Mục đích công việc:
- Cung cấp vật tư y tế, hóa chất đầy đủ, kịp thời, chính xác và chất lượng
- Thực hiện việc quản lý, bảo quản và cấp phát vật tư y tế, hóa chất theo đúng quy trình và quy định hiện hành.
- Đảm bảo an toàn kho
Chức năng và nhiệm vụ:
Chức năng 1
Dự trù
· Lập dự trù định kỳ 2 lần/ tháng hoặc đột xuất khi có phát sinh
Chức năng 2
Kiểm nhập
· Kiểm tra các chứng từ: Hóa đơn, Biên bản giao nhận, Phiếu nhập kho, Biên bản nhập kho.
· Kiểm soát hàng thực tế so với chứng từ hóa đơn và bảng dự trù
· Kiểm soát chất lượng về cảm quan.
Chức năng 3
Quản lý kho
Phân chia khu vực
- Sơ đồ bố trí kho: Sơ đồ, Danh mục theo tủ/kệ
- Vật tư y tế
- Hóa chất: Nguy hại, Dễ cháy, Thông thường, Bảo quản lạnh
Điều kiện bảo quản
- Thuốc bảo quản mát 8- 15oC
- Thuốc bảo quản thường 15- <30oC
- Độ ẩm ≤ 75%
- Bảo quản lạnh 2- 8oC
Sổ sách theo dõi
- Sổ theo dõi hàng chờ xử lý
- Sổ kiểm soát chất lượng vật tư y tế, hóa chất
- Sổ theo dõi côn trùng, mối mọt, các loại gậm nhấm trong kho
- Sổ theo dõi vệ sinh kho
Theo dõi xuất nhập t
ồn:
- Kiểm tra đối chiếu số lượng cấp hàng ngày trên phần mềm
- Kiểm tra số lượng tồn thực tế so với phần mềm
Quản lý, theo dõi vật tư, hóa chất biệt trữ
- Báo cáo thu hồi
- Sổ sách theo dõi
- Dán nhãn theo quy định
- VT, HC thu hồi, trả về, thanh lý đưa vào khu biệt trữ
- Đề nghị thanh lý, hủy VT, HC
Kiểm soát chất lượn
g:
- Theo dõi và đề xuất bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị bảo quản ở kho
- Phiếu an toàn hóa chất
- Sổ theo dõi chất lượng VT, HC
Theo dõi hạn d
ù
ng
- Kiểm soát hạn dùng định kỳ vào cuối tháng
- Thông báo hạn dụng gần < 6 tháng đến các Khoa phòng
Theo dõi ghi chép nhiệt độ
- Ghi phiếu theo dõi nhiệt độ
- Danh mục VT, HC bảo quản lạnh
- Trích xuất- lưu trữ dữ liệu từ nhiệt kế tự ghi vào mỗi đầu tháng
Theo dõi vệ sinh- 5S
- Vệ sinh, sắp xếp hàng ngày
Kiểm đối chiếu tồn kho
- Kiểm kê đối chiếu xuất nhập tồn giữa thực tế và phần mềm vào cuối tháng
- Lập biên bản kiểm kê
Nội quy
- Nội quy an toàn hóa chất.
- Nội quy kho
Chức năng 4
Cấp phát
· Cấp VTYT tiêu hao
· Cấp VT, HC xét nghiệm
· Cấp VTYT hàng ngày
· Cấp VT trọn gói
· Cấp cơ số tủ trực/ bù trực
· Xuất chuyển hàng hóa, xuất khác- Phiếu xuất kho.
Chức năng 5
Báo cáo
· Báo cáo thuốc tồn đọng và hạn dùng gần.
· Báo cáo hàng mới nhập, hàng bị đứt
Và các nhiệm vụ liên quan khác theo sự phân công của cấp trên:
Quyền hạn:
· Từ chối nhận những mặt hàng kém chất lượng, không rõ nguồn gốc xuất xứ
· Từ chối cấp phát VTYT- HCXN nếu không có phiếu lãnh hoặc không đúng mẫu theo quy trình và quy định
· Truy cập và quản lý phần mền Quản lý kho dược.
