Hành chính:
- Thực hiện, kiểm tra, giám sát công tác phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, vệ sinh môi trường nơi làm việc và các công tác nội chính khác .
- Trực lễ tân, nghe điện thoại, theo dõi chấm công, tập hợp đơn xin nghỉ phép, lý do nghỉ phép và ghi sổ ra vào của toàn bộ NV tại VP tại TPHCM
- Tiếp đón khách đến liên hệ làm việc tại văn phòng đại điện và chuyển tới bộ phận liên quan cần gặp.
Công tác văn thư- vận chuyển hàng hóa:
- Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thố ng công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan . Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết .
- Hàng tháng tổng hợp các chi phí , đối chiếu và đề xuất thanh toán như tiền điện nước , tiền internet , tiền điện thoại , chuyển phát nhanh, vận chuyển hàng hóa .
- Nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết.
- Theo dõi, thống kế về việc giao nhận hàng hóa, thư tín cho kinh doanh và các bô phận theo đúng quy định Công ty . Tìm xe giao nhận hàng hóa tiết kiệm chi phí khi gửi hàng cho vật tư , kinh doanh .
Công tác quản lý thiết bị, tài sản:
- Quản lý các máy móc, dụng cụ thuộc văn phòng công ty.
- Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty;
- Trực tiếp quản lý văn phòng phẩm .
- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng;
- Lập danh sách theo dõi, cập nhật chi tiết toàn bộ tài sản của Công ty đã và đang sử dụng tại VP
Công tác tuyển dụng:
- Đăng tuyển, sàn lọc hồ sơ ứng viên trên các trang tuyển dụng , các kênh miễn phí như facebook.
- Theo dõi và cập nhật hồ sơ CBCNV chi nhánh : thông tin nhân viên , làm hợp đồng thử việc.
- Lọc hồ sơ, tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn vòng I, Phối hợp Trưởng bộ phận sắp xếp tham gia phỏng vấn vòng II, Thông báo kết quả trúng tuyển. tiếp đón ứng viên, trao đổi hướng dẫn Nội quy, quy định Công ty,
Tính lương ,thưởng và công tác BHXH:
- Thực hiện công tác báo tăng , báo giảm bhxh và các giấy tờ thủ tục liên quan đến BHXH .
- Giải quyết các khiếu nại và thắc mắc về các chế độ chính sách và phúc lợi, quan hệ lao động.
- Theo dõi và kiểm soát quá trình thực hiện nội quy lao động của Công ty gồm: Nghỉ phép, nghỉ việc riêng không hưởng lương, điều động, bổ nhiệm.
- Lưu trữ các hồ sơ, các tài liệu liên quan đến việc thực hiện các thủ tục, chính sách nhân sự như: chấm dứt HĐLĐ, quản lý hồ sơ lao động, lưu hồ sơ lao động chi nhánh Công ty, cập nhật và lưu trữ, quản lý các file hợp đồng.
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến cơ quan nhà nước về lao động, hành chính.
- Chấm công,tổng hợp các báo cáo về doanh số,năng suất …để tính lương, thưởng hàng tháng.
Kế toán nội bộ:
- Thực hiện các công việc phát sinh khác theo sự chỉ đạo của GĐ.
- Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp.
- Lên sổ quỹ tiền mặt. Lập chứng từ theo dõi các chứng từ, nghiệp vụ phát sinh hàng ngày (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán);
- Theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ của chi nhánh.
- Cập nhật BTH đơn hàng hằng ngày .
- Lưu trữ sổ sách kế toán theo đúng quy định của Công ty.
- Theo dõi công nợ của khách hàng , chiết khấu ,chênh với các đơn hàng .
- Theo dõi và làm bảng đề xuất cuối tháng công nợ nhà cung cấp, các đơn vị gia công, in thêu .
- Đối chiếu công nợ vật tư, rà soát đối chiếu tạm ứng vật tư và hoàn ứng vật tư.
