Mô tả công việc:
• Quản lý Hệ thống và Chính sách:
Thực hiện đánh giá rủi ro, đề xuất và điều chỉnh chính sách, quy trình cho phù hợp với hoạt động của công ty.
Theo dõi, cập nhật các quy định pháp luật và yêu cầu từ khách hàng để điều chỉnh tài liệu và quy trình nội bộ.
Nghiên cứu và triển khai các tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội mới theo chỉ đạo của ban giám đốc.
• Thực hiện và Giám sát Audit:
Lưu trữ hồ sơ và tài liệu liên quan đến các cuộc đánh giá, đảm bảo tính đầy đủ và sẵn sàng cho việc kiểm tra.
Tiến hành các cuộc đánh giá sơ bộ (Pre- audit), đánh giá chính thức (Audit) và đánh giá lại (Re- audit), đồng thời theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục phòng ngừa (CAPAs).
Giám sát và đánh giá định kỳ các hệ thống tuân thủ như Higg FEM, GRS, BSCI, SLCP cùng các chương trình CSR của khách hàng.
• Phối hợp Nội bộ và Đào tạo:
Định kỳ phối hợp với bộ phận đào tạo để huấn luyện nhân viên về các kiến thức tuân thủ.
Phối hợp với các phòng ban để chuẩn bị cho các cuộc đánh giá và tư vấn các biện pháp khắc phục.
Phối hợp với nhân viên An toàn để xây dựng các quy trình, chính sách và hướng dẫn.
• Đối ngoại và Báo cáo:
Tư vấn cho ban giám đốc các giải pháp tối ưu để tuân thủ các yêu cầu về trách nhiệm xã hội.
Tiếp nhận, xử lý và theo dõi các khiếu nại, đồng thời chuẩn bị hồ sơ cần thiết khi có khiếu nại hoặc kiện tụng.
Là người đối ứng chính trong các buổi audit, buổi thăm của khách hàng, và buổi làm việc với các cơ quan nhà nước.
Lập và gửi các báo cáo theo yêu cầu của pháp luật.
• Quản lý Nhà cung cấp:
Đánh giá và lựa chọn nhà thầu/nhà cung cấp có năng lực.
Theo dõi thời hạn hợp đồng và đề xuất tái ký định kỳ.
• Các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý.
Responsibilities:
• System and Policy Management:
Conduct risk assessments, and propose policy and procedure adjustments to align with company operations.
Research and implement new social responsibility standards as directed by the management team.
Monitor and update legal regulations and client requirements to adjust internal documents and procedures.
• Audit Implementation and Oversight:
Manage Pre- audits, Audits, and Re- audits, and ensure timely implementation of corrective and preventive actions (CAPAs).
Maintain all related records and documents, ensuring they are complete and readily accessible for inspections.
Periodically monitor and evaluate compliance systems, including Higg FEM, GRS, BSCI, SLCP, and other client CSR programs.
• Internal Coordination and Training:
Partner with the EHS team to develop and maintain company policies, procedures, and guidelines.
Collaborate with other departments to prepare for audits and provide guidance on corrective measures.
Regularly work with the training department to conduct compliance training for employees.
• External Relations and Reporting:
Advise management on optimal practices to ensure compliance with social responsibility requirements.
Act as the main point of contact during audits, client visits, and government inspections.
Handle and track the resolution of complaints, and prepare necessary documents in case of disputes.
Prepare and submit all required legal reports and documentation.
• Vendor Management:
Evaluate and select qualified contractors and suppliers.
Monitor contract expiration dates and manage periodic renewals.
• Other duties as assigned.
