, EUDR, Timber Tracebility, Lacey Act, Control Wood, i.e
- Theo dõi với bộ phận ..... nguồn cung của số lượng gỗ đầu vào cho các dự án lớn và thông báo ngay lập tức cho trưởng phòng nếu đã có đơn hàng chính thức nhưng nguồn đầu vào vẫn còn thiếu.
- Lưu trữ các hồ sơ đã được đánh giá rủi ro là nguồn gỗ có rủi ro thấp theo file cứng và file mềm.
- Nếu kết quả đánh giá còn rủi ro thì sẽ tiến hành yêu cầu bộ phận .... chứng từ đầu vào bổ sung các chứng từ thiếu hoặc yêu cầu giải trình các nghi vấn liên quan đến các rủi ro trong bộ chứng từ đầu vào cho đến khi các vấn đề tồn đọng được giải quyết triệt để và phải đảm bảo bộ chứng từ gỗ đầu vào được đánh giá ở mức độ rủi ro thấp.
- Thu thập và kiểm tra tất cả thông tin hồ sơ đầu vào liên quan đến hệ thống FSC- CoC, PEFC, EUDR, Timber Tracebility, Lacey Act, Control Wood, i.e và tiến hành đánh giá rủi ro nguồn hồ sơ đầu vào.
- Đối với những dự án lớn của tất cả các khách hàng như WMI, TGC, NXT, JLP, ADA, BUN, FDM, TGT, KMT, WWG, TPW, i.e thì phải tính toán kỹ lưỡng tổng số lượng gỗ đầu vào cần cho từng dự án lớn và tiến hành thông báo thông tin nguồn gỗ đầu vào cho bộ phận Mua Hàng nắm bắt để chuẩn bị.
- Định kỳ ngày ...... hằng tháng hoặc khi có sự thay đổi đối với nguồn gỗ đầu bào, báo cáo cho trưởng phòng thông tin dữ liệu đầu vào và cập nhật cho bộ phận Kinh Doanh biết đến thông tin dữ liệu gỗ đầu vào.
Đối với việc khai báo cho khách hàng:
- Định kỳ hàng ngày lên tất cả hệ thống khai báo của khách hàng để kiểm tra tình trạng hồ sơ đã gửi cho khách hàng trước đó xem có phản hồi gì không hay được chấp nhận để tiếp tục xử lý và truy vết hồ sơ nhằm đảm bảo đúng khung thời gian gửi hồ sơ theo yêu cầu của khách hàng.
- Hằng ngày khai định mức Lacey Act bao gồm mẫu và các đơn hàng.
- Khai báo thông tin gỗ cho khách hàng trên hệ thống.
- Cung cấp thông tin hoặc các email khai báo liên quan đến các tiêu chuẩn FSC- CoC, PEFC, EUDR, Timber Tracebility, Lacey Act, Control Wood, i.e- Phân tích yêu cầu và phối kết hợp với bộ phận Mua Hàng thu thập thông tin và hồ sơ để trả lời các yêu cầu của khách hàng liên quan đến việc giải trình và khai báo nguồn gốc gỗ trong vòng 24 tiếng.
- Giải quyết các yêu cầu của khách hàng liên quan đến việc giải trình và tiến hành khai báo nguồn gốc gỗ.
- Cập nhật trạng thái và hiệu lực của nguồn sơ gỗ đã được khách hàng duyệt.
- Sau khi khách hàng đánh giá rủi ro thấp về nguồn hồ sơ đã được gửi trước đó, nhập dữ liệu vào hệ thống và tiếp tục theo dõi.
- Báo cáo ngay lập tức cho trưởng phòng nếu các yêu cầu của khách hàng không được giải quyết triệt để.
Đối với việc theo dõi và kiểm tra dữ liệu xuất nhập tồn FSC, thông tin công bố trên hệ thống FSC, PEFC:
- Định kỳ ngày 25 hằng tháng gửi dữ liệu nhập xuất tồn gỗ FSC và bảng tổng hợp nhập xuất tồn cho .....
- Tham gia các buổi đào tạo của khách hàng.
- Chịu trách nhiệm về cập nhật số liệu FSC- CoC, PEFC, EUDR, Timber Tracebility, Lacey Act, Control Wood, i.e trên hệ thống.
- Chịu trách nhiệm cập nhật và theo dõi thông tin công bố nguồn mới nguyên vật FSC, PEFC đầu vào trên hệ thống ....
- Hàng ngày nhập số liệu FSC. PEFC cho các đơn hàng xuất trong tháng.
Quyền hạn:
- Liên lạc với các phòng ban liên quan nhằm hoàn thành công việc được giao.
- Thời gian làm việc từ Thứ 2 đến Thứ 6 từ 8h đến 16h30.
- Có thưởng hiệu suất tháng 13 và tháng 14.
