Admin Marketing:
Quản lý giấy tờ và hồ sơ:
Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và quản lý các loại văn bản, hợp đồng, báo giá, hóa đơn và các tài liệu liên quan đến hoạt động của phòng Marketing.
Soạn thảo các công văn, tờ trình, quyết định theo yêu cầu của Trưởng phòng.
Đảm bảo hệ thống hồ sơ được sắp xếp khoa học, dễ tìm kiếm và bảo mật.
Theo dõi hợp đồng và thanh toán:
Phối hợp với phòng Kế toán để đối chiếu công nợ và xử lý các vấn đề liên quan đến thanh toán.
Quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng với đối tác, nhà cung cấp (thiết kế, in ấn, quảng cáo, sự kiện...).
Theo dõi và kiểm tra tình trạng thanh toán các hợp đồng, đảm bảo các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn theo thỏa thuận.
Làm việc với nhà cung cấp:
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác và nhà cung cấp hiện tại.
Tiếp nhận thông tin, yêu cầu từ Trưởng phòng để liên hệ, làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ Marketing.
Hỗ trợ trong quá trình thu thập báo giá, so sánh và đề xuất nhà cung cấp phù hợp.
Hỗ trợ các công việc hành chính khác:
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, sự kiện nội bộ của phòng Marketing.
Quản lý văn phòng phẩm và các trang thiết bị cần thiết cho phòng.
Lễ tân nhà mẫu:
Quản lý, đảm bảo khu vực quầy lễ tân, khu vực đón tiếp khách hàng, nhà mẫu luôn chỉn chu, thu dọn sạch sẽ trước, trong và sau khi tiếp khách.
Hỗ trợ event khi có yêu cầu.
Bàn giao lại checklist hiện trạng tài sản cho ca sau;
Kiểm tra thiết bị chiếu sáng, làm mát, cửa, rèm, bàn ghế... thường xuyên và báo cáo kịp thời tình trạng (hư hỏng nếu có) cho Ban dự án và Quản lý trực tiếp
Quản lý các công tác vệ sinh, an ninh, trong khu vực thường xuyên.
Luôn quan sát lối vào cửa chính để hướng dẫn khách hàng,
Thống kê số lượng Khách hàng đến tham quan mỗi ngày. Cập nhật thông tin khách hàng, theo dõi và báo cáo cho Trưởng phòng MKT;
Tiếp nhận các loại công văn, giấy tờ, bưu kiện, chuyển cho cá nhân hoặc các bộ phận liên quan
Giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp trong khu vực; nghiêm cấm các trường hợp cáu gắt, lớn tiếng, khó chịu tạo hình ảnh và trải nghiệm xấu đối với khách hàng đến tham quan Nhà mẫu
Đón tiếp hướng dẫn khách đến tham quan Nhà mẫu.
Văn phòng phẩm (CCDC), dụng cụ vệ sinh, nước uống: Kiểm tra, báo cáo và đề xuất cung cấp khi sắp hết;
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công và yêu cầu của Trưởng phòng Marketing
