* Thực hiện các thủ tục check in cho khách
- Cung cấp thông tin về các dịch vụ hiện có tại khách sạn như ăn uống, spa, giặt ủi, v.v.
- Chào đón khách với thái độ niềm nở, lịch sự và chuyên nghiệp.
- Xác nhận thông tin đặt phòng (trường hợp khách đã đặt phòng trước đó). Trong trường hợp khách chưa đặt phòng, tiếp tân khách sạn sẽ kiểm tra danh sách phòng trống và trực tiếp tư vấn về hạng phòng, giá phòng, hình thức thanh toán, tiện ích, v.v.
- Yêu cầu khách cung cấp căn cước, hộ chiếu để thực hiện thủ tục nhận phòng.
- Nhập các thông tin lưu trú của khách hàng một cách chính xác.
- Hướng dẫn và gọi nhân viên hỗ trợ mang hành lý đến phòng của khách.
* Tư vấn và giới thiệu các dịch vụ khách sạn cho KH & Hỗ trợ KH đang lưu trú tại khách sạn
- Giới thiệu với khách các sự kiện lễ hội đang diễn ra tại địa phương, một số địa điểm tham quan, các cửa hàng tiện lợi, quán ăn ngon, v.v.
- Giữ hộ chìa khoá khi khách có nhu cầu.
- Xử lý các cuộc gọi đến phòng khách và gọi đi của khách.
- Nhận/gửi bưu phẩm, thư từ, lời nhắn, fax của khách.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện yêu cầu chuyển phòng cho khách, giải quyết các yêu cầu, khiếu nại từ khách hàng.
- Bảo quản tài sản của khách hàng khi được nhận gửi.
* Check out cho khách
- Kiểm tra và xác nhận lại với khách hàng các dịch vụ mà họ đã sử dụng trong thời gian lưu trú.
- Hỏi khách về mức độ hài lòng đối với khách sạn.
- Nhận lại thẻ phòng/chìa khoá từ khách hàng.
- Trả lại khách các giấy tờ như căn cước hoặc hộ chiếu đúng tên, đúng phòng.
- Thông báo với khách số tiền cần phải thanh toán, thực hiện các thủ tục thanh toán và in hoá đơn cho khách.
- Liên hệ với bộ phận kiểm tra phòng khách: Việc sử dụng minibar, tình trạng các thiết bị, v.v. và kiểm tra xem khách có để quên thứ gì đó không, gửi trả lại nếu có.
- Cảm ơn và chào tạm biệt khách.
* Các công việc khác
- Công việc cuối ca: Lưu các thông tin quan trọng trong ca làm việc hoặc yêu cầu cần thực hiện cho khách vào sổ bàn giao công việc; Ghi chú lại các thông tin cần thiết và dán ở nơi dễ thấy để nhân viên ca sau thực hiện; Bàn giao đồ đạc, tiền đặt cọc, tiền quỹ cho lễ tân ca sau.
- Vệ sinh khu vực lễ tân và chuẩn bị kết thúc ca làm việc.
- Hoàn thành các báo cáo được giao.
- Tham gia các khóa huấn luyện nâng cao nghiệp vụ
- Hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới, nhân viên thực tập khi được quản lý phân công.
- Sắp xếp các hồ sơ lưu trú, giấy tờ liên quan đến công việc của lễ tân.
- Tham gia các cuộc họp trong bộ phận, nhận xét và phản hồi về tình hình khách hàng cũng như phản hồi về chất lượng dịch vụ.
- Cập nhật tình trạng phòng, lưu trữ hồ sơ khách.
