JOB’S PURPOSE / MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:
- Addressing customer issues and resolve them in a timely and efficient manner. Support reps interact with customers on a variety of channels such as phone, email, and social media, and ensure that all valid customer concerns are being dealt with immediately.
Giải quyết các vấn đề của khách hàng và giải quyết chúng một cách kịp thời và hiệu quả. Các đại diện hỗ trợ tương tác với khách hàng trên nhiều kênh như điện thoại, email và phương tiện truyền thông xã hội và đảm bảo rằng tất cả các vấn đề quan tâm của khách hàng sẽ được giải quyết ngay lập tức.
KEY RESPONSIBILITIES / NHIỆM VỤ CHÍNH:
Information delivery & management / Tiếp nhận và quản lý thông tin:
- Receive quotation/ sample request/ orders from Sales department or Customers then deliver the order information to related departments & vice versa.
Nhận yêu cầu tính giá/ làm mẫu/ đơn hàng từ bộ phận Sales hoặc khách hàng, sau đó chuyển thông tin cho các bộ phận liên quan và ngược lại.
- Create new product codes, enter information into SAP system and process sample/ mass production orders with related departments.
Tạo mã sản phẩm mới, nhập thông tin vào hệ thống SAP và triển khai đơn hàng với các bộ phận liên quan.
- Request to make samples (PD/Testing/ Photo/ color swatches…) according to customer standards; hold a kick-off meeting; coordinate with internal/customers to track samples until completion.
Yêu cầu làm mẫu (mẫu phát triển/test/ chụp hình/ mẫu màu…) theo tiêu chuẩn khách hàng, tổ chức họp kick-off & phối hợp với nội bộ/khách hàng để theo dõi mẫu đến khi hoàn thành.
- Participate in relevant meetings between customers and internal, ensure orders are tracked throughout, promptly point out and solve problems to ensure customers’ requirements are solved properly.
Tham gia các cuộc họp liên quan giữa khách hàng và nội bộ, đảm bảo đơn hàng được theo dõi xuyên suốt, kịp thời chỉ ra và giải quyết những vướng mắc nhằm đảm yêu cầu của khách hàng được giải quyết một cách chính xác và hợp lý.
- Record all product-related changes and update to relevant departments.
Ghi nhận tất cả thông tin thay đổi liên quan đến sản phẩm, cập nhật đến các bộ phận liên quan.
Order Management / Quản lý đơn hàng
- Coordinate with relating department to resolve complaints, problems about product quality, and problems in the production process in order to respond to customers quickly and effectively.
Phối hợp với bộ phận liên quan giải quyết những khiếu nại, vướng mắc về chất lượng sản phẩm, sự cố trong quá trình sản xuất nhằm phản hồi khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Handling compensation and spare-parts orders from customers.
Xử lý các đơn hàng làm bù, làm thiếu và các đơn hàng sparepart từ khách hàng.
- Enter completely and timely sample tracking, sample testing and order tracking information.
Nhập thông tin theo dõi mẫu, test và theo dõi đơn hàng đầy đủ và kịp thời.
- Update production plan/ inspection schedule to Sales team/ Customers
Cập nhật kế hoạch sản xuất/ lịch kiểm hàng đến BP. Sales/ Khách hàng
- Follow up on shipping documents and pay
Cập nhật kế hoạch sản xuất/ lịch kiểm hàng đến BP. Sales/ Khách hàng
- Work directly with customers to get information about packaging or information related to order processing.
Làm việc trực tiếp với khách hàng để lấy thông tin về bao bì hoặc các thông tin liên quan đến viêc xử lý đơn hàng
Reports / Báo cáo:
- Prepare weekly/monthly reports related to order processing at the request of direct manager.
Lập báo cáo tuần/tháng liên quan đến việc xử lý đơn hàng theo yêu cầu của quản lý trực tiếp.
Team-Working & Innovation / Làm việc nhóm & Cải tiến mới:
- Support colleagues in solving internal problems as well as dealing with customers when necessary.
Hỗ trợ đồng nghiệp theo dõi đơn hàng trong việc giải quyết các vấn đề nội bộ cũng như với khách hàng khi cần thiết.
- Propose to direct Managers measures which can improve service quality for each customer in each specific period.
Đề xuất với quản lý trực tiếp những biện pháp có thể nâng cao chất lượng phục vụ cho từng khách hàng trong từng giai đoạn cụ thể.
