1 Công việc hàng ngày:
Hỗ trợ Quản lý điều phối, sắp lịch.
- Quản lý sắp lịch, điều phối xe vận tải
Đào tạo lái xe mới.
- Chuẩn bị tài liệu, đào tạo lái xe mới: nội quy công ty, khách hàng, kỹ năng lái xe...
.1 Dựa vào lịch chạy xe chốt để tính lương chuyến cho từng Lái xe
▪ Đối với những chuyến chạy vào ngày nghỉ, ngày lễ tết của Công ty, check GPS để tính thời gian làm thêm.
Làm báo giá cước vận tải
▪ Tiếp nhận các cung đường mới cần báo giá cước vận chuyển, trao đổi với lái xe, Ms. Yến để nắm bắt được thông tin về cung đường, trạm thu phí, chi phí phát sinh, sau đó bóc tách chi phí và gửi bảng giá cước cho khách hàng
Quản lý phần mềm GPS
▪ Cập nhật điểm, cung đường, các phát sinh trên phần mềm
▪ Chiết xuất các báo cáo cần thiết cho khách hàng
▪ Nhanh chóng liên hệ bên phần mềm để giải quyết các vấn đề phát sinh (Mở 1 tài khoản mẫu, khoá tài khoản, hỗ trợ các chức năng cần thiết)
Làm MTCV cho lái xe, nhân viên giao hàng
- Khi có yêu cầu, làm MTCV cho lái xe, nhân viên giao hàng
Làm đối sách gửi khách hàng khi có yêu cầu.
- Khi phát sinh khách hàng yêu cầu làm đối sách, có kế hoạch trả lờiđối sách tới khách hàng theo form "báo cáo chi tiết" hay "báo cáo phân tích" theo từng trường hợp cụ thể.
Cập nhật số liệu vận tải lên Odoo
- Chứng từ sửa chữa xe, thuê xe ngoài, chứng từ xăng dầu, bảo hiểm, hóa đơn đăng kiểm.
- Vé lẻ đội xe
- Doanh thu vận tải theo từng khách hàng
- % Chiết khấu doanh thu vận tải theo từng khách hàng
- Công nợ khách hàng vận tải
- Các khoản chi từ tạm ứng của bộ phận
Truyền thông tới đội vận tải.
- Căn cứ các nội dung cần đào tạo, thông tin truyền thông tới từng lái xe, nhân viên giao hàng
Theo dõi sửa chữa theo xe.
- Khi phát sinh vấn đề xe hỏng, theo dõi, ghi chép theo từng xe, lưu giữ làm tài liệu sửa chữa cho từng xe để có thể biết tần suất hỏng hỏng.
Liên hệ thuê xe và bám sát( nếu có nhu cầu)
- Hàng ngày khi có nhu cầu, liên hệ các nhà cung cấp thuê xe và bám sát cho tới khi chuyến vận chuyển hoàn thành
Ghi chép, theo dõi, xin duyệt thanh toán cho nhà cung cấp.
- Hàng ngày căn cứ vào lịch đã chốt của Ms Yến, và các chuyến đã ghi thực tế, ghi chép, theo dõi các chuyến phát sinh phải thuê xe.
- Bám sát kỳ hạn thanh toán của công ty, làm đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp.
Làm bảng tổng hợp so sánh gửi cấp trên khi có yêu cầu
- Khi cấp trên cần phân tích để đua ra kế hoạch cụ thể, làm các bảng so sánh tổng hợp chi tiết: (xăng dầu cho từng xe theo từng tháng, phân tích mức độ thuê xe ngoài, theo dõi thời gian rảnh của xe ...) làm tài liệu hỗ trợ.
13 Lưu trữ tài liệu Vận Tải
11 Chuẩn bị các liệu giấy tờ khác: Hợp đồng, thông báo, quyết định...
Căn cứ vào các số liệu vận tải chi tiết :
- Chi phí vé tháng, vé lẻ theo từng xe
- Chi phí xăng dầu tổng hợp định kỳ theo từng xe,
- Chi phí sửa chữa theo từng xe
- Doanh thu theo xe và theo từng khách hàng,
- Chi phí bãi xe...
tổng hợp vào báo cáo hiệu suất vận tải hàng tháng.
14 Theo dõi hóa đơn dầu nhà cung cấp
12 Báo cáo hiệu suất vận tải
- Định kỳ hàng tháng đi lấy hóa đơn dầu nhà cung cấp, tổng hợp vào file theo dõi, gửi lại hóa đơn cho bộ phận kế toán.
Theo dõi vé cầu
- Nhập mua vé tháng trên Odoo
- Mua vé tháng cho đội xe
3 Công việc hàng tuần
▪ Lương lái xe
▪ Ghi chép các nội dung cuộc họp, làm biên bản họp gửi cấp trên.
▪ Tính số chuyến theo từng xe.
▪ Định kỳ ngày 01- 16 hàng tháng chốt xăng dầu.
▪ Làm bảng kê vận chuyển gửi khách hàng
▪ Báo cáo thống kê số liệu doanh thu, Báo giá của vạn tải
4 Công việc hàng tháng
▪ Hạch toán các chứng từ, hóa đơn liên quan đến vận tải lên Amis
▪ Làm doanh thu theo từng xe, theo từng khách hàng
▪ Theo dõi hóa đơn xăng dầu
▪ Thu và lưu giữ các giấy tờ của lái xe: giấy ghi chép số chuyến, bảng kiểm tra xehàng ngày,
▪ Tổng hợp chi phí xăng, dầu theo xe
▪ Phát giấy tờ, tại liệu, trang thiết bị cho lái xe và theo dõi nhập xuất tồn.
▪ Đi thanh toán công nợ nhà cung cấp, mua vật dụng, trang thiết bị cho đội xe.
▪ Định kỳ hàng tháng đối chiếu công nợ nhà cung cấp
