Trực lễ tân và điện thoại cố định Văn phòng hoặc Dự án
- Tiếp nhận các cuộc gọi tới điện thoại cố định; Xử lý các vấn đề trong phạm vi/ thông tin được quyền chia sẻ hoặc chuyển tiếp cuộc gọi đến phòng/ban liên quan.
- Giám sát, kiểm tra giấy tờ của người ngoài Công ty ra/vào Văn phòng, kiểm soát hệ thống khóa cửa Văn phòng để đảm bảo an ninh, an toàn.
- Tiếp khách ra/vào: chào hỏi, tìm hiểu nhu cầu, báo cáo/liên hệ lãnh đạo/phòng/ban liên quan, hướng dẫn khách vào phòng chờ/phòng họp/thực hiện theo chỉ dẫn…; Hướng dẫn/ yêu cầu khách tuân thủ các quy trình an ninh/ ra vào tòa nhà/ Văn phòng.
Tiếp nhận, xử lý, thư từ, bưu phẩm:
- Lưu vào sổ thông tin tiếp nhận, chuyển phát thư từ - bưu phẩm hàng ngày.
- Tiếp nhận yêu cầu gửi thư, bưu phẩm đi từ lãnh đạo/CBNV và liên hệ đối tác để chuyển phát.
- Tiếp nhận thư, bưu phẩm chuyển đến Văn phòng và kịp thời chuyển tiếp tới lãnh đạo/phòng/ban/CBNV liên quan.
Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp và các sự kiện của Công ty (phối hợp với bộ phận Hành chính)
- Chuẩn bị hậu cần cuộc họp: thuê/ bố trí phòng họp; chuẩn bị bàn ghế/ flipchart/ thiết bị trình chiếu/ văn phòng phẩm/ nước uống/ hoa tươi…; sắp xếp tài liệu họp đã được phòng/ban chuyên môn chuẩn bị.
- Chuẩn bị hoa tươi Văn phòng hàng tuần (Đối với LT tại VP Công ty)
- Chuẩn bị trà nước, đồ ăn/uống nhẹ hàng ngày theo quy định nội bộ/ yêu cầu của lãnh đạo hoặc đáp ứng nhu cầu tiếp khách đến giao dịch/ liên hệ công tác.
- hoặc Dự án
- Phối hợp công tác chuẩn bị, tổ chức các sự kiện lễ tân, khánh tiết, hoạt động chung của Công ty.
Công tác mua sắm/ chi tiêu Văn phòng/Dự án và quản lý dịch vụ thuê ngoài thường xuyên
- Thống kê, lập báo cáo về tình hình mua sắm, chi tiêu, sửa chữa, bảo trì trang thiết bị, dụng cụ Văn phòng…
- Đề xuất và thực hiện mua sắm dụng cụ, văn phòng phẩm và cấp phát cho các phòng/ban/CBNV đáp ứng nhu cầu công việc;
- Đề xuất thanh toán và thực hiện mua sắm/chi tiêu của Văn phòng theo quy định.
- Quản lý khối lượng, kiểm tra, giám sát chất lượng dịch vụ dọn dẹp vệ sinh và chăm sóc cây xanh Văn phòng… đảm bảo xanh-sạch-đẹp;
- Liên hệ in ấn và quản lý hiện vật các ấn phẩm, vật phẩm phục vụ giao dịch đối ngoại, dịp lễ, Tết.
- Quản lý dịch vụ và phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng như: internet, bảo trì máy tính, photocopy, in vật phẩm/ ấn phẩm… đảm bảo tính kịp thời, liên tục.
- Liên hệ đặt vé máy bay, phòng khách sạn, thuê xe… phục vụ lãnh đạo/ CBNV đi công tác.
Các công việc khác:
- Công việc hỗ trợ khác đối với công tác hành chính quản trị theo phân công của Giám đốc Khối.
- Thông báo các quy định, chính sách mới của Công ty cho toàn thể CBNV.
- Cập nhật, lưu trữ thông tin của khách hàng, đối tác quan trọng (lịch đối ngoại định kỳ: sinh nhật…)
- Theo dõi chấm công, phép cho NLĐ theo quy định của Công ty đối với Hành chính dự án
- Tiếp nhận thông tin từ Ban quản lý Tòa nhà và gửi thông báo liên quan tới lãnh đạo/CBNV.
- Nhắc nhở, đôn đốc CBNV tuân thủ các nội quy của Công ty.
