- Hỗ trợ khách hàng sử dụng thang máy, thẻ ra vào, di chuyển ra khỏi toà nhà.
- Soạn các loại thư từ/công văn/thông báo và dịch văn bản từ Tiếng Việt sang Tiếng Anh (hoặc ngược lại) liên quan đến khách hàng, dịch vụ tại Tòa nhà.
- Tiếp nhận thư từ, bưu phẩm được chuyển đến – chuyển giao cho người nhận thuộc Công ty/ Ban Quản lý tòa nhà.
- Cập nhập mọi thông tin của khách hàng vào sổ theo dõi nhật ký Lễ tân hàng ngày.
- Hỗ trợ thực hiện các công việc hành chính tại Toà nhà.
- Quản lý trực tại tiền sảnh Lễ tân: tiếp đón khách đến liên hệ công việc, tìm hiểu nhu cầu khách gặp ai- làm gì, tiếp nhận trả lời điện thoại, cung cấp thông tin, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng đến liên hệ công tác.
- Báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần cho quản lý trực tiếp.
- Tiếp nhận các thông tin của khách hàng về dịchvụ,…chuyển đến các bộ phận có liên quan.
- Tiếp nhận đơn đăng đăng ký sử dụng các dịch vụ Toà nhà.
- Hàng ngày kiểm tra chất lượng dịch vụ cung cấp tại sảnh lễ tân tòa nhà: bảo vệ, vệ sinh, chăm sóc cây cảnh (checklict hàng ngày theo quy định, chủ động thời gian kiểm tra hàng ngày).
- Hỗ trợ giúp đỡ khách hàng với thái độ thân thiện, niềm nở, chu đáo.
- Quản lý các trang thiết bị như máy tính, máy photo, máy scan, điện thoại…tại quầy lễ tân.
- Luôn đảm bảo giữ gìn, hình ảnh, uy tín dịch vụ của toà nhà.
- Cập nhật, lưu trữ thông tin tiếp nhận – chuyển phát thư từ, bưu phẩm hàng ngày theo quy định tòa nhà.
- Thực hiện việc gửi thư từ, bưu phẩm…của Công ty cho các đơn vị bên ngoài khi được yêu cầu.
- Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, tiếp nhận và chuyển tải thông tin, tiếp nhận phàn nàn của khách hàng và giải quyết trong thẩm quyền, báo cáo cho quản lý trực tiếp nếu vượt quá quyền hạn giải quyết.
- Luôn cập nhật và duy trì thông tin (đặc biệt danh bạ điện thoại) đối với khách thuê tại toà nhà.
- Giữ gìn vệ sinh khu vực sảnh, tuân thủ các quy tắc và quy định của tổ chức, doanh nghiệp.
- Tham gia vào công tác vận hành tại Toà nhà.
- Kiểm soát việc vào/ra của khách đảm bảo an ninh theo quy định ban quản lý toà nhà.
- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạocủa cấp trên.
