Thực thi và triển khai quy trình xuất khẩu:
- Tiếp nhận và xử lý đơn hàng quốc tế, phối hợp với các phòng ban liên quan (kho, sản xuất, vận chuyển, tài chính) để đảm bảo tiến độ giao hàng đúng hạn
- Phối hợp với đơn vị vận chuyển, forwarder, hãng tàu để đặt booking, theo dõi lịch trình xuất hàng, xử lý phát sinh
- Lên kế hoạch sản xuất, nguyên liệu bao bì, tem nhãn phụ liên quan đến lô hàng xuất khẩu
- Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu: invoice, packing list, C/O, B/L, chứng nhận xuất xứ, kiểm dịch, và các giấy tờ liên quan đến xuất khẩu...khai hải quan
Kiểm soát chứng từ xuất khẩu:
- Soạn thảo, rà soát và xác nhận tất cả các chứng từ cần thiết, đảm bảo tuân thủ các quy định hải quan, quy định quốc tế và yêu cầu của khách hàng
- Xử lý các khiếu nại, đề xuất giải pháp phù hợp đảm bảo chất lượng dịch vụ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng
- Gửi chứng từ cho khách hàng, ngân hàng hoặc các bên liên quan đúng thời hạn
Quản lý quan hệ khách hàng và đối tác:
- Xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh như hàng thiếu, hỏng, trễ lịch, sai sót chứng từ, và phối hợp với các bộ phận liên quan để đưa ra giải pháp
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh trong việc phản hồi nhanh chóng các yêu cầu, thông tin cập nhật tiến độ đơn hàng cho khách hàng
Quản lý thanh toán và công nợ:
- Theo dõi tiến độ thanh toán đơn hàng từ khách hàng, cập nhật tình trạng công nợ KH với bộ phận tài chính
- Theo dõi chi tiết các chi phí phát sinh liên quan đến lô hàng, chịu trách nhiệm hoàn thiện các bộ chứng từ XNK ( Local charge, trucking fee, HC....) thanh toán với FWD và bộ phận kế toán công ty đúng hạn
Tuân thủ luật và quy định thương mại quốc tế:
- Cập nhật và nắm vững các quy định về xuất nhập khẩu, luật thương mại quốc tế, chính sách thuế quan, hải quan, hạn ngạch, chứng từ
- Đảm bảo quá trình xuất khẩu tuân thủ các quy định này, tránh rủi ro pháp lý hoặc phát sinh chi phí không đáng có
Tối ưu hóa quy trình:
- Phân tích số liệu, báo cáo hiệu quả vận chuyển, hiệu quả đối tác vận tải, từ đó tối ưu hóa chuỗi cung ứng
- Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình xuất khẩu, giảm chi phí, rút ngắn thời gian giao hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ
