Mục đích công việc chính:
- Lập kế hoạch- Phân công- Giám sát- Quản lý – Ngăn ngừa rủi ro- Báo cáo;
- Quản lý, kiểm soát toàn bộ các hợp đồng dịch vụ kỹ thuật thuê ngoài;
- Soạn thảo công văn thông báo của Phòng gửi các đơn vị/nhà thầu/Ban quản lý;
- Viết các quy trình quản lý vận hành cho Bộ phận kỹ thuật áp dụng cho tất cả các Ban quản lý trực thuộc;
- Lưu trữ và sắp xếp toàn bộ các hồ sơ tài liệu kỹ thuật liên quan tới quá trình quản lý vận hành các dự án;
- Thay mặt Trưởng bộ phận làm việc với các BQL để đôn đốc, chấn chỉnh công tác quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật.
- Hỗ trợ các dự án soát xét và trình BLĐ Công ty phê duyệt các phiếu yêu cầu, tờ trình mua sắm hàng hóa kỹ thuật; thanh toán dịch vụ bảo trì thuê ngoài,… ;
- Soạn thảo các tờ trình, đề xuất của Phòng trình Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt;
Nhiệm vụ:
Xây dựng hệ thống văn bản quy trình quản lý vận hành cho Bộ phận kỹ thuật quản lý tòa nhà để áp dụng cho tất cả các Dự án, ví dụ:
- Quy trình QLVH các hệ thống kỹ thuật
- Tổ chức và phân công công việc cho các vị trí kỹ thuật trong BQL
- Các biểu mẫu Biên bản…áp dụng nội bộ và theo yêu cầu của Pháp luật ( PCCC, Xả thải, Cung cấp điện…)
- …vv…
- Quy trình quản lý và tiết kiệm năng lượng
- Quy trình bảo dưỡng định kỳ hệ thống kỹ thuật
- Quy trình quản lý thi công, nội thật
- Quy trình quản lý rủi ro có thể xảy ra
- Đánh giá chất lượng nhà cung cấp dịch vụ
Định kỳ tuần/tháng/năm tổng hợp báo cáo Trưởng phòng về đánh giá tình trạng, hiện trạng hoạt động hệ thống kỹ thuật các dự án; đề xuất giải pháp xử lý, khắc phục, năng cấp cải tạo hệ thống kỹ thuật của các dự án.
Tổ chức tập huấn, huấn luyện NVKT cho các Dự án thực hiện theo Quy trình chung tại Dự án hoặc nếu cần thiết đề xuất Công ty mời các chuyên gia tại các lĩnh vực khác nhau để đào tạo chuyên sâu cho Bộ phận kỹ thuật.
Tiến hành kiểm tra và họp định kỳ cùng với Bộ phận kỹ thuật BQL/ Ban QLTN để theo dõi, rà soát tình trạng hệ thống kỹ thuật, dịch vụ kỹ thuật và đưa ra các phương án hỗ trợ, điều chỉnh khi cần thiết.
Rà soát, điều chỉnh và triển khai hệ thống văn bản quy trình biểu mẫu tại từng dự án đáp ứng các yêu cầu về chất lượng dịch vụ kỹ thuật, quy định chung của công ty và quy định tại dự án.
Kiểm soát ngân sách vận hành liên quan tới mảng kỹ thuật của các Ban QLTN
Hỗ trợ xử lý, giải quyết các vấn đề kỹ thuật phát sinh cần thiết của các Ban QLTN.
Tham gia làm việc với các nhà thầu bảo trì, bảo dưỡng kỹ thuật và đảm bảo rằng các dịch vụ/ các sản phẩm được thực hiện với tác phong chuyên nghiệp, kịp thời và an toàn đáp ứng theo cac quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật.
Soát xét các tờ trình, đề xuất, phiếu yêu cầu liên quan tới mảng kỹ thuật của các dự án trước khi trình các phòng ban chuyên môn soát xét, trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
Giám sát chất lượng dịch vụ kỹ thuật vận hành tại các Dự án theo định kỳ: tuần, tháng, quý, năm được áp dụng các Quy trình, Quy định do Công ty đưa ra.
Tham gia công tác rà soát, đánh giá định kỳ chất lượng của các hệ thống kỹ thuật tại các dự án và đề xuất giải pháp cải tiến nhằm đảm bảo các hệ thống hoạt động ổn định, an toàn và hiệu quả tiết kiệm năng lượng
Báo cáo Trưởng phòng công việc đã, đang triển khai; kế hoạch công việc định kỳ
Nghiên cứu và lựa chọn Nhà thầu cung cấp dịch vụ kỹ thuật cho các Dự án về lâu dài
Tuyển dụng nhân sự kỹ thuật QLVH cho các dự án
Kiểm soát ngân sách vận hành kỹ thuật của các dự án
Phối hợp với các phòng ban chuyên môn khác để xử lý các hạng mục liên quan tới kỹ thuật.
Đảm bảo các hệ thống kỹ thuật tại dự án được quản lý chặt chẽ và tiến hành với phương cách phù hợp và có tổ chức.
Setup bộ máy Kỹ thuật cho các Dự án mới, hỗ trợ giải quyết các công việc phát sinh, tồn đọng đang vướng mắc.
Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng
Phối hợp với Ban QLTN các dự án đảm bảo toàn bộ các yêu cầu/ nhu cầu dịch vụ kỹ thuật từ các khách thuê được phản hồi và đáp ứng kịp thời
Tiến hành các cuộc kiểm tra dự án hàng tuần/ hàng tháng để đảm bảo dự án tuân thủ các quy định quy trình của phòng QLVH/ Công ty.
Chủ trì/ Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng
