Bối cảnh:
Dự án Truyền thông Chiến lược và Ngoại giao Công chúng (EU- SCPD) với mục đích định vị EU là đối tác chiến lược và đáng tin cậy của Việt Nam trong số các đối tượng và đối tác mục tiêu chính. Các hoạt động tiếp cận của dự án EU- SCPD được sử dụng một cách chiến lược nhằm hỗ trợ đạt được các ưu tiên chính sách của EU tại Việt Nam.
Chúng tôi đang tìm kiếm một Điều phối viên Dự án (PC) có khả năng tổ chức và làm việc chi tiết để tham gia vào nhóm. Ứng viên được tuyển sẽ hỗ trợ việc quản lý và triển khai dự án EU- SCPD, đảm bảo tuân thủ các quy định và hướng dẫn của EU, làm việc hiệu quả với các bên liên quan và hoàn thành kịp thời các đầu ra của dự án.
Mô tả công việc:
Điều phối viên Dự án, với sự tham vấn của Chuyên gia 1 của EU- SCPD (Trưởng nhóm), Chuyên gia 2 và Quản lý dự án, sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
Công tác hành chính (khoảng 20%)
Sắp xếp và duy trì tài liệu và hồ sơ dự án: Đảm bảo rằng tất cả tài liệu dự án được lưu trữ hợp lý và dễ dàng truy cập. Việc này bao gồm các kế hoạch dự án, báo cáo, ghi chú cuộc họp và các tài liệu liên quan khác.
Hỗ trợ chuẩn bị các báo cáo và thuyết trình dự án.
Tuân thủ và Báo cáo: Đảm bảo tuân thủ các quy định, hướng dẫn và yêu cầu báo cáo của EU. Giám sát các hoạt động của dự án để đảm bảo tuân thủ các điều kiện và tiến độ của dự án.
Lên lịch các cuộc họp, chuẩn bị nội dung họp và ghi biên bản cuộc họp: Điều phối và lên lịch các cuộc họp dự án, chuẩn bị nội dung họp với sự tham vấn của Quản lý Dự án và ghi chép biên bản chi tiết trong các cuộc họp.
Truyền thông (khoảng 20%)
Hỗ trợ việc liên hệ trong nhóm dự án và với các bên liên quan, bao gồm các cơ quan thuộc EU và các tổ chức đối tác: Đóng vai trò là đầu mối liên lạc cho các hoạt động liên hệ liên quan đến dự án, đảm bảo rằng thông tin đưa- nhận chính xác và kịp thời.
Chia sẻ thông tin và cập nhật dự án cho các bên liên quan: Thường xuyên cập nhật cho các thành viên trong nhóm và các bên liên quan về tiến độ, những thay đổi của dự án cũng như các nhiệm vụ hoặc những giai đoạn quan trọng sắp tới.
Trả lời các câu hỏi và cung cấp thông tin khi cần: Giải quyết các câu hỏi và cung cấp thông tin cho các thành viên trong nhóm, các bên liên quan và các đối tác của dự án.
Lập kế hoạch và điều phối (khoảng 15%)
Duy trì tiến độ dự án, theo dõi các mốc thời gian và deadline: Thường xuyên cập nhật và theo dõi tiến độ dự án để đảm bảo mọi nhiệm vụ, mốc thời gian đều đi đúng tiến độ.
Điều phối các thành viên trong nhóm và nguồn lực: Đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm nhận thức được nhiệm vụ và thời hạn của họ cũng như điều phối sự sẵn sàng của họ cho các cuộc họp và hoạt động dự án.
Hỗ trợ tổ chức và hậu cần cho các hoạt động (và sự kiện) của dự án: Quản lý hậu cần cho các sự kiện của dự án, chẳng hạn như đặt địa điểm, sắp xếp phương tiện đi lại và đảm bảo có sẵn tất cả các hỗ trợ cần thiết.
Quản lý nguồn lực (khoảng 15%)
Hỗ trợ mua sắm các vật liệu và dịch vụ cần thiết: Trợ giúp tìm nguồn cung ứng và mua sắm các thiết bị và dịch vụ cần thiết cho dự án, làm việc với nhóm tài chính, các nhà cung cấp.
Giám sát nguồn lực của dự án, đảm bảo sẵn sàng và sử dụng hợp lý: Theo dõi các tài nguyên của dự án, chẳng hạn như vật tư và thiết bị, đảm bảo chúng được sử dụng hiệu quả và bổ sung khi cần.
Hỗ trợ giám sát và quản lý ngân sách và chi phí của dự án: Hỗ trợ chuẩn bị các báo cáo tài chính và tài liệu theo yêu cầu của dự án. Phối hợp với bộ phận tài chính để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và kịp thời.
Hỗ trợ thực hiện dự án (khoảng 30%)
Hỗ trợ thực hiện kế hoạch và chiến lược dự án: Hỗ trợ Quản lý dự án và nhóm dự án trong việc thực hiện kế hoạch, đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ.
Phối hợp cùng Quản lý dự án để theo dõi tiến độ và hiệu suất của dự án: Hỗ trợ giám sát các hoạt động của dự án để đảm bảo chúng đang triển khai theo kế hoạch, xác định vấn đề hoặc chậm trễ.
Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh và giảm thiểu rủi ro: Làm việc với Quản lý dự án để giải quyết mọi vấn đề phát sinh, giúp tìm ra giải pháp và giảm thiểu rủi ro.
