Nhân Viên Hành Chính

MỤC ĐÍCH
- Lập kế hoạch; Kiểm soát chi phí và lập báo cáo tổng hợp cho tất cả các hạng mục thu - chi của Khối DVQLBĐS.
NHIỆM VỤ
- Cập nhật doanh thu – chi phí của Phòng vào file theo dõi chi phí hằng ngày và tổng hợp báo cáo cho GĐ. DVQLBĐS theo tháng/ quý/ năm hoặc đột xuất;
- Theo dõi doanh thu các dịch vụ: phòng gym, hồ bơi, thẻ từ thang máy, thẻ xe, xe vãng lai, bếp ăn, ...;
- Chịu trách nhiệm báo cáo thu – chi từ phí quản lý vận hành, quỹ bảo trì tại các khu căn hộ;
- Lập dự toán cho tất cả các hạng mục thu – chi và báo cáo kế hoạch cho cấp quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu;
- Công bố kết quả hoạt động kinh doanh, quản lý vận hành cho cấp quản lý trực tiếp và Trưởng ban QL KCH để đánh giá kết quả và đưa ra giải pháp khắc phục (nếu có) cho quý tiếp theo;
- Thống kê chi phí thuê Khu Thương Mại tại các dự án và đối chiếu với kế toán hàng quý;
- Quản lý; Giám sát hệ thống phần mềm thu phí các dịch vụ quản lý tại khu căn hộ và đề xuất cải thiện khi phát hiện hệ thống vận hành phát sinh lỗi hoặc chưa phù hợp thực tế cho cấp quản lý trực tiếp;
- Giám sát; hướng dẫn công tác hành chính ban quản lý tại Khu căn hộ;
- Chủ trì làm việc với Phòng Tổng hợp/ Phòng Kế toán để kiểm tra, đối chiếu số liệu thông tin và quản lý các chứng từ chi từ Quỹ bảo trì của khu căn hộ;
- Cung cấp số liệu chi quỹ bảo trì định kỳ hàng tháng cho Ban quản lý khu căn hộ;
- Tham mưu cho cấp quản lý trực tiếp về quỹ bảo trì của khu căn hộ; Theo dõi các hợp đồng tiền gửi của BQT và hỗ trợ BQT khi có đề nghị;
- Tham dự họp giao ban với nhân sự kế toán BQT và giải thích các số liệu có liên quan chi phí quỹ bảo trì cho BQT khi có yêu cầu;
- Hỗ trợ cho Trưởng ban khu căn hộ thực hiện việc theo dõi thu chi đúng quy định;
- Soạn thảo văn bản, biểu mẫu, quy trình và lưu trữ hồ sơ của Phòng theo yêu cầu;
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp quản lý trực tiếp.
QUYỀN HẠN
- Tham mưu/ đề xuất các vấn đề liên quan đến chuyên môn phụ trách;
- Yêu cầu các bộ phận chốt số liệu báo cáo chính xác và kịp thời theo quy định;
- Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến công việc theo chỉ đạo của cấp quản lý trực tiếp.

a. Trình độ:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Kế toán.
b. Kinh nghiệm:
- Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm trong vị trí tương đương.
c. Kỹ năng:
- Kỹ năng giao tiếp;
- Kỹ năng đàm phán và thương lượng;
- Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc;
- Kỹ năng lập kế hoạch; soạn thảo văn bản;
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, lập báo cáo.
d. Yêu cầu khác:
- Cẩn thận, nhiệt tình;
- Khả năng học hỏi;
- Có tinh thần trách nhiệm, tích cực và chủ động trong công việc;
- Hòa đồng, trung thực;
- Khả năng chịu áp lực tốt;
- Tác phong chuyên nghiệp, tự tin;
- Tích cực tham gia các hoạt động của Phòng và Công ty;
- Tin học: Microsoft office, các phần mềm liên quan;
- Độ tuổi từ 22 - 25 tuổi.