Hành chính:
- Quản lý văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, tài sản và thiết bị văn phòng cho Hà Nội & Hải Phòng. Làm việc với nhà cung cấp dịch vụ, lên kế hoạch mua hàng tháng, đảm bảo nhu cầu sử dụng của nhân viên trong ngân sách quy định hoặc xin BGĐ phê duyệt nếu có phát sinh vượt ngân sách
- Làm việc với các nhà cung cấp: BQL toà nhà, bên cho thuê xe, bên cho thuê căn hộ, cây xanh, nhà thầu thi công văn phòng, internet, vệ sinh, … để kịp thời thông báo, xử lý các sự cố phát sinh, theo dõi thời hạn hợp đồng, làm thanh toán hàng tháng và các vấn đề khác liên quan
- Phối hợp với lễ tân theo dõi quản lý vấn đề về vệ sinh, an toàn lao động trong văn phòng
- Tiếp nhận yêu cầu sử dụng xe oto của công ty từ BGĐ và các phòng ban, sắp xếp lịch dùng xe, điều phối tài xế và phối hợp với bên cho thuê xe giải quyết các vấn đề về xe/ tài xế (nếu có)
- Sắp xếp vé máy bay, chỗ ở, dịch vụ khác (nếu được yêu cầu) cho nhân viên và BGĐ đi công tác. Nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh và các loại chi phí công tác liên quan (nếu có)
- Chuẩn bị welcome board & hỗ trợ lễ tân đón tiếp khách nước ngoài hoặc khách đoàn
- Soạn thảo, lưu trữ và quản lý hồ sơ hành chính, hợp đồng, công văn, biểu mẫu; duy trì hệ thống file giấy và file mềm khoa học, dễ tra cứu
- Sắp xếp, theo dõi lịch họp của BGĐ
- Phối hợp với lễ tân và IT để quản lý các thiết bị mạng, điện tử và tài sản trong công ty. Lập kế hoạch mua mới, thay thế, sửa chữa (nếu cần)
Nhân sự:
- Kịp thời trình BGĐ kế hoạch thử việc, nhận việc, đánh giá thử việc, thời hạn hợp đồng, chế độ phúc lợi của nhân sự trong công ty
- Phối hợp với IT VN, IT HKG để hỗ trợ nhân sự mới nhận việc
- Thường xuyên cập nhật hệ thống HRS nội bộ công ty như nhân viên nghỉ việc, nghỉ thai sản, nghỉ phép năm, nghỉ ốm, ma chay, hỷ sự…
- Lập, lưu trữ và cập nhật các giấy tờ về chính sách và thủ tục nhân sự. Quản lý hồ sơ nhân sự và dữ liệu HR (thông tin cá nhân, HĐLĐ, phụ lục,.. )
- Thực hiện thủ tục onboarding/ offboarding: hồ sơ nhận việc, hợp đồng lao động, phối hợp với IT để bàn giao, thanh lý, thu hồi thiết bị điện tử của công ty, …
- Tiếp nhận yêu cầu, lên kế hoạch, đăng tin tuyển dụng, sắp xếp lịch phỏng vấn và liên hệ ứng viên theo yêu cầu của BGĐ và các phòng ban.
- Lên kế hoạch, đề xuất, hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ: sinh nhật, team building, khám sức khỏe định kỳ, year- end party… cho công ty
- Thu nhận, lưu trữ hồ sơ nhân sự bản gốc và bàn giao lại cho kế toán trưởng
- Theo dõi bảng chấm công, chuyển bảng chấm công cho kế toán tiền lương đúng hạn hàng tháng. Có ý kiến, đề xuất với các trường hợp đi trễ, về sớm so với quy định của công ty
- Theo dõi & phối hợp với admin HKG thường xuyên cập nhật contact list, sơ đồ tổ chức của công ty
- Theo dõi, cung cấp thông tin số ngày nghỉ phép năm, nghỉ ốm, làm ngoài giờ, nghỉ hưởng BHXH, nghỉ không lương… cho kế toán tiền lương khi được yêu cầu
- Soạn và gửi thư mời thử việc & HĐLĐ theo xác nhận của BGĐ
- Hỗ trợ triển khai chính sách, quy định nội bộ; trả lời các câu hỏi cơ bản của nhân viên về quy chế, phúc lợi, quy trình
- Liên kết với các đối tác bên ngoài như Links, công ty bảo hiểm PVI, sở lao động thương binh xã hội …cập nhật các quy định, quy chế về nhân sự để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật
- Đảm bảo nhân sự được nắm đầy đủ nội quy lao động và các quy định của công ty khi nhận việc
- Làm việc với các bên bảo hiểm để mua bảo hiểm cho nhân viên. Hỗ trợ giải đáp thắc mắc của nhân viên về các vấn đề bảo hiểm
