A- HÀNH CHÍNH
Công tác văn thư, lưu trữ: Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty và chuyển cho các bộ phận có liên quan; Soạn thảo các văn bản nội bộ, văn bản hành chính theo yêu cầu của cấp trên. Lập và ghi chép sổ theo dõi công văn đi – đến, theo dõi văn bản nội bộ, theo dõi đóng dấu của Công ty. Trực tiếp quản lý con dấu và triển khai đóng dấu khi có yêu cầu theo đúng quy trình, quy định. Theo dõi, lưu giữ toàn bộ hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan, cẩm nang doanh nghiệp, hồ sơ, văn bản pháp lý của doanh nghiệp. Lưu giữ hồ sơ nhân sự, các thành tích khen thưởng/ vi phạm, báo cáo đào tạo, kế hoạch cá nhân, các quyết định có liên quan ... của nhân sự.2. Công tác lễ tân/ hậu cần: Tiếp nhận cuộc gọi đến, đón tiếp khách đến liên hệ công tác tại văn phòng; Sắp xếp, setup lịch họp; Là thư ký ghi chép nội dung một số cuộc họp nội bộ của Công ty khi được yêu cầu; Lên kế hoạch, sắp xếp, điều phối lịch đào tạo nội bộ của Công ty; Lên kế hoạch, chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức các sự kiện nội bộ: sinh nhật, liên hoan, hội nghị, khánh tiết, tâm linh ... của Công ty.3. Công tác quản lý tài sản, thiết bị: Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý, cấp phát tài sản, thiết bị, công cụ dụng cụ làm việc, tủ sách của doanh nghiệp tại văn phòng; Tổng hợp, lập danh sách mua VPP và các CCDC khác theo đề nghị của các Phòng Ban định kỳ hàng tháng và cấp phát Văn phòng phẩm đúng định mức được ban hành. Theo dõi, cập nhật tình hình sử dụng, tình trạng của thiết bị. Có kế hoạch bảo hành, bảo trì định kỳ. Kết hợp cùng các bộ phận liên quan tiến hành kiểm kê tài sản định kỳ.4. Theo dõi, quản lý các chi phí hành chínhTheo dõi, tổng hợp và làm thủ tục thanh toán các chi phí hành chính phát sinh hàng tháng như: cước điện thoại di động/ cố định/ hotline; phí chuyển phát nhanh; văn phòng phẩm; mực in, chi phí điện; nước; internet; chi phí thuê văn phòng/ thuê chỗ ngồi/ thuê kho, chi phí tiếp khách và tất cả các chi phí hành chính khác của văn phòng đảm bảo đúng lịch định kỳ, tránh gián đoạn dịch vụ.
B- CÔNG TÁC NHÂN SỰ
Tuyển dụng:
- Thực thi quy trình tuyển dụng, tiếp nhận và hướng dẫn công việc.
- Phối hợp cùng các bộ phận xây dựng định biên ngân sự, lập ngân sách nhân sự hàng năm.
- Theo dõi, tương tác, hỗ trợ nhân sự mới nhanh chóng hòa nhập, nắm bắt công việc.
- Theo dõi, đánh giá chất lượng và hiệu quả của hoạt động tuyển dụng định kỳ trên các kênh tuyển dụng.
- Lập kế hoạch và trực tiếp triển khai hoạt động tuyển dụng theo định biên.
Đào tạo:
- Phối hợp cùng các bộ phận xây dựng ngân sách, kế hoạch đào tạo chi tiết hàng tuần/tháng/quý/năm.
- Chịu trách nhiệm giám sát, điều phối kế hoạch đào tạo đúng lịch.
- Triển khai quy trình, hoạt động đào tạo nội bộ của Công ty.
- Theo dõi, đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo; đánh giá chất lượng nhân sự sau đào tạo.
- Phối hợp, biên soạn và tổng hợp tài liệu đào tạo của các Phòng/Ban.
C&B, BHXH:
- Lập, thực hiện và tuân thủ các điều khoản của HĐLĐ, HĐTV và các loại hợp đồng khác trong doanh nghiệp.
- Theo dõi, thực thi công tác BHXH, BHYT, BHTN và hoàn thiện thủ tục trích nộp hàng tháng.
- Thực hiện việc chấm công, hỗ trợ tính lương, thưởng và duy trì hệ thống phúc lợi của Công ty.
- Thực hiện các thủ tục đăng ký cấp MST cá nhân, MST người phụ thuộc cho NLĐ trong doanh nghiệp.
- Phối hợp xây dựng quy chế khen thưởng – kỷ luật để khuyến khích, tăng năng suất, hiệu của công việc.
- Thường xuyên cập nhật những thay đổi/ điều chỉnh của pháp luật về chính sách lao động tiền lương.
