Thực hiện quy trình tiếp nhận đặt phòng
- Tiếp nhận và xử lý các booking đặt phòng với Khách sạn qua điện thoại, email, OTA, TA… linh hoạt trong việc bán phòng trống, đảm bảo các yêu cầu đặt phòng được xử lý trong vòng 24 giờ.
- Tuân thủ đúng quy trình nhận đặt phòng của Khách sạn, chuyển cho bộ phận liên quan chuẩn bị đón tiếp và phục vụ khách hàng.
- Đảm bảo nắm rõ thông tin về các dịch vụ của Khách sạn, các chương trình ưu đãi theo dịp hay áp dụng cho các đối tượng khách hàng khác nhau để giới thiệu chính xác đến khách đặt phòng.
Xác nhận – sửa đổi – huỷ đặt phòng
- Xác nhận đặt phòng từ khách, theo dõi tiền thanh toán của các booking khách lẻ, đảm bảo khách thanh toán đầy đủ trước khi khách check- in.
- Tiếp nhận yêu cầu sửa đổi, hủy đặt phòng chủ động từ phía khách và thực hiện đúng quy trình sửa đổi- hủy đặt phòng của Khách sạn.
- Đảm bảo các thông tin sửa đổi, hủy đặt phòng được cập nhật vào hệ thống chính xác và kịp thời để không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh phòng của Khách sạn
Tổng hợp tình hình đặt phòng trong ngày
- Thực hiện việc tổng hợp danh sách khách dự kiến check- in, check- out trong ngày, chuyển lễ tân chuẩn bị đón tiếp hay hồ sơ thanh toán cho khách; chuyển bộ phận buồng phòng lên kế hoạch dọn phòng hợp lý.
- Với các yêu cầu đặt phòng đặc biệt cho khách VIP, khách Honey Moon… cần thông báo sớm cho bộ phận Buồng phòng để kịp thời chuẩn bị chu đáo, kỹ càng.
Cập nhật hồ sơ đặt phòng
- Phối hợp với nhân viên lễ tân cập nhật các thông tin sử dụng dịch vụ của khách trong thời gian lưu trú tại Khách sạn, đưa vào hồ sơ lưu trữ để triển khai các dịch vụ cá nhân hóa về sau, nâng cao chất lượng dịch vụ Khách sạn.
- Thường xuyên cập nhật, lưu hồ sơ đặt phòng của khách công ty…
Công việc khác
- Phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý yêu cầu của khách đặt phòng.
- Kịp thời báo cáo lên quản lý các thông tin phản hồi, phàn nàn về chất lượng dịch vụ Khách sạn.
- Thực hiện các công việc, nhiệm vụ khác theo sự phân công, yêu cầu của quản lý cấp trên
