Purpose of Position/ Mục đích của công việc
• Co-ordinate with another department to ensure that all issues happen will be solved properly as Company policy / Phối hợp với các phòng ban liên quan để đảm bảo những vấn đề phát sinh được xử lý thích hợp dựa trên những qui định của công ty
• Receiving phones called from customer / Nhận điện thoại của khách hàng
• Responding to sales orders, complaints and inquiries… / Xử lý đơn hàng và phản hồi khách hàng những thắc mắc, khiếu nại…
Responsibilities / Trách nhiệm
Phone Call Receiving and Order Processing / Nhận điện thoại của khách hàng và xử lý đơn hàng:
- Gather metrics from reports, analyze and prepare charts, slideshows on Power Point / Tập hợp số liệu từ các báo cáo, phân tích và chuẩn bị biểu đồ, trình chiếu trên slide bằng Power Point.
- Attending department and company meetings / Tham dự các cuộc họp của bộ phận và của công ty
- Handling all tasks assigned by the CS Supervisor. (i.e.: back-up planning, making the statistic report, database review…) / Thực hiện những nhiệm vụ được Giám sát phân công ( ví dụ: kế hoạch dự phòng, làm báo cáo số liệu…)
- Coordinating with all relevant departments and principals to verify irregular orders / Phối hợp với tất cả bộ phận liên quan, nhà sản xuất để kiểm tra và xác nhận những đơn hàng bất thường
- Processing sales orders received from any order sources into the system / Xử lý, nhập tất cả những đơn đặt hàng nhận từ những nguồn khác nhau vào hệ thống
- Receiving all phone calls, includes customers’ orders, inquires, complaints … and recording accordingly / Nhận điện thoại bao gồm đơn đặt hàng của khách hàng, những thắc mắc, khiếu nại của khách hàng và ghi chú lại một cách hợp lý
- Answering inquiries and solving complaints within limit (i.e.: trade promotion scheme, product information, orders status…) / Trả lời những thắc mắc và giải quyết những khiếu nại trong khả năng cho phép ( ví dụ: trả lời khách hàng về những chương trình khuyến mãi, thông tin sản phẩm, tình trạng đơn hàng….)
- Attending trainings provided by the company which are necessary to handle the job / Tham dự các khóa huấn luyện cần thiết của công ty
- Forwarding all issues which are out of limits to the department windows and following up to make sure all complaints replied to the customers accordingly / Chuyển tất cả những vấn đề không nằm trong khả năng giải quyết đến những bộ phận liên quan để đảm bảo tất cả những khiếu nại của khách hàng được phản hồi một cách hợp lý
- Adhering to the company policy / Tuân thủ nghiêm chỉnh nội quy của công ty
- Contact customer to inform back order information to process accordingly / Liên lạc với khách hàng thông báo những đơn hàng chờ để xử lý đơn hàng chờ đúng với xác nhận của khách hang
- Ensuring that all necessary checks for all sales orders are performed before the encoding / Đảm bảo tất cả những bước kiểm tra cần thiết cho tất cả đơn hàng được thực hiện trước khi nhập và xử lý đơn hàng
- Filing document orderly as SOP ( sales order, report…) / Lưu hồ sơ ( đơn hàng, báo cáo, …) theo SOP
