Cung cấp thông tin kịp thời đến kế toán trưởng tất cả các việc liên quan đến kiểm toán doanh thu trong quá trình thực hiện công việc và luôn luôn thực hiện theo chính sách và thủ tục của khách sạn.
Chịu trách nhiệm việc điều hành và tổ chức hiệu quả :
*Nhân viên kiểm toán doanh thu (nếu có)
*Kiểm toán đêm (nếu có)
*Thu ngân các khu vực
* Thu ngân quầy lễ tân
Đảm bảo việc thu đổi ngoại tệ tại quầy lễ tân phải tuân theo chính sách của quy định của Ngân hàng nhà nước Việt Nam và chính sách của khách sạn.
Kiểm tra các con số doanh thu hàng ngày, các chứng từ ghi nhận doanh thu bao gồm: Bản thông tin Hóa đơn nháp, xác nhận booking, bill nhà hàng, hóa đơn, phiếu quà tặng, coupon giảm giá… từ kiểm toán đêm, nếu kiểm toán đêm vắng mặt/ (hoặc không có), thì sẽ nhận từ các thu ngân nhà hàng, và từ bộ phận lễ tân:
*Kiểm tra báo cáo doanh thu hằng ngày, so sánh số liệu báo cáo do kiểm toán đêm tổng hợp với nhật ký bán hàng theo hóa đơn, bảng kê ở quầy lễ tân.
* Thu nhận Phiếu đặt ăn từ tất cả các nhà hàng, và kiểm lại so với báo cáo xuất kho.
* Kiểm tra báo cáo từ bộ phận buồng phòng và tình trạng phòng. Kiểm tra các hóa đơn thu tiền nhỏ lẻ, các chứng từ như báo cáo sự việc, báo cáo Đồ dùng bỏ quên của khách; Báo cáo thu tiền khách (nếu có)….
Chịu trách nhiệm về toàn bộ hóa đơn đầu ra của khách sạn. Hướng dẫn các bộ phận khác thực hiện xuất hóa đơn theo quy định nội bộ. Kiểm tra trước, trong và sau khi thực hiện việc xuất hóa đơn cho khách hàng. Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến phát hành, hủy, thông báo hủy, sửa chữa điều chỉnh hóa đơn đã lập.
Giám sát thu ngân quầy lễ tân/ kiểm toán đêm/ thu ngân Nhà hàng bao gồm cả việc thực hiện đào tạo liên quan đến công việc hàng ngày cho các nhân viên trên.
Chuẩn bị bảng tổng hợp hoàn trả tiền cho khách, bảng tổng hợp giảm giá chiết khấu và các chứng từ kèm theo như xác nhận từ khách, phê duyệt từ Giám đốc và trưởng bộ phận
Chịu trách nhiệm tổng hợp và giải trình doanh thu kịp thời, hàng tháng báo cáo số lượng hóa đơn thuế đã xuất và chưa xuất.
Kiểm tra giá phòng để đảm bảo họ nhận được đúng mức giá theo hợp đồng.
Kiểm toán hằng ngày Báo cáo Bán hàng, báo cáo Hủy bill được các bộ phận Lễ tân, nhà hàng lập nên mà đã nộp lại cho Thu ngân trước đó.
Báo cáo sai lệch giá phòng phải được chuẩn bị và nộp lên trưởng bộ phận liên quan theo từng chính sách giá.
Xem xét báo cáo tiêu thụ tự tính của bộ phận ẩm thực và theo dõi những biến động về chi phí giá vốn và doanh thu tương ứng.
Kiểm toán hằng ngày Báo cáo tổng kết tiền mặt được thủ quỹ chuẩn bị.
Kế toán Công nợ:
Tìm hiểu kỹ nội dung và trả lời bằng văn bản cho tất cả các thư từ, thư điện tử và điện thoại liên quan đến các hóa đơn được thanh toán bằng thẻ tín dụng trong vòng 48 giờ sau khi nhận được thư từ, thư điện tử hay điện thoại.
Có trách nhiệm lập báo cáo tuổi nợ hằng tháng; và thực hiện quy trình thu hồi nợ rõ ràng, đúng đắn.
Chuẩn bị và làm tất cả bản kê các khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng một cách kịp thời và chính xác.
Chuẩn bị tất cả các báo cáo về khoản phải thu trả chậm một cách kịp thời và chính xác
Kiểm tra tất cả các khoản chiết khấu/ giảm giá đã được phê duyệt hay chưa hoặc theo các chính sách hoàn trả nào.
Đối chiếu số tiền trong hóa đơn thẻ tín dụng và hồ sơ.
Những công việc khác sẽ trao đổi trực tiếp trong buổi phỏng vấn.
