Supervisor: Receptionist
JOB SCOPE – Be responsible to directly report to the Property Manager, ensure the staff of the reception team in terms of numbers, their attendance during work shift, and provide professional training for staff to be ready to serve with enthusiastic, friendly, professional and efficient attitude. He/she has to work closely with the security department to ensure effective control of access.
Responsibilities
• Check daily track book and promptly detect any irregularities.
• Recruit, supervise, evaluate and train staff.
• Prepare weekly report and submit to the CEO.
• Ensure departmental goals are always fulfilled.
• Assist in tracking expenditures and needed equipment for the department.
• Assist in the development and implementation of standardized work procedure for the department.
• Delegate daily tasks for staff and follow up to completion.
• Make and monitor staff plans and leave schedules.
• Prepare weekly and monthly report including these following contents:
All guests entering the building (guest of tenant, delivery agent, contractor, etc.)
Urgent requests from tenants which have been processed.
• Synthesize and explain in detail monthly expenditures of the department.
• Always satisfy tenants, resolve requests, messages, questions, comments, suggestions, tenants and guests’ transportation requests effectively with enthusiastic attitude.
• Assist the Property Manager and Assistant Property Manager in updating the list of tenants, including temporary guests as well as members of the company visiting the building.
• Develop and maintain plans to provide the best service to meet the needs of tenants.
• Avoid the situation when guests have to wait a long time in the lobby, ensure that drivers, sellers, delivery staff and friends of tenants in the building are not allowed to stay long in this area.
• Inform the relevant team/ department and the management office about the requirements, questions and comments, etc. of tenants, and ensure that these issues are addressed thoroughly.
• Manage the keys keeping as well as delivery and reception.
• Ensure that all furniture, equipment, decorators and/ or equipment in or outside the reception area are in a neat, tidy and well-functioning condition. When necessary, coordinate with the management office and other departments in terms of repair and sanitation to complete the work in the shortest time.
• Maintain relationships and work well with other departments.
• Support effectively the training of new employees.
Nhiệm vụ
Trưởng ban dịch vụ khách hàng chịu trách nhiệm liên lạc và gặp gỡ với khách hàng. Hướng dẫn nhân viên cấp dưới làm việc phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
• Làm thay việc thay thế khi một trong các nhân viên cấp dưới nghỉ, để đảm báo công việc
• Phối hợp cùng Giám đốc Quản lý tham khảo các thông tn về dịch vụ tiện ích để có cơ sở xây dựng các mức phí dịch vụ cho phù hợp
• Hướng dẫn và đào tạo nhân viên cấp dưới trong công việc hàng ngày: tác phong nghiệp vụ, thái độ và ý thức làm việc.
• Chịu trách nhiệm làm việc và hướng dẫn thủ tục đăng ký đối với nhà thầu thi công nội thất
• Xử lý và giải quyết các phàn nàn của khách hàng
• Xử lý các tình huống khẩn cấp một cách bình tĩnh, hiệu quả theo quy định, hướng dẫn của Ban quản lý
• Chịu trách nhiệm cập nhật thông tin dữ liệu khách hàng và hệ thống lưu trữ các Hợp đồng
• Báo cáo Giám đốc Quản lý về tình hình dịch vụ khách hàng, các thắc mắc/ khiếu nại phát sinh và tình trạng giải quyết vấn đề, trình giám đốc quản lý theo định kỳ hàng tuần, tháng, năm.
• Báo cáo Giam đốc Quản lý các trường hợp khách không hài lòng, những vấn đề của khách hàng và đề xuất hướng giải quyết
• Hỗ trợ trong việc kiểm tra và phòng ngừa các vấn đề ở các khu vực khác nhau trong dư án đề xuất hướng giải quyết
• Cập nhật thông tin đầy đủ về khu đô thị để cung cấp thông tin một cách chính xác và nhanh cho khách hàng khi họ yêu cầu
• Chịu trách nhiệm bàn giao nhà/ căn hộ với đầy đủ các giấy tờ, tài liệu, hướng dẫn cần thiết cho khách theo quy trình
• Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng theo kế hoạch đã được lập ra.
• Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng khi nhân viên cấp dưới không giải quyết được
• Sẵn sàng trả lời các câu hỏi của khách hàng và trợ giúp khách hàng đảm bảo các yêu cầu của họ được hoàn thành chu đáo
• Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Quản lý phân công.
