Handling order from customer.
Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng từ khách hàng
· Kiểm tra lịch đặt hàng của khách hàng, chuẩn bị sẵn sàng các tài liệu thông tin liên quan sau để đặt nguyên liệu ngay khi nhận được đơn hàng :/ Checking calendar from customer, prepair relevant documents to book material immediately received order
The yield for booking material
The yield from Technical Dept
Bảng định mức đặt hàng
Tài liệu kỹ thuật từ BP. Development
Technical document from Development
Định mức đặt hàng từ phòng Kỹ thuật
· Hối thúc các bộ phận liên quan (Development, Kỹ Thuật) cung cấp thông tin trễ nhất là một tuần trước ngày có đơn hàng. Nếu bị chậm trễ cần làm rõ nguyên nhân và làm việc với khách hàng dời ngày đặt hàng nếu cần thiết.
Pushing relevant departments (Development/ Technical) to provide all informations at latest 1 week before received order.
· Nhận đơn hàng từ khách hàng (qua system, email)
Receiving order on system/ email
· Kiểm tra thông tin đơn hàng (mã hàng, số lượng, giá FOB, thời gian giao hàng,…), xác định đơn hàng có thỏa điều kiện để confirm hay không. Nếu đơn hàng không đủ điều kiện confirm, phản hồi thông tin và đưa ra các lựa chọn để khách hàng quyết định giữ đơn hàng hoặc hủy
Checking order information (style, quantity, FOB price/ ex- factory time..) can be confirmed or not. If not, pls inform and give to customer with choices to keep or cancel order.
· Tạo số đơn hàng, phân bổ cho nhân viên trong nhóm tiến hành đặt nguyên phụ liệu
Create order number, allocate staff to book material
· Chuyển thông tin đơn hàng cho BP Kế Hoạch lập tiến độ sản xuất
Handling/ informing order requirements from customer
Pass order information to Planning Dept to do production progress
Tiếp nhận, xử lý, phản hồi các yêu cầu của khách hàng liên quan đến đơn hàng
· Khách hàng hủy đơn hàng : kiểm tra tình trạng đơn hàng, tính chi phí hủy báo khách hàng, phát hành Debit Note, theo dõi tình trạng thanh toán và tồn nguyên phụ liệu từ đơn hàng bị hủy
Customer cancel order: check order status, advise cost cancelation order, issue Debit Note, tracking payment and stock with canclation order.
· Thay đổi số lượng, màu sắc,..: kiểm tra tình trạng đơn hàng, tính chi phí liên quan báo khách hàng, phát hành Debit note, theo dõi tình trạng thanh toán
Change quantity/ color: check order status, advise revalant cost to inform customer, issue Debit note, tracking payment
· Yêu cầu giao hàng sớm : Kiểm tra tình trạng nguyên phụ liệu và tiến độ sản xuất với BP kế hoạch, phản hồi kết quả đến khách hàng
Early shipment: check material status, production progress with Planing Dept, feedback to customer
Áp dụng cho PPC leader:/ Apply for PPC leader
· Theo dõi, kiểm soát tình hình nguyên phụ liệu nhập về. Trường hợp supplier delay ảnh hưởng tiến độ sản xuất, phải báo cho bộ phận có liên quan và quản lý cấp trên để tìm hướng xử lý tối ưu.
Tracking, control the material arrive. In case delay from supplier to affect production progress, must inform for relevant Depts and manager to find out the best sloving.
· Kiểm soát báo bù, làm việc với bộ phận chất lượng, nhà cung cấp, khách hàng liên quan đến hàng lỗi báo bù.
Control replacement, work with QA Dept, supplier, customer who related.
· Tổng hợp báo cáo KPI các nhà cung cấp liên quan tiến độ giao hàng.
Collect KPI supplier report which relate to shipment
· Báo cáo nguyên phụ liệu tồn kho cho bộ phận có liên quan (bao gồm khai chốt số báo hải quan, xuất nhập khẩu, kế toán).
Report stock material to relevant Depts (include data Customs report, import – export, accountant)
· Kiểm tra đối chiếu số lượng xuất nhập tồn của kho và Mer.
Compare quantity in – out between warehouse and Mer
· Kiểm soát hàng xuất và báo cáo nhà cung cấp nếu nhà máy không xuất kịp ngày khách hàng yêu cầu (các chi phí phát sinh).
Tracking shipement and inform to customer if factory can not catch the request ex- factory date.
· Các vấn đề khác phát sinh liên quan đến tình hình nguyên phụ liệu.
Others material status issue
· Phát hành debit note cho nhà cung cấp và theo dõi tình hình thanh toán.
Issue Debit note to supplier and tracking payment
· Theo dõi đơn hàng gia công xưởng ngoài nếu có
Tracking subcon order if have
· Hợp đồng thanh lý và theo dõi thanh toán với bên gia công.
Liquidation aggrement and tracking payment with them
· Kiểm tra, kí duyệt các chứng từ trong thẩm quyền cho phép
Approved some document within authorize.
· Kiểm tra, kí bảng màu nguyên phụ liệu cho sản xuất
Approved Trim card for production
· Tham gia họp với các phòng ban liên quan
Meeting other depts
· Cập nhật thông tin đơn hàng vào file Bulk Licensed Strike Off tracking chart, phục vụ việc theo dõi tiến trình duyệt mẫu Thêu/ In nhánh hàng Licensed (riêng cho nhóm Nike Licensed)
Update order information into Bulk Licensed Strike Off tracking chart, serve for tracking approved embroidery sample/ Printing of Licensed brand
· Theo dõi, cập nhật tồn nguyên phụ liệu do MOQ nhánh hàng Licensed, phát hành Debit Note charge Nike cuối mỗi mùa hàng (riêng cho nhóm Nike Licensed)
Tracking/ update stock material caused MOQ of Licensed brand, issue Debit note charge Nike of end season (Nike Licensed only)
· Quản lý nhân viên hoàn thành tốt mục tiêu bảo đảm nguyên phụ liệu đáp ứng tiến độ sản xuất của nhà máy
Manage staff with implement of ensuring the material to meet factory planning effectively.
