Kế toán mua hàng:
- Định kỳ hàng tháng phối hợp với các bộ phận sử dụng hàng hóa đánh giá các nhà cung cấp; lập hồ sơ theo dõi việc đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp; báo cáo cho cấp trên nếu xảy ra vấn đề phát sinh hay những thay đổi thích hợp.
- Thực hiện tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu mới cho Khách sạn theo tiêu chuẩn: giá tốt – chất lượng hàng hóa đảm bảo – thời gian giao hàng nhanh – có dịch vụ sau giao hàng,…
- Theo dõi quá trình giao nhận hàng của nhà cung cấp cho các bộ phận có liên quan trong nhà hàng; kiểm tra chất lượng, số lượng, chỉ tiêu hàng so với yêu cầu.
- Nhận phiếu yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan trong nhà hàng; phân tích, xác định rõ yêu cầu và nhu cầu thu mua, gồm: chủng loại, số lượng, màu sắc, kích thước và các thông số kỹ thuật khác để lập kế hoạch thu mua và lên đơn hàng.
- Gửi thông tin nhập hàng đến các bộ phận liên quan để thực hiện tiến trình tiếp nhận hàng theo quy định.
Kiểm soát kho Bộ phận và kho tổng:
- Thường xuyên theo dõi công nợ nhập- xuất hàng hóa; định kỳ lập biên bản xác minh công nợ theo quy định.
- Chịu trách nhiệm hạch toán việc xuất- nhập hàng hóa, nguyên vật liệu; thực hiện hạch toán doanh thu, giá vốn và chi phí.
- Thường xuyên cập nhật tình hình hàng hóa trong kho, lên kế hoạch xuất, nhập hàng hóa trình Kế toán trưởng xem xét và phê duyệt
- Phối hợp với Thủ kho, Trưởng bộ phận theo dõi lượng tồn hàng hóa, nguyên vật liệu, kịp thời đề xuất phương án xử lý (nhập hàng dự trữ hay xử lý hàng tồn) đảm bảo không làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của Khách sạn.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ có liên quan như hợp đồng giao nhận hàng hóa, phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu, phiếu xuất kho,… trước khi thực hiện nhập- xuất kho
Công tác hỗ trợ Hành chính- nhân sự:
- Các công việc liên quan đến công tác mua hàng, hỗ trợ hành chính nhân sự có thể được điều chỉnh tùy thời điểm tùy theo yêu cầu công việc, theo sự sắp xếp của quản lý trực tiếp và Ban lãnh đạo khách sạn.
- Tập hợp chứng từ công: Chấm công tay, OVT, OL…… chuyển về VP Hà Nội
- Công tác văn thư lưu trữ, quản lý và theo dõi tài sản của khách sạn
- Phối hợp với BP Nhân sự văn phòng Hà Nội thực hiện công tác tiếp nhận nhân sự mới
