* Nhập – xuất kho :
- Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập / xuất hàng theo đúng quy định.
- Thực hiện việc nhập và xuất hàng theo Phiếu nhập- xuất từ phân xưởng ( hàng thành phẩm) và từ kế toán kho ( NVL) đảm bảo đúng chủng loại đủ số lượng.
- Nhận các chứng từ giao hàng, inbound, P/O, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển kế toán kho theo quy định.
- Đảm bảo việc theo dõi và cập nhật số liệu hàng hóa nhập – xuất kho trung thực, chính xác, nhanh chóng và kịp thời.
- Kiểm tra hàng hóa trước khi xuất kho, đặc biệt hàng thành phẩm xuất container phải được :
+ Hoạch định trước số container mỗi dự án.
+ Chuẩn bị hàng cho mỗi container vào ngày hôm trước.
+ Quét mã code của mỗi kiện hàng để hoàn thành bảng kê hàng hóa cho mỗi container và cho toàn bộ dự án.
* Theo dõi – báo cáo hàng hóa tồn kho
- Tất cả các NVL xuất/ nhập phải được kiểm soát chặt chẽ về chủng loại và số lượng để đảm bảo hàng nhập xuất không thiếu sót và thất thoát.
- Đặt thẻ kho đúng vị trí, cộng/ trừ thẻ kho khi nhập và xuất hàng.
- Nếu số lượng hàng hóa xuất / nhập biến động, phải báo cáo đề xuất thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.
- Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày, đôn đốc việc mua hàng để đảm bảo hàng tồn kho tối thiểu.
- Trực tiếp thực hiện hoạt động kiểm kê kho theo định kỳ tháng, quý, năm.
* Quản lý hàng hóa trong kho
- Sắp xếp các loại hàng hóa trong kho một cách ngăn nắp, khoa học đúng theo sơ đồ kho “ dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy”. Thực hiện đảo kho hằng quý, hằng năm.
- Tuyệt đối không để hàng hóa bị ướt, đổ ngã trong quá trình lưu trữ, kiểm tra và báo ngay tất cả các trường hợp có nguy cơ xảy ra rủi ro làm hư hỏng hàng hóa.
- Kiểm tra toàn bộ nhà kho về mái che, cửa cuốn, cửa sổ… đặc biệt vào mùa mưa, nếu phát hiện bị dột, bị tạt nước, bị hư hỏng phải báo cáo nay để bộ phận chức năng sửa chữa.
- Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa.
- Đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa khi lưu trữ trong kho.
- Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
- Với loại hàng có hạn sử dụng thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO (First In First Out)
- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho,
đảm bảo tất cả nhân viên kho tích cực tham gia 5S như một phần của công việc thường ngày.
- Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các kệ hàng tránh kệ bị gãy đổ…
* Các công việc khác :
- Lưu trữ các chứng từ liên quan đến công việc theo quy định. Cung cấp các báo cáo liên quan phần việc phụ trách theo yêu cầu của cấp quản lý.
- Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo, kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến.
- Học nghiệp vụ của vị trí các kho để đảm bảo công việc có thể thay thế cho nhau, hỗ trợ nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin kinh tế- tài chính.
- Thực hiện những công việc có liên quan khác theo phân công của Trưởng nhóm kho.
