Thanh toán và quản lý chi phí vận tải
Kiểm soát chi phí phát sinh ngoài kế hoạch, phối hợp với bộ phận điều vận để xác minh nguyên nhân.
Thực hiện thanh toán chi hộ tiền đường, phí cầu đường, bến bãi, nâng hạ, phụ phí phát sinh cho lái xe công ty và lái xe thuê ngoài theo lệnh điều xe.
Theo dõi, hạch toán chi phí vận tải theo từng chuyến xe/container, đảm bảo phù hợp với đơn giá, định mức và sản lượng 20–30 cont/ngày.
Theo dõi và thanh toán cho nhà xe thuê ngoài
Theo dõi chi phí và công nợ nhà xe thuê ngoài, thực hiện đối soát và thanh toán theo từng chuyến/đợt vận chuyển.
Phối hợp xử lý chênh lệch chi phí giữa thực tế vận hành và báo giá/hợp đồng (nếu có).
Kiểm tra tính hợp lệ của bảng kê chuyến, biên bản giao nhận, hóa đơn từ nhà xe.
Theo dõi chi hộ và chứng từ theo yêu cầu khách hàng
Quản lý các khoản chi hộ khách hàng (phí cảng, nâng hạ, phát sinh ngoài hợp đồng…) theo từng khách hàng, từng container.
Tập hợp, lưu trữ và hạch toán chứng từ chi hộ; phối hợp đối soát để thu hồi đầy đủ chi phí chi hộ từ khách hàng.
Quản lý tạm ứng và quỹ
Theo dõi tạm ứng cho các bộ phận liên quan khi phát sinh.
Quản lý quỹ tiền mặt phục vụ hoạt động vận tải; định kỳ đối chiếu và báo cáo tồn quỹ.
Thực hiện tạm ứng tiền cho lái xe công ty, theo dõi và quyết toán tạm ứng theo chuyến hoặc theo kỳ.
Quản lý cược container
Theo dõi thời hạn hoàn cược, đối chiếu và thực hiện thu hồi tiền cược kịp thời, hạn chế tồn đọng và rủi ro thất thoát.
Theo dõi và quản lý tiền cược container theo từng hãng tàu/khách hàng.
Hạch toán và báo cáo chi tiết tình trạng cược container còn treo.
Kiểm soát chứng từ liên quan đến cược container: phiếu thu, phiếu chi, xác nhận hoàn cược.
Quản lý chi phí sửa chữa và phát sinh container/xe
Theo dõi các khoản chi phí sửa chữa container (móp, rách, hư hỏng, vệ sinh…) khi có phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Phối hợp với bộ phận điều vận, lái xe để xác định nguyên nhân phát sinh, đối chiếu trách nhiệm và tập hợp chi phí liên quan.
Quản lý chi phí sửa chữa, bảo dưỡng xe công ty (nếu có), đảm bảo đầy đủ hồ sơ, hóa đơn chứng từ.
Hạch toán chi phí sửa chữa theo đúng đối tượng (xe công ty/cont/khách hàng/nhà xe).
Báo cáo và kiểm soát nội bộ
Báo cáo kịp thời cho Kế toán trưởng/Ban Giám đốc các khoản chi bất thường hoặc tồn đọng cược container kéo dài.
Lập báo cáo chi phí vận tải, chi hộ, tạm ứng, cược container, chi phí sửa chữa theo ngày/tuần/tháng.
Phân tích chi phí theo xe công ty – xe thuê ngoài, theo từng tuyến/khách hàng.
Công việc khác
Thực hiện các công việc khác theo phân công của Kế toán trưởng/Ban Giám đốc.
