Giới thiệu về Ultimate Sup
Ultimate Sup™ được thành lập năm 2018 bởi CEO Allen Pham, người khởi đầu hành trình với tư duy kỹ sư phần mềm và niềm đam mê mạnh mẽ với gym and fitness.
Từ một startup thương mại điện tử nhỏ, Ultimate Sup đã phát triển thành thương hiệu dẫn đầu thị trường Singapore trong lĩnh vực thực phẩm bổ sung và sức khỏe, giữ vững vị trí TOP 1 ngành hàng trên các sàn Shopee, Lazada, và TikTok Shop trong nhiều năm liên tiếp.
Chúng tôi không chỉ là một công ty thương mại điện tử, mà là một tổ chức đang định nghĩa lại tiêu chuẩn của ngành, nơi dữ liệu, sáng tạo và tốc độ cùng hòa quyện để tạo ra tăng trưởng bền vững.
Thành tích nổi bật
- Lazada 2023 Award – Top Seller Health
- Shopee 2023 Award – Best Store in Sports & Outdoors Category.
- Shopee 2024 Award – Best Store in Sports & Outdoors Category.
- Shopee 2022 Award – Best Store in Sports & Outdoors Category.
- Shopee 2021 Award – Best Store in Sports & Outdoors Category.
Tư duy cốt lõi của chúng tôi
Vai trò của mỗi người trong Tổ Chức là đóng góp Giá Trị của mình vào Mục Tiêu Chung (không phải chỉ làm cho xong mô tả công việc, hết giờ, không chỉ làm theo việc sếp giao…)
Thông tin chung
- Báo cáo trực tiếp: BOD
- Cấp bậc: A3- A4
- Phòng ban: People
- Vị trí: Hành Chính Nhân Sự
- Địa điểm làm việc: On- site
Mục tiêu vị trí
- Chuẩn hóa hệ thống HR đủ vững để công ty có thể mở rộng 2–3 lần mà không rối loạn.
- Xây dựng và vận hành hệ thống Nhân sự – Hành chính ổn định, minh bạch và kỷ luật, làm nền tảng cho sự tăng trưởng của công ty.
- Đảm bảo tuyển đúng người – đúng vị trí – đúng thời điểm, đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô.
- Duy trì và củng cố văn hóa Integrity – Ownership – Hiệu suất cao trong toàn tổ chức.
- Kiểm soát chính sách lương thưởng, chấm công, hồ sơ pháp lý chính xác và không sai sót.
Mô tả công việc
Vai trò tổng thể
HCNS tại Ultimate Sup không chỉ là người thực thi nghiệp vụ, mà là:
- Người góp phần xây dựng nền tảng tổ chức đủ vững để công ty scale 2–3 lần trong tương lai
- Người cân bằng lợi ích doanh nghiệp và nhân viên một cách minh bạch
- Người đồng hành cùng BOD trong quản trị nhân sự
- Người đưa quy định – hệ thống – kỷ luật vào thực tế vận hành hằng ngày
Vị trí này được tham gia trực tiếp vào việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống nhân sự, không chỉ làm theo quy trình có sẵn.
Phạm vi & mức độ tham gia
Tuyển dụng & Onboarding (Chủ động toàn phần)- 35%
- Thiết kế và cải tiến quy trình onboarding nhằm giảm tuyển sai – giảm nghỉ sớm.
- Trực tiếp xây dựng chân dung nhân sự, JD chuẩn, tiêu chí đánh giá theo từng vị trí.
- Chủ động đề xuất chiến lược tuyển dụng theo kế hoạch tăng trưởng.
- Vận hành full- cycle tuyển dụng.
Kỳ vọng:
- Không chỉ “tuyển đủ người” mà phải tuyển đúng người, đúng văn hóa, đúng hiệu suất.
Vận hành HR & C&B (Chịu trách nhiệm kiểm soát)- 30%
- Trực tiếp quản lý hồ sơ lao động, hợp đồng, BHXH, thuế TNCN.
- Thiết lập hệ thống theo dõi chi phí nhân sự và báo cáo định kỳ.
- Đảm bảo hệ thống chấm công – payroll chính xác tuyệt đối.
Kỳ vọng:
- Không phát sinh sai sót pháp lý.
- Không có khiếu nại do lỗi HR.
- Có dữ liệu để lãnh đạo ra quyết định.
Xây dựng Hệ thống & Quy trình (Tham gia xây dựng trực tiếp)- 20%
- Phối hợp cùng BOD triển khai MBO/OKR và theo dõi thực thi.
- Chuẩn hóa và cập nhật SOP nhân sự trên hệ thống (Lark/DocHub).
- Xây dựng bộ form, template tuyển dụng – onboarding – đánh giá hiệu suất.
Kỳ vọng:
- HR không phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân.
- Mọi quy định phải được văn bản hóa, đo lường được và áp dụng nhất quán.
Quản trị tổ chức & Văn hóa (Phối hợp triển khai – có đề xuất chủ động)- 15%
- Phối hợp xây dựng văn hóa kỷ luật – chủ động – hiệu suất cao.
- Tham gia xây dựng và triển khai định biên nhân sự theo từng giai đoạn.
- Là đầu mối truyền thông nội bộ rõ ràng và đáng tin cậy.
- Hỗ trợ triển khai các hoạt động đào tạo nội bộ, văn hóa học tập.
Kỳ vọng:
- Mọi hoạt động nội bộ phải có mục tiêu, không tổ chức hình thức.
- HR không đứng ngoài văn hóa, mà là người giúp văn hóa được thực thi.
Lộ trình phát triển vai trò
THÁNG 1 – HIỂU & ỔN ĐỊNH
Mục tiêu: Hiểu doanh nghiệp trước khi thay đổi.
- Rà soát hợp đồng, BHXH, chấm công, payroll.
- Nắm cách vận hành MBO hiện tại.
- Báo cáo hiện trạng tổng quan cho BOD.
- Hiểu cơ cấu tổ chức, vai trò từng phòng ban.
- Xác định rủi ro pháp lý nếu có.
- Hiểu luồng công việc trên Lark (Base, DocHub, check- in, phê duyệt).
- Làm 1–1 với toàn bộ nhân sự (nhu cầu, khó khăn, động lực).
- Nắm tình trạng tuyển dụng đang mở.
THÁNG 2 – CHUẨN HÓA CƠ BẢN (KẾT THÚC THỬ VIỆC)
Mục tiêu: Ổn định vận hành – chưa cải tổ lớn.
- Báo cáo đánh giá 2 tháng & định hướng 3 tháng tiếp theo.
- Viết SOP cơ bản: tuyển dụng, nghỉ phép, chấm công.
- Chuẩn hóa form phỏng vấn & đánh giá thử việc.
- Chuẩn hóa JD theo outcome cho các vị trí chính.
- Đưa toàn bộ form & SOP lên Lark/DocHub.
- Phân tích tình trạng quá tải / chồng chéo công việc.
- Đề xuất điều chỉnh nhỏ nếu cần (không tái cấu trúc).
- Chuẩn hóa checklist onboarding.
THÁNG 3 – PHÂN TÍCH QUẢN TRỊ
Mục tiêu: Bắt đầu nhìn tổ chức dưới góc độ cấu trúc.
- Đề xuất framework thưởng hiệu suất (ở mức nguyên tắc).
- Xây báo cáo nhân sự định kỳ (headcount, cost, attrition).
- Phân tích sơ bộ định biên từng phòng ban.
- Rà soát hiệu quả hệ thống MBO.
- Trao đổi chiến lược nhân sự 6–12 tháng với BOD.
- Xác định vị trí thiếu – thừa – sai vai trò.
- Đề xuất cải tiến nhỏ trong quy trình đánh giá.
- Đánh giá tỉ lệ hoàn thành mục tiêu.
THÁNG 6 – ĐỀ XUẤT NÂNG CẤP HỆ THỐNG
Mục tiêu: Sau khi đủ hiểu doanh nghiệp, mới nâng cấp.
- Đề xuất lộ trình phát triển nhân sự nội bộ.
- Đề xuất định biên chính thức cho 6–12 tháng tới.
- Xây kế hoạch tuyển dụng theo tăng trưởng.
- Đề xuất cơ chế thưởng – ghi nhận – kỷ luật rõ ràng.
- Chuẩn hóa hệ thống đánh giá hiệu suất.
- Thiết lập báo cáo nhân sự định kỳ cho BOD.
- Hoàn thiện full bộ SOP HR.
- Định hình vai trò HR Lead trong tương lai.
Mức độ quyền hạn
- Được chủ động đề xuất và điều chỉnh quy trình nhân sự.
- Được tham gia xây chính sách (phối hợp cùng BOD).
- Các quyết định liên quan lương, thưởng, sa thải vẫn cần phê duyệt từ BOD.
- Được yêu cầu các bộ phận tuân thủ quy định chung.
Yêu cầu ứng viên
Tư duy cốt lõi
Business- driven HR
- Đọc được logic cơ bản của P&L, BSC/MBO.
- Hiểu mô hình Ecommerce và mối liên hệ giữa headcount – năng suất – chi phí – lợi nhuận.
- Mọi chính sách nhân sự phải phục vụ tăng trưởng và hiệu suất.
Tư duy cấu trúc & định biên
- Biết phân tích thừa – thiếu – chồng chéo vai trò.
- Nhìn tổ chức dưới góc độ hệ thống, không cảm tính.
- Đặt câu hỏi: tối ưu người hiện tại hay cần tuyển thêm?
Tư duy dữ liệu & kỷ luật
- Quyết định dựa trên performance, chi phí, kỷ luật, không cảm xúc.
- Biến quy định thành hành vi thực thi hằng ngày.
- Bảo vệ sự công bằng và tiêu chuẩn chung của tổ chức.
Cân bằng lợi ích
- Thiết kế chính sách minh bạch, có lý do, có bằng chứng.
- Không thiên về nhân viên, không thiên về doanh nghiệp.
Kinh nghiệm & Kiến thức
- Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm Hành chính nhân sự.
- Tiếng Anh đọc hiểu tốt (mức tương đương B2 / TOEIC 600+ / IELTS 5.0+). Trọng tâm: đọc hiểu email/tài liệu/chính sách, không yêu cầu nói xuất sắc.
- Tốt nghiệp ĐH các ngành: Quản trị nhân sự / Luật / QTKD / Kinh tế hoặc tương đương.
- Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc môi trường Ecommerce.
- Ưu tiên ứng viên đã từng: tham gia chương trình đào tạo nghề nhân sự (C&B, luật, hệ thống lương thưởng); tham gia xây/triển khai thang bảng lương, KPI/OKR/MBO (không cần quá sâu nhưng phải hiểu logic & biết vận hành cơ bản).
Kỹ năng
Luật & tuân thủ
- Nắm chắc các phần tối thiểu: HĐLĐ, thử việc, chấm dứt, kỷ luật lao động, BHXH, phép năm, OT, nội quy – quy chế.
- Làm việc cẩn trọng, có checklist, hạn chế sai sót kiểu đến hạn mới nhớ.
Tuyển dụng & đánh giá
- Biết viết JD rõ outcome; biết lọc ứng viên theo năng lực – thái độ – phù hợp văn hóa, không tuyển theo cảm giác.
- Biết dùng phương pháp phỏng vấn theo cấu trúc (STAR/Behavioral/Scorecard).
- Theo dõi được các chỉ số tối thiểu: time- to- fill, offer acceptance rate, pass probation rate.
C&B & vận hành nhân sự
- Biết làm file theo dõi & báo cáo nhân sự bằng Excel/Google Sheet (công thức cơ bản, pivot là lợi thế).
- Biết theo dõi và phân tích tổng chi phí nhân sự / doanh thu, không chỉ tổng hợp số liệu mà phải hiểu ý nghĩa của số liệu.
- Hiểu cơ bản về chi phí cố định – chi phí biến đổi, có khả năng bóc tách và phân loại chi phí lương (lương cứng, thưởng, OT, phụ cấp…) để phục vụ quản trị P&L.
- Khả năng vận hành các mảng: chấm công – payroll – phụ cấp – BHXH – thuế TNCN (hoặc phối hợp tốt với kế toán/đơn vị dịch vụ nhưng vẫn kiểm soát được chất lượng).
Hệ thống & quy trình
- Ưu tiên biết dùng tool Lark; biết ứng dụng AI để tăng tốc (soạn JD, lọc CV, làm báo cáo).
- Có tư duy “đóng gói”: biết tạo form – template – SOP để giảm phụ thuộc vào cá nhân.
Kỹ năng làm việc
- Lập kế hoạch & ưu tiên: biết chọn “việc tạo tác động” thay vì sa vào việc lặt vặt.
- Chịu áp lực & đa nhiệm: môi trường tăng trưởng nhanh, tuyển gấp, xử lý việc phát sinh liên tục.
- Giao tiếp thẳng, lịch sự, rõ ràng: nói được điều khó (nhắc nhở, từ chối, cảnh báo) mà không gây drama.
- Kỷ luật & quản lý thời hạn tốt: tự đặt deadline, tự follow- up, không để việc “treo”.
Lưu ý: “lãnh đạo” ở đây hiểu là lead bằng hệ thống và nguyên tắc, không yêu cầu quản lý team.
Phẩm chất & Thái độ
- Tôn trọng sự thật & integrity: làm HR phải công bằng, bảo mật, không “đứng về phe nào”.
- Chủ động đề xuất cải tiến: thấy lỗi hệ thống là chủ động sửa, không chờ nhắc.
- Tinh thần phục vụ đúng nghĩa: hỗ trợ nhân viên tốt nhưng không nuông chiều; hỗ trợ để nhân viên làm đúng, làm tốt.
- Ownership cao: nhận trách nhiệm đến kết quả cuối cùng, không đổ lỗi vòng quanh.
- Tỉ mỉ – cẩn thận – bảo mật: xử lý giấy tờ, lương thưởng, dữ liệu cá nhân nghiêm túc.
Không phù hợp nếu…
- Ngại va chạm, ngại nhắc nhở/kỷ luật.
- Làm HR thiên cảm xúc, dễ bị cuốn theo câu chuyện một phía.
- Chỉ thích hành chính nhẹ nhàng, ít thay đổi, không thích tốc độ và áp lực tuyển dụng
Quyền lợi
Thu nhập & Thưởng
- Lương (P1) 14,000,000- 16,000,000 VNĐ + Bonus Văn hóa Học tập & Văn hóa Rèn luyện (P2) 3,000,000 VNĐ + Thưởng 2 lần 1 năm dựa trên performance của bản thân và công ty.
Phúc lợi chính thức
- Quà tặng các dịp đặc biệt: sinh nhật, lễ tết, hiếu hỷ.
- Đầy đủ BHXH – BHYT theo quy định.
- Phụ cấp ăn trưa: 25.000 VNĐ/bữa (tính theo ngày công thực tế).
- Nghỉ phép năm, nghỉ lễ tết theo luật và chính sách nội bộ.
- Quyền lợi sức khỏe – thai sản đặc biệt:
- Nhân sự nữ có thâm niên 3–5 năm: hỗ trợ thêm 30% lương P1 trong 6 tháng thai sản. Thâm niên >5 năm: hỗ trợ 50% lương P1 trong 6 tháng.
- Nhân sự nam thâm niên ≥3 năm: hỗ trợ 1 tháng lương P1 + 500.000 VNĐ khi vợ sinh.
Môi trường làm việc & Chính sách hỗ trợ
- Văn hóa ghi nhận – biết ơn với hệ thống Stars Recognition toàn công ty. Nhận “Sao Quà” và đổi tại Store Sao (trà sữa, đồ ăn, sách, khóa học, voucher,… thậm chí laptop/điện thoại).
- Môi trường AI- driven, tốc độ cao, kỷ luật, ưu tiên tinh thần học tập và chủ động.
- Môi trường tốc độ cao – trách nhiệm – học tập liên tục, phù hợp người muốn bứt phá.
- 0.5 ngày WFH/tuần (áp dụn dành cho các khóa học và hoạt động L&D.g theo từng vị trí và giai đoạn).
Học tập & Phát triển
- Văn hóa rèn luyện: khuyến khích tập luyện thể dục thể thao để nâng cao sức khỏe thể chất, duy trì tinh thần làm việc và khả năng sáng tạo.
- Core Training + Physical Training: văn hoá học tập và tập luyện thể chất nhận bonus tối thiểu 2.000.000 VNĐ/tháng (tuỳ vị trí).
- Cơ hội tham gia Mini Projects để thử nghiệm, dẫn dắt và phát triển năng lực lãnh đạo.
- Văn hóa học tập: tập trung vào các chủ đề gắn trực tiếp với mục tiêu và kết quả công việc hiện tại.
- Ngân sách học tập (Learning Bank) dành cho các khóa học và hoạt động L&D.
- Mentorship 1:1 từ Leader/Manager/CEO trong suốt quá trình làm việc.
- Cơ hội học hỏi thông qua kết nối và trao đổi với các doanh nghiệp cùng ngành như PATI Group, HALO VN, Gymstore,...
- Triển khai hệ thống HR trên Lark Suite: xây SOP, form đánh giá, quy trình tuyển dụng – onboarding – performance.
- Ứng dụng AI trong HR: sử dụng AI để tối ưu tuyển dụng, phân tích CV, tổng hợp dữ liệu nhân sự.
Hoạt động nội bộ
- Sinh nhật CEO & các hoạt động gắn kết định kỳ.
- Tea break 2 lần/tháng.
- Team building, sự kiện văn hóa, workshop nội bộ, Year End Party.
