A/ Tóm tắt công việc (Overview of duties)
• Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động ẩm thực của khách sạn hướng đến việc phục vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng, bảo đảm duy trì chất lượng sản phẩm dịch vụ phục vụ, tinh thần và thái độ làm việc của nhân viên cùng sự hài lòng của khách hàng để giữ được uy tín thương hiệu và lợi nhuận cao nhất.
To take responsibilities in managing and controlling of F&B operations of the hotel, giving the best service to the guest, maintaining of quality of products and service, employees’ working spirit and attitude as well as satisfaction of the guest in order to maintain brand’s reputation and best revenue.
• Chịu trách nhiệm về doanh thu và chi phí của bộ phận.
To take responsibilities in revenue and department’s expenses.
• Phối hợp với Bếp trưởng để đảm bảo hoạt động của bộ phận Bếp và Bàn phối hợp hài hòa, không xảy ra mâu thuẫn.
To coordinate with Executive Chef to ensure the smooth operation of Kitchen Department and restaurant, preventing any conflict.
B/ Trách nhiệm chính (Main responsibilities)
Điều hành hoạt động kinh doanh:
Management of Business operation:
• Thời lượng tham gia công việc điều hành chiếm 70% trong một ngày làm việc và có mặt vào giờ cao điểm hay tùy theo tính chất của từng tiệc/sự kiện.
To take part in daily operating management which is 70% volume of a daily work, and to be present at the rush hour or depends on the importance of each party/event.
• Tổ chức, điều hành và giám sát để việc hoạt động kinh doanh trôi chảy, chất lượng phục vụ cao và đạt được các chỉ tiêu kinh doanh được giao hàng tháng, quý, năm.
To organize, manage and supervise for smooth business operation, high service quality and obtain business target in monthly, quarterly and annually.
• Tham gia phối hợp công việc với các phòng ban, bộ phận khác để đảm bảo các hoạt động kinh doanh của khách sạn được hoạt động điều hòa.
To coordinate with other departments to ensure the smooth operation of hotel’s business.
• Lên kế họach kinh doanh cho từng quí, từng năm và có chiến lược cụ thể cho từng tháng.
To set business plan for each quarter, year and set specific strategy for each month.
• Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát công tác chuẩn bị, bố trí, phục vụ, chất lượng thực phẩm, thức uống đạt chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm, công cụ lao động, vệ sinh, đảm bảo an toàn lao động, PCCC và ANTT trong bộ phận.
To take responsibility to check and supervise the preparation, assignment, service, F&B quality that meets standard of food hygiene and safety, labour tools, cleaning, labour safety guarantee, fire prevention and secure of the department.
• Thực hiện việc kinh doanh đúng pháp luật, theo chủ trương chính sách của khách sạn và trong phạm vi cho phép.
To do business in accordance with the law and policy of the hotel and within limitation.
• Dự đoán xu hướng, tình hình và đề xuất chiến lược kinh doanh, kế hoạch doanh thu, ngân sách chi phí và lãi góp kinh doanh của bộ phận ẩm thực.
To foresee the trend, current situation and propose business strategy, revenue plan, expenditure fund and GOP of F&B Department.
• Chỉ đạo cho cấp dưới về cách trang trí yến tiệc, sự kiện theo đúng tiêu chuẩn, đẳng cấp của khách sạn và yêu cầu khách hàng.
To give guidance to subordinate on party and event decoration in accordance with standard and level of hotel and as per guest’s request.
• Giám sát chất lượng món ăn hàng ngày và làm việc với bếp trưởng để có biện pháp khắc phục các vấn đề liên quan.
To supervise the quality of the dishes on daily basis and work with the Executive Chef to find solution for improvement.
Nhân sự:
Human resources:
• Khích lệ, động viên và xây dựng đội ngũ nhân viên với tinh thần làm việc tập thể (team work).
To motivate, encourage, and build up a team with team work spirit.
• Tham gia việc phỏng vấn, tuyển chọn và tuyển dụng nhân viên cùng với bộ phận nhân sự.
To take part in the interview, select and employ staff together with HR Department.
• Phê chuẩn việc điều động nhân sự, lịch làm việc, làm việc ngoài giờ của bộ phận Ẩm thực.
To approve the staff transfer, working schedule, overtime work of F&B Department.
• Cùng với các quản lý thuộc quyền định hướng và xây dựng kế hoạch huấn luyện nhân viên.
To work with subordinates on the orientation and staff training plan.
• Trực tiếp đào tạo nhân viên các cấp trực thuộc.
To conduct training to subordinates.
• Giám sát, đánh giá và xử lý việc nhân viên thực hiện nội quy, quy định, quy trình tiêu chuẩn của bộ phận.
To supervise, evaluate and handle the implementation of internal rules, regulation and departmental procedures of employees.
• Đánh giá toàn bộ nhân viên cấp dưới, xây dựng đội ngũ nhân viên kế thừa.
To evaluate the performance of all subordinates, to build up successor team.
Kế hoạch:
Plan:
• Kết hợp với Trưởng Bộ Phận Kinh doanh điều tra thị trường, xu hướng ẩm thực để đưa ra kế hoạch kinh doanh, biện pháp thích hợp nhằm tăng thị phần và doanh số.
To corporate with Director of Sales in market research, F&B trends in order to suggest F&B business plan, appropriate solution for market share and revenue increasing.
• Cập nhật và tiếp cận những kỹ thuật mới, trang thiết bị mới để ứng dụng trong kinh doanh và phục vụ khách hàng.
To update and approach new technologies and equipment in business and guest services.
• Kết hợp với Bếp trưởng và các quản lý thuộc quyền thiết lập thực đơn, định chuẩn, tiêu chuẩn và phương cách triển khai các chương trình tiếp thị, quảng cáo ẩm thực…
To corporate with Executive Chef and subordinate managers to make menu, criteria, standard and deployment solution of marketing program, F&B advertisement, etc.
• Kết hợp với Kế toán trưởng lập kế hoạch ngân sách, chi phí trong năm của bộ phận.
To corporate with Chief Accountant to make yearly budget plan and expenses of department.
Giao tế:
Entertainment
• Định vị và duy trì thăm hỏi khách hàng quen thuộc, giao tế để tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
To determine and maintain the relationship with frequent guest and look for new potential guest.
• Tiếp đón những khách hàng quan trọng.
To welcome VIP.
• Xử lý các khiếu nại, phàn nàn của khách (bằng thư hay trực tiếp).
To resolve guest’s complaint (by writing or in person).
• Tiếp thu các ý kiến đóng góp của khách hàng và nhân viên.
To adopt construction comments from guest and employee.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ nội bộ với các phòng ban, bộ phận khác trong khách sạn.
To build up and maintain internal relationship with other departments in the hotel.
• Giữ mối quan hệ bạn bè, đồng nghiệp để tìm hiểu, chia sẻ thông tin nghiệp vụ, khách hàng…
To maintain relationship with friends and colleagues to understand and share job information, customers, etc.
• Gặp gỡ các nhà cung cấp hàng hóa, thiết bị, dụng cụ… để đàm phán, thảo luận, tìm kiếm những mặt hàng mới, phản ảnh những thiếu sót mặt hàng cũ, giảm giá, tài trợ…
To meet suppliers to negotiate, discuss and find new products, highlight the mistakes of old products, sales off, sponsor, etc.
• Tham gia các quan hệ công chúng liên quan đến ẩm thực (nếu có).
To join public relations in relating to F&B (if any).
Kiểm soát chất lượng và chi phí:
Controlling of quality and expenses:
• Bảo đảm duy trì việc cung cấp chất lượng món ăn, thức uống và phục vụ đúng tiêu chuẩn đề ra. Tham gia phê duyệt các quy định chuẩn về định lượng và định chuẩn trong các công thức chế biến thực phẩm để đảm bảo tính đồng nhất trong từng món ăn, thức uống.
To ensure the maintaining of standard of F&B and services as per provided standards. To take part in approving of standard regulations on criteria and recipe in food processing in order to ensure the consistency in F&B.
• Bảo đảm việc sử dụng và bảo quản các trang thiết bị, dụng cụ phục vụ đúng cách, an toàn, vệ sinh sạch sẽ và trong điều kiện sẵn sàng phục vụ tốt.
To ensure the using and maintenance of equipment and tools in proper ways, safety, cleanliness and they are in good condition at all times for best service.
• Hạn chế hư hỏng, bể vỡ ở mức thấp nhất.
To minimize the damaging and breaking.
• Có biện pháp sử dụng điện, nước, thực phẩm, văn phòng phẩm, hàng hóa khác một cách hợp lý, tiết kiệm.
To find the best and economy way in using of electricity, water, food, stationery and other goods.
• Tham khảo thị trường, nắm vững thông tin về giá cả để kết hợp với Bếp trưởng lập, điều chỉnh, cập nhật các thực đơn trong toàn khách sạn, đảm bảo cập nhật giá thích hợp và kiểm soát chi phí.
To do market survey, keep track on pricing information and corporate with Executive Chef to make, adjust, update menus in the hotel, ensure updating appropriate price list and control expenses.
• Phê duyệt các yêu cầu đặt hàng, mua sắm trang thiết bị, dụng cụ bộ phận ẩm thực.
To give approval on order request, purchasing of equipment and tools for F&B Department.
• Thường xuyên tham khảo các bộ phận chuyên môn khác đề ra các biện pháp thích hợp để cải tiến các qui trình quản lý chi phí và tuân thủ quy định để kiểm soát quy trình, sổ sách, nhập xuất, báo cáo… cho việc kiểm soát chi phí, công lao động…
To regularly consult with other departments in proposing appropriate solutions to improve expense management procedures and complying regulations on procedure control, record, report, etc… for the management of expense and labour cost control.
Quản trị hành chánh:
Administration management:
• Thời lượng dành cho các công việc hành chính là tối đa 30% / ngày làm việc.
Time spent for administration works is maximum 30% of daily working hours.
• Thiết lập chế độ báo cáo, buổi họp hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm…
To set up regime of daily, weekly, monthly, quarterly, annually report and meeting.
• Tham dự briefing hàng ngày với Ban Tổng quản lý, credit meeting, phân tích tài chính... theo định kỳ.
To attend daily briefing with Board of Management, credit meeting, financial analysis as per periodic schedule.
• Lưu giữ hồ sơ, sổ sách (log book), hợp đồng, công văn, giấy tờ của đơn vị kinh doanh trực thuộc bộ phận ẩm thực và những thông tin về khách hàng, thư khách hàng.
To keep filing of record, log book, contract, document and paperwork of business units belongs to F&B Department and information on guest and guest mailing.
Nhiệm vụ khác:
Other tasks
• Sẵn sàng đảm nhận nhiệm vụ khác khi có sự chỉ định của Tổng Quản Lý khách sạn (General Manager).
To be ready to take other tasks subject to assignment of General Manager.
