Reception Service in Ho Chi Minh Office/Dịch vụ lễ tân tại văn phòng HCM
Reception
• Receive and order newspapers/magazines as ordered
• Car management
• Welcome guests and contact required people
• Receive car booking requests
• Consolidate canteen report, tea break report, printing report, coffee report, magazine report, post report by end of month
• Receive and transfer calls to the required speaker
• Receive incoming posts & packages and send posts & packages as required from departments
• Arrange PPE neatly and provide PPE to visitors
• Arrange cars
Administration
• Proper filling all administration documents
• Managing stationery orders, making monthly report and PR, GR for payment to vendor
• Support printing services, coffee beans services, coffee machine rental service, drinking water service, Crown file box service,
• Consolidating tea break report, printing report, coffee report, post report, mobile phone report, taxi report & business card report by end of month
• Assisting event preparation such as Christmas, Tet, etc
• Making PR, GR for taxi service
• Support logistic organizing training course
• Managing car booking system and arranging car for business trip service, making monthly car allocation reports and PR, GR for payment to vendor
• Other job assigned by supervisor.
• Checking all documents & invoices to ensure it’s in line with Company procedures before getting approval from Administration Manager.
Dimensions
• Telecommunication systems (telephone and fax) used.
• Number of guests
• Flow of incoming and outgoing calls, fax and mail.
Challenges
• Managing multiple priorities from departments and individual employees
• Normal working time is from Mon – Friday, 8.00 am – 4.30 pm.
• Maintain friendly and welcome attitude throughout the day
• Lương từ 11 – 13 triệu gross
• Yêu cầu: Tốt nghiệp đại học, sử dụng tiếng Anh giao tiếp khá, có 2 năm kinh nghiệm tương đương trở lên.
Thời gian làm việc thông thường từ thứ 2 – thứ 6, từ 8h sáng – 4.30 chiều
• Customer is responsible for providing working equipment.
Khách Hàng chịu trách nhiệm cung cấp công cụ, dụng cụ làm việc cho nhân viên.
• Customer is responsible for uniform, health check as required by the law.
Khách Hàng chịu trách nhiệm về đồng phục, kiểm tra sức khỏe nhân viên theo luật quy định.
• Dịch vụ ngoài giờ làm việc (nếu có) được tính theo thỏa thuận của các bên và luật định.
• Annual summer outing allowance : 3.700.000 VND/pax/year. Subject to actual spend, no accrual if not consume and have the approval from Customer.
• Khoản thưởng theo năm sẽ được Khách Hàng xem xét và thỏa thuận với Nhà Cung Cấp dựa vào đánh giá chất lượng dịch vụ
• Festival allowance 5 times/year (500.000 VND/times and Lunar new year is 3.000.000 VND) subject to prior approval from Customer
• Phụ cấp lễ Tết 5 lần/ năm (500.000 VND/ lần và Tết âm lịch là 3.000.000 VND) – duyệt trước bởi Khách hàng.
• Annual Performance bonus shall be reviewed by Customer and agreed with Supplier based on performance evaluation.
• Trợ cấp đi du lịch hàng năm là 3.700.000 VND/ người tùy theo chi tiêu thực tế và không cộng dồn nếu không sử dụng.
• Year end party allowance : 600.000 VND/ pax – subject to actual spend, no accrual if not consume and have the approval from Customer, with submission of appropriate supporting documents.
• Service delivers out of agreed working hour, if any, is calculated as mutual agreements between parties and comply with local labor law.
• 13th salary/ Lương tháng 13.
• Phụ cấp tất niên cuối năm : 600.000 VND/ người – người tùy theo chi tiêu thực tế và không cộng dồn nếu không sử dụng, đảm bảo chứng từ hợp lệ theo hướng dẫn
