SCOPE OF WORKS/ PHẠM VI CÔNG VIỆC
Directly supervises all Front Office personnel and ensures proper completion of all Front Office duties. Directs and coordinates the activities of the Front Desk, Guest Services, Service Center, Reservation and Transportation. Prepare daily and monthly reports and budget for Front Office Department. Responsible for Revenue Management and Guest Satisfaction.Trực tiếp quản lý tất cả nhân sự Bộ phận Tiền Sảnh, đảm bảo hoàn thành mọi công việc của bộ phận. Chỉ đạo và điều phối tất cả các hoạt động tại quầy lễ tân, chăm sóc, quan hệ khách hàng, tổng đài điện thoại, đặt phòng và vận chuyển. Lập các báo cáo và ngân sách bộ phận theo định kỳ ngày, tháng. Chịu trách nhiệm quản lý doanh thu và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
RESPONSIBILITIES & DUTIES/ TRÁCH NHIỆM & NHIỆM VỤ
Delegating authority & responsibility to front line staffs to carries out their respective duties;Giao quyền hạn và trách nhiệm cho nhân viên để họ thực hiện hiệu quả công việc;
Prepare performance reports related to Front Office;Lập các báo cáo công việc liên quan đến bộ phận lễ tân;
Review security in the Front Desk from time to time;Kiểm tra thường xuyên tình hình an ninh tại khu vực Tiền Sảnh;
Identifies employees with potential for promotion and/or transfer and makes appropriate development plans for him or her together with the Human Resources Department;Phối hợp với Bộ phận Nhân sự để đánh giá, tìm kiếm các nhân sự tiềm năng để bổ nhiệm/thuyên chuyển và đào tạo, bồi dưỡng, tạo cơ hội phát triển cho nhân viên;
Maintains discipline among employees, appearance of employees in relations to proper upkeep of uniforms and maintains orderliness of the lobby and entrance areas of the Hotel;Duy trì trật tự kỷ luật, diện mạo, trang phục chuẩn mực của nhân viên, sự ngăn nắp gọn gàng ở khu vực tiền sảnh và lối vào khách sạn;
Maintain an organized and comprehensive filing system with documentation of purchases, vouchering, schedules, forecasts, reports and tracking logs;Lưu trữ một cách khoa học các tài liệu liên quan đến mua sắm, các voucher, lịch làm việc, báo cáo dự báo và các ghi chép khác;
Ensure implementation of all the hotel’s policies and house rules;Đảm bảo việc thực thi các nội quy, quy định của khách sạn;
Responsible for the smooth operation of the various sections in the Front Office Department;Chịu trách nhiệm vận hành hiệu quả mọi tổ nhóm thuộc Bộ phận Tiền sảnh;
Rosters the Front Office team to meet business demands and budget;Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên dựa trên nhu cầu làm việc và ngân sách bộ phận;
Effectively communicates with team members. Encourages the development of team to achieve their highest potential. Be an inspiration to all team to achieve high levels of performance;Giao tiếp hiệu quả với nhân viên. Khuyến khích đội ngũ phát huy tối đa năng lực của họ. Luôn là nguồn cảm hứng cho toàn thể đội ngũ của khách sạn để đạt được hiệu quả cao nhất;
Provide daily morning report on actual room occupancy, arrivals, departures, room revenue and forecast on the anticipated room occupancy;Lập các báo cáo mỗi sáng về tình hình công suất phòng thực tế, số lượng khách đến và đi, doanh thu phòng và dự báo công suất phòng;
Formulates and implements operational procedures of the Front Office Department;Xây dựng và triển khai thực hiện các quy trình hoạt động của Bộ phận Lễ tân;
Responsible for guest’s accounts and guests credit limits;Chịu trách nhiệm về các khoản thanh toán và hạn mức tín dụng của khách;
Co- ordinates with Housekeeping, Accounting and other departments concerned in handling guest requests, inquiries, and complaints regarding accommodation, service and billing;Phối hợp với Bộ phận Buồng phòng, Kế toán và các bộ phận khác để giải quyết tất cả yêu cầu, phàn nàn của khách liên quan đến phòng, dịch vụ và hóa đơn thanh toán;
Maximize room revenue and occupancy by reviewing status daily. Analyze rate variance, monitor credit report and maintain close observation of daily house count. Monitor selling status of house daily;Tối đa hóa doanh thu và công suất phòng thông qua việc xem xét tình trạng phòng hàng ngày. Phân tích biến động giá, giám sát các báo cáo tín dụng và duy trì việc quản lý số lượng phòng hàng ngày;
Implements the Hotel’s discount policies and decide whether to upgrade guests’ accommodations to promote and maintain good public relations in conjunction with General Manager.Thực thi các chính sách giảm giá và quyết định việc nâng hạng phòng cho khách để duy trì mối quan hệ với khách trên cơ sở phối hợp với Tổng quản lý.
Interacts in a positive way with other departments to ensure a luxury guest experience;Tương tác một cách tích cực với các bộ phận liên quan để đảm bảo dịch vụ tốt nhất cho khách;
Verifies that accurate room status information is maintained and properly communicated;Kiểm soát để đảm bảo thông tin về tình trạng phòng được duy trì và thông suốt giữa các bộ phận;
Ensure that the investigation of irregularities and undesirable guests and the checking of room occupancy discrepancies are properly conducted;Đảm bảo điều tra các biểu hiện bất thường và những khách hàng không mong muốn; các trường hợp sai lệch về công suất phòng phải đảm bảo được kiểm tra một cách phù hợp;
Review daily Front Office work and activity reports generated by Night Audit;Kiểm tra các báo cáo tình hình hoạt động tại Bộ phận Tiền Sảnh do nhân viên kiểm toán đêm lập;
Attends all scheduled meetings and contributes actively with proper preparation. Conducts regularly scheduled meetings of Front Office personnel;Tham dự các cuộc họp theo kế hoạch, chuẩn bị kỹ lưỡng và đóng góp ý kiến một cách năng động. Thường xuyên tổ chức các cuộc họp bộ phận;
Maintains master keys and room keys control;Duy trì việc kiểm soát thẻ khóa tổng và các khóa phòng;
Maintain required pars of all front office and stationary supplies;Duy trì đầy đủ dụng cụ làm việc và văn phòng phẩm cho bộ phận lễ tân;
Works closely with the HR manager performance appraisals, coaching, counseling, discipline and grievance, employee relations, wage and salary administration, compensation and benefits, succession planning;Phối hợp với Trưởng bộ phận Nhân sự trong việc đánh giá năng lực, kèm cặp, kỷ luật, khiển trách nhân viên; tạo dựng quan hệ trong đội ngũ; thực thi các chế độ lương và đãi ngộ, bù đắp quyền lợi, kế hoạch nhân sự kế thừa;
Prepare monthly and yearly Front Office budgets based on statistics of previous years, industry and economic trends, estimates of operating expenses and other pertinent data, coordinates with Director of Sales and others;Lập ngân sách hàng tháng, hàng năm dựa trên báo cáo của những năm trước, dự báo kinh tế và xu hướng các ngành công nghiệp, dự toán chi phí hoạt động và các dữ liệu thực tế, thông qua việc phối hợp với Giám đốc kinh doanh và các bộ phận khác;
Liaise with the Sales Department with regard to long term guests and VIP clients;Phối hợp với Bộ phận Kinh doanh trong việc chăm sóc khách ở dài ngày và khách VIP;
Ensure that employees are, at all times, attentive, friendly, helpful and courteous to all guests, managers and other employees;Đảm bảo mọi nhân viên làm việc tập trung, thân thiện, lịch sự và sẵn sàng trợ giúp khách, cấp trên và đồng nghiệp;
Review Front Office log book and Guest feedback forms on a daily basis;Hàng ngày kiểm tra sổ nhật ký bộ phận và các phản hồi của khách hàng;
Ensure logging and delivery of all messages, packages, and mail in a timely and professional manner;Đảm bảo việc ghi chép và truyền tải các tin nhắn, bưu phẩm, bưu kiện một cách kịp thời và chuyên nghiệp;
Enforces all cash float handling and credit policies;Tuân thủ các quy định về quản lý quỹ tiền mặt và chính sách nợ;
Operate all aspects of Front Office computer system, including software maintenance, report generation and analysis, and simple configuration changes;Vận hành hiệu quả hệ thống máy tính tại Lễ tân, bao gồm việc bảo dưỡng hệ thống phần mềm, hệ thống báo cáo và phân tích và những thay đổi cấu hình đơn giản;
Updates group information. Maintains, monitors, and prepares group requirements. Relays information to appropriate personnel;Cập nhật thông tin đoàn. Duy trì, kiểm tra và chuẩn bị các yêu cầu của các đoàn khách. Truyền tải thông tin đến các nhân sự liên quan;
All other duties as directed by the General Manager.Các nhiệm vụ khách theo chỉ đạo của Tổng Quản lý;
To be ready and responsible when assigned to perform any other duties as designated by higher management.Sẵn sàng và có trách nhiệm thực hiện các công việc khác được giao bởi Ban Quản lý khách sạn.
