POSITION SUMMARY/ SƠ LƯỢC CÔNG VIỆC:
DUTIES & RESPONSIBILITIES/NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH:
The following tasks are your essential responsibilities. However, do not that may be additional requirements owing the dynamic needs of the business. All of which should be accomplished while remaining focused on the key priorities of becoming the operator of choice for owners, the preferred place to stay for our guests and the company all hospitality professional aspire to work for.
Xây dựng định hướng tổng thể cho Phòng Tài chính và mục tiêu cụ thể cho từng nhân sự nhằm đạt được mục tiêu chung của cả phòng.
Các nhiệm vụ sau đây là trách nhiệm thiết yếu của bạn. Tuy nhiên, đó không phải là những yêu cầu bổ sung do nhu cầu năng động của doanh nghiệp. Tất cả những điều đó cần được hoàn thành trong khi vẫn tập trung vào các ưu tiên chính là trở thành nhà điều hành lựa chọn cho chủ sở hữu, nơi lưu trú ưa thích cho khách của chúng ta và công ty mà tất cả các chuyên gia khách sạn đều mong muốn được làm việc.
Chịu trách nhiệm về việc trang bị và hướng dẫn đầy đủ cho các nhân viên trong phòng để nhân viên có thể thực hiện tốt công việc của mình.
Đảm bảo việc lưu trữ đầy đủ tất cả các chứng từ kèm theo của tất cả các giao dịch tài chính phát sinh tại khu căn hộ và khách sạn Oakwood Hotel & Apartment Saigon
Review and verify monthly financial reports and other regular and ad- hoc reports before submitting to Hotel Manager, Head office and Owner.
Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm với trưởng các phòng ban nhằm kiểm soát chi phí trong phạm vi ngân sách được phê duyệt.
Các trụ cột chiến lược tại Oakwood là Phát triển danh mục đầu tư của chúng tôi, lấp đầy các thuộc tính của chúng tôi và cải thiện hiệu quả. Mọi vai trò đều có mục tiêu xây dựng dựa trên những trụ cột này để đạt được thành công cho các bộ phận và thương hiệu.
To set the overall direction of the Finance Department and the individual goals and objectives of each personnel for the achievement of the common goal of the Department.
To ensure that staff is equipped to carry out their functions.
Ensures the maintenance of complete and fully supported accounting records of all financial transactions.
The strategic pillars at Oakwood are Grow our Portfolio, Fill our Properties and Improve Efficiency. Every role has the objective of building on these pillars to achieve success for the departments and the brand.
The role of an Oakwood Finance Manager
Kiểm tra và xác nhận tính đúng đắn của các báo cáo tài chính hàng tháng, các báo cáo định kỳ và đột xuất khác về tài chính trước khi trình lên Quản lý, văn phòng chính và công ty chủ sở hữu.
To be responsible for a proper financial planning along with other departmental Heads for cost control to achieve the budget.
Implements accounting policies and procedures which are consistent with:
Government regulations.
Oakwood Asia Pacific(OAP) policies and procedures; and
Acceptable accounting standards;
Xây dựng và thực hiện các chính sách và thủ tục kế toán phù hợp với:
Đào tạo các nhân viên dưới quyền nhằm đảm bảo họ có đủ kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc và tối đa hóa hiệu quả
Chịu trách nhiệm về việc tổ chức và hoàn thành kiểm toán độc lập định kỳ theo quy định và yêu cầu của OAP và công ty chủ sở hữu.
Hỗ trợ Quản lý khách sạn lập và tổng hợp ngân sách và dự báo tài chính bao gồm tất cả các hoạt động kinh doanh của khu căn hộ.
Thực hiện tất cả các thủ tục kiểm soát nội bộ cần thiết để bảo vệ tài sản của khu căn hộ và khách sạn, lưu trữ hồ sơ chứng từ của tất cả các tài sản cố định, thiết bị và vật tư, nguyên liệu dùng cho vận hành của khu căn hộ.
Ensures that all financial and computer data are protected and that success is limited to authorized personnel.
Ensures that the physical inventory of all supplies is conducted on a monthly basis and on a quarterly basis for operating equipment.
Chịu trách nhiệm quản lý dòng tiền một cách cẩn trọng thông qua việc quản lý các tài khoản phải thu và phải trả của khu căn hộ
Implements all necessary internal controls in order to safeguard the assets of the Hotel & Apartment and maintains records for the fixed assets, operating equipment, supplies and inventories.
Ensures prudent cash management through administration of accounts receivable and accounts payable.
Trains the employees to ensure that they have the necessary skills to carry out their duties with maximum efficiency.
Ensures that the terms and conditions of the management agreement are adhered to
Kiểm tra các tài khoản, hồ sơ chứng từ và tất cả các nghiệp vụ tài chính phát sinh tại khu căn hộ và khách sạn nhằm đảm bảo việc duy trì thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ
Lập và thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo khác của khu căn hộ và khách sạn.
Hỗ trợ Quản lý khách sạn trong việc tổng hợp các chính sách và thủ tục của các phòng ban thành các bản hướng dẫn chính sách của khu căn hộ
Tối đa hóa công suất làm việc và duy trì tinh thần đạo đức nghề nghiệp của các nhân viên dưới quyền bằng cách thiết lập các mục tiêu, đưa ra các hướng dẫn cụ thể và xây dựng tinh thần làm việc theo nhóm
Assists the Hotel Manager in the compilation of all the departments’ written policies and procedures into the Apartment’s policy manuals.
Coordinates with appointed legal consultants for all legal- related matters.
Phối hợp với chuyên viên tư vấn pháp lý về tất cả các vấn đề pháp lý có liên quan của khu căn hộ
Maximizes productivity and maintains high morale by setting goals, providing clear guidelines and developing term spirit.
Obtains the required licenses for foreign exchange dealing, imports, liquor, tobacco, swimming pools, entertainment and other related business from the appropriate authorities.
Assists the Hotel Manager in the preparation and compilation of budgets and forecasts covering all business activities of the Residence.
Hoàn thành và đệ trình các báo cáo hàng tháng một cách chính xác và đúng hạn.
Audits the accounts, records and transactions of the Hotel & Apartments, in aid of the ongoing efforts to streamline internal control procedures.
Đảm bảo việc kiểm kê định kỳ hàng tháng đối với các vật tư tiêu dùng cho vận hành khu căn hộ và hàng quý đối với các thiết bị.
Các chuẩn mực kế toán được chấp nhận;
The list is not limited to the above- mentioned activities and the associate is expected to perform other duties and projects as assigned by the Hotel Manager.
Đôn đốc việc xin cấp phép đối với tất cả các hoạt động thu đổi ngoại tệ, nhập khẩu, kinh doanh rượu bia, bể bơi, giải trí và các loại hoạt động kinh doanh có liên quan của khu căn hộ từ các cơ quan chức năng.
Supervises the MIS section and ensure that the Apartment’s computer systems and its software are fully utilized, safeguarded and properly maintained.
Ensures the timely conduct and completion of external audit for compliance with the requirements and deadlines of OAP and the owning company.
Keeps and safeguards all contracts, lease agreements, insurance policies and all legal and financial documents and data
Prepares and interprets the financial statements and reports of the Hotel & Apartments.
Chịu trách nhiệm chính về việc quản lý ngân sách vận hành và đảm bảo các phòng ban tuân thủ nghiêm túc đối với ngân sách đã được phê duyệt
Administers the credit and collection policies and procedures as approved by the Hotel Manger and OAP.
Complete the monthly report in an accurate a timely manner.
Đảm bảo việc tuân thủ tất cả các điều khoản và điều kiện của hợp đồn quản lý khu căn hộ.
Đảm bảo tất cả các dữ liệu máy tính và tài chính của khu căn hộ được bảo vệ an toàn và chỉ giới hạn quyền truy cập đối với các nhân sự có thẩm quyền.
Đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt tại mọi thời điểm với các khách hàng nói chung, bao gồm cả các phòng ban khác, OAP và công ty chủ sở hữu
Responds to changes in departmental functions as dictated by statutory regulations, industry forces and as required by OAP and the owning company.
Directly develop and supervise the Purchasing process to ensure compliance with established polices and procedures related to purchasing.
Giám sát hệ thống thông tin quản lý (MIS) và đảm bảo tất cả hệ thống máy tính và phần mềm của khu căn hộ được sử dụng tối đa công năng, bảo quản an toàn và vận hành hợp lý.
Đáp ứng những thay đổi trong yêu cầu công việc từ các phòng ban khác do các thay đổi về quy định của nhà nước, yêu cầu của ngành và theo yêu cầu của OAP và công ty chủ sở hữu
Administers insurance requirements of the Apartments in accordance with OAP policies and local statutory regulations.
Nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí này không chỉ giới hạn trong danh mục nêu trên mà nhân viên có thể được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ và dự án khác theo sự chỉ đạo của Quản lý khách sạn.
Undertakes timely tax planning exercise for the Residence with the assistance of locally appointed auditors or tax experts, whenever necessary.
Ensures that the department’s operational budget is strictly adhered to and that all coasts are controlled.
Quản lý các chính sách và quy trình thủ tục liên quan tới tín dụng khách hàng và thu hồi nợ theo phê duyệt của Quản lý khách sạn và OAP.
Ensures that good relationship is maintained at all times with the general client of the departments, which includes other departments, OAP and the owning company.
Lập kế hoạch thuế định kỳ cho khu căn hộ với sự hỗ trợ từ các kiểm toán viên độc lập hoặc chuyên gia tư vấn thuế khi cần thiết.
Các chính sách và quy trình thủ tục của Oakwood Asia Pacific(OAP); và
Lưu trữ và bảo quản an toàn tất cả các hợp đồng, hợp đồng thuê, chính sách bảo hiểm, tất cả các tài liệu và dữ liệu pháp lý và tài chính của khu căn hộ.
Quy định của nhà nước có liên quan.
Quản lý các yêu cầu về bảo hiểm đối với khu căn hộ theo chính sách của OAP và quy định của nhà nước.
Trực tiếp xây dựng và giám sát các quy trình mua hàng nhằm đảm bảo tuân thủ với các chính sách và quy trình thủ tục về hoạt động mua hàng đã được thiết lập
