Chăm sóc khách hàng:
Tiếp nhận thông tin cư dân và quản lý thi công căn hộ:
CSKH và giải quyết kiếu nại:
- Thực hiện ký các thỏa thuận cung cấp dịch vụ/ tiện ích phục vụ cho cư dân: trông giữ xe, ...theo đơn giá của công ty tại từng thời điểm.
- Tiếp nhận các đề xuất từ cư dân về việc sau chữa, cải tạo trong phần diện tích căn hộ. Triển khai các thủ tục theo đúng quy định và phân quyển, đảm bảo việc thực hiện sửa chữa, cải tạo, nâng cấp của căn hộ không làm ảnh hưởng đến các câu hộ khác và khu vực chung của tòa nhà.
- Tiếp nhận các phản ánh, khiếu nại từ cư dân liên quan đến chất lượng phục vụ và chất lượng dịch vụ của Tòa nhà, trực tiếp giải quyết dễ đảm bảo mang lại sự hài lòng cho cư dân.
Quản lý công nợ:
- Thực hiện quản lý & thu hồi công nợ định kỳ hàng tháng của cư dân (phí dịch vụ, điện nước, các khoản khác...), kiểm soát rủi ra để không có nợ xấu, nợ quá hạn. Chủ động đề xuất các giải pháp kiểm soát công nợ để giảm thiểu rủi ro khi công nợ của cư dân vượt quá 30 ngày.
Triển khai bán/cho thuê mặt bằng, trang trí tòa nhà:
- Nhận thông tin tủ P.Leasing & MKT chuyển xuống và triển khai các chương trình chăm sóc cư dân. trang trí tòa nhà dịp lễ, tết.
- Bán và cho thuê mặt bằng căn hộ chung cư Vinh 2 (còn 03 căn); nhà phố vinh 1 (04 căn); cho thuê mặt bằng quảng cáo, tổ chức sự kiện…
Cập nhật và lưu trữ thông tin:
- Trực hotline, zalo, mail của CSKH.
- Thực hiện lưu trữ thông tin cư dân trên hệ thống, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin. Soạn theo công văn email, phúc đáp cư dầu, lập tờ trình phê duyệt đối với từng nội dung cụ thể.
Hành chính văn thư:
- Tổ chức quản lý và thực hiện các hoạt động hành chính văn phòng: thực hiện các công tác văn thư, lưu trữ và quản lý văn bản. Lưu trữ hồ sơ BQL trong phạm vi được giao. Luân chuyển hồ sơ theo quy định. Thực hiện và quản lý văn bản theo đúng quy định của công tác văn thư lưu trữ.
- Trực tiếp giải quyết, liên hệ các công việc và thủ tục liên quan đến cơ quan chức năng, chính quyền địa phương, ban ngành chuyên môn như UBND phường, khối, công an phường…
- Trực tiếp tham gia và phối hợp cùng các BP liên quan đón tiếp các đoàn kiểm tra liên ngành đến làm việc tại BQL: Công an phường, Công an PCCC, Quản lý thị trường...
Giám sát dịch vụ :
- Kiểm tra hàng ngày và định kỳ các dịch vụ, tiện ích của tòa nhà
- Quản lý, giám sát hoạt động các bộ phận Ban quản lý để duy trì dịch vụ tốt nhất đến khách hàng. Thực hiện vai trò là cầu nối thông tin giữa khách hàng, các nhà thầu với Ban Quản lý
- Kiểm soát hình ảnh của tòa nhà và khu vực hành lang chung.
- Thiếp lập, triển khai khảo sát, đo lường mức độ hài lòng của khách hàng, từ đó đề xuất các ý tưởng, phương án cải tiến dịch vụ khách hàng, đảm bảo các dịch vụ cung cấp tới khách hàng đạt tiêu chuẩn
- Tham gia xây dựng, cập nhật và triển khai hệ thống quy trình quản lý.
- Đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn an toàn, an ninh, vệ sinh, cảnh quan... theo yêu cầu của công ty.
