Mục đích công việc: Đảm bảo các công việc hành chính tại công ty.
Bộ Phận: Lễ tân_Hành chính
Địa chỉ làm việc: 62 Đường 64, P.Thạnh Mỹ Lợi, Q.2, TP.HCM.
Phòng: Hành chính
Nhiệm vụ cụ thể:
- Phối hợp thực hiện công tác quản trị hành chính văn phòng: Lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu của công ty, cấp phát văn phòng phẩm, đề xuất mua văn phòng phẩm cho công ty.
- Xây dựng phát hành văn hóa công ty theo yêu cầu của ban giám đốc.
- Kiểm soát các chi phí về văn phòng phẩm, sửa chữa thay thế tài sản và các chi phí hành chính khác.
- Xây dựng biểu mẫu thông báo công ty .
- Xây dựng, phát hành thông báo nghỉ lễ thường niên.
- Trực lễ tân tại văn phòng Công ty, hướng dẫn đón tiếp khách, sắp xếp chuẩn bị các cuộc họp của Ban Giám đốc.
- Thư ký hỗ trợ: Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, lịch book xe công tác, phỏng vấn.
- Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn chuyển cho các bộ phận có liên quan.
- Soạn thảo các văn bản hành chính theo yêu cầu của lãnh đạo. Xây dựng, cập nhập các thông tin về các văn bản phát quy, thông báo và phổ biến tới các bộ phận có liên quan trong công ty và các thông báo liên quan tới khách hàng.
- Thực hiện công việc đóng BHXH cho từng nhân viên.
- Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, chấm công hàng ngày.
- Thực hiện các công việc hậu cần khác; tổ chức các cuộc họp, hội thảo, sự kiện, tham quan, nghỉ mát…các công việc theo sự yêu cầu của ban giám đốc.
- Đặt vé máy bay, khách sạn… cho cán bộ, nhân viên đi công tác.
- Lưu trữ các số điện thoại của đối tác thường xuyên liên lạc với công ty, cập nhập danh sách số điện thoại của nhân viên và khách hàng.
- Xây dựng hồ sơ tuyển dụng cho công ty.
- Hỗ trợ công việc in ấn, photo tài liệu chung cho công ty.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện các vấn đề về an ninh trật tự, an toàn phòng chống cháy nổ, quan hệ pháp lý với các cơ quan hành chính tại địa phương.
- Xây dựng, phát hành nội quy công ty theo yêu cầu của ban giám đốc.
- Tham gia tổ chức các chương trình sự kiện văn hóa của công ty.
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ, công văn đến, công văn đi.
THỦ KHO
- Thực hiện thủ tục nhập hàng, kiểm soát số lượng - chất lượng chính xác từ hợp đồng/hóa đơn/chứng từ hàng hóa đầu vào.
- Kiểm kê hàng hóa định kỳ hoặc đột xuất, đảm bảo không thất thoát hàng hóa.
- Thực hiện việc kiểm xuất hàng theo hóa đơn, lệnh xuất hàng kiêm biên bản bàn giao chứng từ được cấp trên quản lý có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức quản lý, sắp xếp, theo dõi hàng hóa tại kho hàng đảm bảo an toàn chất lượng chính xác số lượng, cảnh báo hạn dùng khi cận date.
- Báo cáo số lượng tồn tho hàng tuần, hàng tháng cho ban giám đốc.
- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn tại kho.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
