Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp
Cung cấp các thông tin về nhà cung cấp lên cấp trên để được xem xét và phê duyệt.
Lưu trữ lại tất cả những thông tin về nhà cung cấp theo quy định của doanh nghiệp.
Lập các đề mục tiêu chuẩn để lựa chọn các nhà cung cấp, phù hợp với tiêu chí của công ty.
Lập danh sách các nhà cung cấp uy tín.
Thường xuyên theo dõi và đánh giá hoạt động của nhà cung cấp.
Khảo sát giá thị trường
Khảo sát bảng giá của các nhà cung cấp khác nhau trên thị trường.
Nếu như giá có sự chênh lệch quá cao thì có thể tiến hành thương lượng để có mức giá hợp lý với nhà cung cấp.
Thực thi mua hàng theo quy trình
Thực hiện kiểm tra, kiểm duyệt hàng hóa khi nhận.
Xác định lại các yêu cầu về số lượng, loại hàng, lập các đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng và đề nghị tạm ứng mua hàng ( nếu cần) để trình giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt.
Cập nhật ghi chép phản ảnh kịp thời các thông tin giao nhận hàng hóa. Kiểm tra số lượng, đơn giá của từng sản phẩm.
Kiểm tra các giấy tờ liên quan và phải đảm bảo chính xác đầy đủ.
Làm việc và thỏa thuận trực tiếp với Nhà cung cấp về vấn để chất lượng và số lượng liên quan tới mua hàng.
Theo dõi toàn bộ quá trình mua hàng, nhận hàng.
Hỗ trợ các công việc cùng với kế toán trưởng cũng như yêu cầu của cấp trên.
Theo dõi công nợ, làm hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp.
Bộ phận mua hàng sẽ dựa trên các yêu cầu của Kỹ Thuật và các bộ phận có nhu cầu mua chuẩn bị đơn hàng.
Giải quyết và làm báo cáo phát sinh nếu có nhanh chóng
Ngoài ra họ cần thường xuyên thực hiện kiểm tra, đối chiếu với thủ kho về các giao dịch đã thực hiện.
Lưu trữ hồ sơ
Thu thập và lưu trữ chứng từ mua hàng hàng ngày
Lưu trữ các tài liệu cụ thể là lưu và bảo quản đơn hàng theo bộ phận để tiện quản lý về sau.
Lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhà cung cấp trong đó bao gồm lưu hợp đồng mua hàng, Biên bản bàn giao, phiếu nhập kho ... và lập danh sách theo dõi hàng ngày làm tiền đề cho việc lên các báo cáo về sau.
Phải kiểm tra và gửi yêu cầu mua hàng cho Giám đốc và Kế toán trưởng duyệt.
