Quản lý Tài chính
Rà soát chi phí vận hành, những khoản nợ, thực hiện quy trình đóng tài khoản, thanh lý, quyết toán thuế.... với mỗi dự án khi hết kết thúc hợp đồng quản lý.
Trực tiếp. gián tiếp theo dõi kiểm tra thường xuyên, không thường xuyên tồn quỹ tiền mặt các dự án đảm bảo không vượt hạn mức tồn quỹ cho phép, đối chiếu với báo cáo liên quan đảm bảo theo dõi chặt chẽ quỹ tiền mặt không có sai sót/ thất thoát.
Quản lý các hợp đồng với nhà thầu để đảm bảo số lượng và chi phí luôn ở trong ngân sách dự trù chi phí vận hành của dự án và đối chiếu với các phụ lục sửa đổi hợp đồng, nếu có chi phí phát sinh.
Kiểm tra, nhắc nhở, đốc thúc các nhân viên kế toán tại dự án trong việc thu công nợ đúng hạn bao gồm các khoản phí: Phí quản lý, phí đỗ xe, phí tiện ích, tiền điện nước... theo đúng tỷ lệ % cam kết trong hợp đồng quản lý đã ký.
Thường xuyên đi kiểm tra và có kết quả báo cáo các dự án theo lịch kiểm tra định kỳ hàng tháng để phát hiện ngay sai sót cần khắc phục và giảm thiểu rủi ro.
Thực hiện các bảng tính phí dịch vụ quản lý hàng tháng của Savills (có đính kèm báo cáo tháng/ biên bản nghiệm thu (nếu có)), tạo phiếu đề nghị thanh toán trên hệ thống SBI và chuyển cho Phòng Kế toán của Công ty để xuất hóa đơn khi Chủ đầu tư/ Ban quản trị thống nhất với bản tính phí. Đảm báo hồ sơ thanh toán chắc chắn được gửi đến Chủ đầu tư/ Ban quản trị không bị thất lạc.
Thực hiện các báo cáo theo tuần/ tháng/ quý theo yêu cầu của Trưởng phòng.
Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Kế toán của công ty trong mọi vấn đề liên quan đến Tài chính của phòng quản lý, đặc biệt phần thu hồi công nợ Chủ đầu tư từ các dự án theo hạn thanh toán trên Hợp đồng quản lý đã ký với Chủ đầu tư hoặc Ban Quản trị, đảm bảo xử lý kịp thời các khoản nợ quá hạn.
Kiểm tra rà soát hàng ngày dữ liệu thu/ chi ...cập nhật của các dự án đảm bảo các số liệu/ thông tin luôn được cập nhật đầy đủ/ chính xác lên hệ thống quản lý CDT.
Rà soát và đảm bảo tính chính xác trong các báo cáo thu chi tài chính tại quỹ vận hành của các dự án và theo đúng ngân sách hiện hành đã được các bên có thẩm quyền phê duyệt.
Tư vấn Tài chính
Phối hợp kiểm tra xem xét, để tư vấn Trưởng phòng trong viêc bổ sung điều chỉnh ngân sách vận hành dự án do các Giám đốc quản lý (Dư án) gửi lên văn phòng chính.
Tham gia họp với đội ngũ quản lý và đối tác khi có yêu cầu liên quan đến số liệu báo cáo tài chính (kể cả ngoài giờ làm việc hoặc cuối tuần).
Trực tiếp tham gia tính toán số liệu ngân sách vận hành trong hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của Trưởng phòng.
Phát hiện những vấn đề bất cập và hoặc rủi ro tài chính ở mỗi Hợp đồng quản lý và hoặc Quy trình vận hành dự án.
Kiểm soát về tài chính để ra được tính hiệu quả của từng dự án (Phí quản lý và chi phí vận hành) bao gồm cả việc phân bố chi phí từ văn phòng quản lý tới từng dự án.
Đào tạo và giám sát nhân viên
Giao việc, hướng dẫn và kiểm soát các nhân viên kế toán của dự án.
Giám sát và đảm bảo việc nhân viên dự án luôn thực hiện theo đúng các nguyên tắc và quy trình quản lý tài chính.đã được đào tạo.
Phối hợp cùng dự án ban hành quy trình mới và rà soát các quy trình hiện tại cho phù hợp thực tế tại mỗi dự án để trình Chủ đầu tư/ Ban quản trị (nếu có yêu cầu).
Đào tạo nhân viên kế toán dự án các quy trình kế toán liên quan: Quy trình phát hành thông báo thu phí và thu công nợ, Quy trình thu tiền và thả két, Quy trình mua hàng/Tạm ứng/Hoàn ứng & Thanh toán, Quy trình quản lý thu, chi của dự án, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ... khi triển khai dự án mới và khi tuyển dụng nhân sự mới thay thế.
Công việc khác
Tổng hợp và kiểm tra Bảng chấm công hàng tháng của các dự án để gửi cho Phòng Nhân sự đúng thời hạn.
Tích cực cập nhật đầu mối thông tin cá nhân chủ chốt (tên/ chức danh/ sđt/ email) của Chủ đầu tư/ Ban Quản trị để chủ động liên hệ phục vụ công việc.
Tổng hợp và kiểm tra Bản chấm công làm thêm giờ ngày nghỉ lễ, đảm báo tính chính xác và đã được Chủ đầu tư/ Ban Quản trị và/ hoặc Trưởng phòng phê duyệt, để gửi cho Phòng Nhân sự chi trả lương.
