– Công tác lễ tân, văn thư:
Theo dõi, tiếp nhận, quản lý báo chí, phân phối báo chí theo quy định công ty.
Tiếp nhận, phân loại và chuyển tiếp các loại thư tín, công văn đến/đi và phân phối đến đúng người nhận sau khi đã thực hiện công việc lưu sổ công văn đến/đi.
Đảm bảo khu vực tiếp tân luôn trong tình trạng hoạt động tốt, sạch, ngăn nắp, không tụ tập, gây ồn ào trong giờ làm việc.
Tiếp nhận các cuộc giao dịch (trực tiếp hoặc bằng điện thoại, fax) của tất cả khách liên hệ với nhân viên của Công ty với thái độ hòa nhã, ngôn từ lịch sự và đảm bảo thông tin trao đổi chính xác. Ghi nhận thông tin của khách, nhân viên và chuyển thông tin theo yêu cầu. Lập sổ thông tin để theo dõi.
- Công tác hành chính:
Thực hiện công tác tổ chức sự kiện của Công ty theo sự điều động, phân công của cấp quản lý.
Cập nhật sơ đồ nhân sự, thông tin liên hệ và giới thiệu nhân sự mới hay mỗi khi có sự thay đổi nhân sự.
Theo dõi hoạt động của hệ thống điện thoại, fax, photocopy, in… và báo cáo các hư hỏng, sự cố xảy ra với quản lý trực tiếp và/hoặc nhân viên CNTT để có phương án khắc phục kịp thời. Liên hệ nhà cung cấp để bảo dưỡng, thay mực in các thiết bị trên và lập báo cáo định kỳ tình hình sử dụng điện thoại, máy fax, dịch vụ thư tín trình quản lý các cấp phê duyệt.
Thực hiện thủ tục thanh toán chi phí hành chính như thuê văn phòng, cây cảnh, bưu chính, điện thoại, công tác phí, tiếp khách của Ban Điều hành, ….
Tham gia thực hiện kiểm kê tài sản Công ty định kỳ hàng năm.
Soạn thảo các loại văn bản theo yêu cầu của quản lý các cấp; bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
Quản lý và sử dụng con dấu Công ty theo Quy chế hoạt động Công ty hiện hành (nếu có).
Thực hiện công tác theo dõi mua sắm văn phòng phẩm, đồ dùng văn phòng, nước uống, nhu yếu phẩm, … phục vụ cho công việc của Công ty. Quản lý văn phòng phẩm của công ty: nhận các đề xuất VPP, lập đề xuất mua và cấp phát VPP theo yêu cầu.
Giám sát việc chăm sóc cây cảnh trong văn phòng Công ty.
Tiếp nhận và sắp xếp lịch sử dụng phòng họp của Công ty phù hợp, đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng. Theo dõi và phối hợp với nhân viên tạp vụ thực hiện vệ sinh phòng họp luôn trong tình trạng sạch, ngăn nắp, trang thiết bị sẵn sàng hoạt động.
Giám sát việc thực hiện công tác vệ sinh, an toàn, nhắc nhở tắt các thiết bị điện khi ra về và khóa cửa ra vào Công ty.
