Mục tiêu kế toán mua hàng (nghiệp vụ kế toán công nợ phải trả): đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình hạch toán các chi phí mua hàng.Với nhiệm vụ quản lý chứng từ mua hàng, theo dõi công nợ và đề nghị thanh toán công nợ, kế toán mua hàng góp phần tối ưu hóa quy trình mua sắm, kiểm soát tốt nguồn tài chính và đảm bảo các giao dịch với nhà cung cấp được thực hiện đúng hạn. Dưới đây là chi tiết công việc của vị trí kế toán mua hàng
NHIỆM VỤ CHÍNH
- Theo dõi công nợ NCC, tạm ứng, đảm bảo thanh toán đúng hạn, thu hồi công nợ tạm ứng kịp thời.
- Lập và đối chiếu báo cáo công nợ phải trả định kỳ.
- Thực hiện việc ghi sổ, thu và lưu trữ hồ sơ, hóa đơn.
Ghi nhận chi phí, công nợ phải trả
- Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng vào phần mềm kế toán: cần đối chiếu hợp đồng, hóa đơn mua hàng, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho (đối với nguyên vật liệu, hàng hóa có nhập kho) để ghi nhận chính xác công nợ và thời hạn thanh toán.
- Lập đề xuất chi trả công nợ : Dựa trên hạn thanh toán và dòng tiền hiện có, lập đề xuất thanh toán mua hàng theo đúng quy trình, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ trước khi thanh toán.
- Nhận, kiểm tra chứng từ để đảm bảo hợp lý, hợp lệ theo quy trình, quy định pháp luật.
- Kiểm tra điều khoản thanh toán, phạt trễ hạn, lãi suất, hợp đồng, thỏa thuận.
- Lập chứng từ trích trước, ghi đảo bút toán chi phí.
- Kiểm tra, cảnh báo các trường hợp vượt ngân sách.
- Ghi nhận các khoản tạm ứng/hoàn ứng của nhân viên.
- Đối chiếu tài khoản công nợ phải trả NCC, tạm ứng, hoàn ứng.
- Kiểm tra chứng từ thanh toán công tác phí.
- Lưu trữ chứng từ theo quy định của công ty, sắp xếp khoa học và dễ dàng tra cứu
LẬP BÁO CÁO
Hàng tuần: trước 11 giờ sáng thứ bảy, kế toán mua hàng lập báo cáo chi phí mua hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp gửi trưởng phòng kế toán và bộ phận kiểm soát tài chính công ty.
Đinh kỳ hàng tháng/quý: đối chiếu công nợ với nhà cung cấp để đảm bảo minh bạch. Đồng thời đối chiếu trên phần mềm kế toán khớp đúng công nợ phải trả.
