- Phụ trách công tác Văn thư, Lưu trữ:
+ Nhận và tổng hợp báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng của các phòng/ ban báo cáo Ban Lãnh đạo; Tổ chức họp giao ban tuần, tháng và họp bất thường của Công ty;
+ Nắm bắt và cập nhật kịp thời các chương trình, kế hoạch công tác của Ban Lãnh đạo; Làm Thư ký các cuộc họp theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo và thực hiện các công việc khác khi được Ban Lãnh đạo giao;
+ Photo, Scan và lưu trữ hồ sơ, tài liệu nhằm phục vụ cho việc tra cứu, cung cấp dữ liệu trên server đồng thời đảm bảo hiệu quả, chính xác khi tìm kiếm và độ bảo mật.
+ Lưu trữ, vào sổ tất cả các văn bản đi, đến, các văn bản nội bộ, giấy tờ, tài liệu, hợp đồng, hồ sơ dự án, hồ sơ pháp lý của Công ty; Quản lý hệ thống văn bản thuộc hạng mục Dự án của công ty.
+ Kiểm tra, nhắc nhở, phát hiện sai phạm, lập biên bản thuộc khối dịch vụ
+ Tổng hợp, soát xét, trình Ban Lãnh đạo ký các văn bản, tài liệu;
+ Thực hiện soạn thảo và ban hành các văn bản, thông báo theo ý kiến chỉ đạo của Ban Lãnh đạo;
+ Cung cấp, phối hợp với các Khối/phòng/ban về các hồ sơ, giấy giới thiệu, tài liệu pháp lý… phục vụ các hoạt động chung của Công ty.
- Phụ trách công tác Quản lý tài sản, trang thiết bị tại Công ty:
+ Phối hợp với Khối Tài chính Kế toán định kỳ kiểm kê trang thiết bị, tài sản.
+ Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị ra vào Công ty và chỉ đạo Tổ an ninh công tác đảm bảo an toàn tài sản, trang thiết bị của Công ty.
+ Tổ chức lập kế hoạch, mua sắm, cấp phát, giám sát sử dụng văn phòng phẩm, máy móc, trang thiết bị. Quản lý, giám sát toàn bộ trang thiết bị, tài sản, cơ sở vật chất của công ty.
- Phụ trách công tác kiểm tra chi phí hành chính văn phòng và chi phí khác:
+ Kiểm soát các khoản chi phí định kỳ hằng tháng: tiền điện sinh hoạt, điện các nhà thầu, tiền rác thải, nước khoáng, biển quảng cáo, thanh toán thuê nhân công bảo vệ và chuyển Kế toán thực hiện thanh toán
- Phụ trách các công tác hành chính khác:
+ Thực hiện cấp phát thẻ ra vào cho các Nhà thầu; tổ đội và nhân công khối xây dựng;
+ Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện theo hợp đồng, đáp ứng các yêu cầu về pháp lý trong hoạt động môi trường như: Rác thải sinh hoạt, chất thải nguy hại, quan trắc môi trường, bảo vệ thực vật…tại dự án Vườn Vua;
+ Phối hợp với các Khối/phòng/ban chức năng xây dựng và phổ biến quy định của Công ty về An toàn lao động cho CBCNV và giám sát kiểm tra việc thực hiện An toàn lao động của CBCNV; kiểm tra vệ sinh và những hạng mục liên quan;
+ Phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các sự kiện nội bộ của Công ty.
- Phụ trách làm việc với cơ quan chức năng, cơ quan quản lý nhà nước địa phương, đối tác về các công tác hành chính: an ninh, PCCC, Công an kinh tế, điện lực, quy định về phòng chống dịch bệnh.
- Hành chính sự vụ: Báo suất ăn hàng ngày cho CBNV, báo suất ăn tăng ca tiến độ, tổng hợp bảng cơm theo tháng để làm lương. Đề xuất chanh đường theo tuần cho khối lao động nặng ngoài trời nắng. Chuẩn bị suất ăn nhẹ ngày lễ, sự kiện cho khối dịch vụ phục vụ khách.
