Dựa vào bảng danh sách đặt phòng hàng ngày, nắm các thông tin cần thiết, liên hệ với bộ phận buồng phòng để chắc chắn phòng đã sẵn sàng, chú ý những phòng có yêu cầu đặc biệt: honey moon, phòng khách VIP...
– Thực hiện check- in theo tiêu chuẩn của khách sạn:
+ Hướng dẫn khách điền và ký vào mẫu đăng ký xác nhận lưu trú tại khách sạn.
+ Thông báo cho khách biết về thời gian ăn sáng, các dịch vụ của khách sạn, các dịch vụ du lịch liên quan: đặt tour, cho thuê xe,...
+ Hỏi mượn chứng minh thư/ căn cước công dân (khách Việt), Passport (khách nước ngoài) và làm thủ tục nhận tiền đặt cọc, thanh toán.
+ Chào khách.
+ Hỏi tên khách đặt phòng, xác nhận thông tin phòng, dịch vụ đã đặt. Với khách walk- in, giới thiệu phòng còn trống để khách lựa chọn.
– Tư vấn, giới thiệu khách sử dụng dịch vụ của các đơn vị liên kết: cho thuê xe, đặt tour, mua vé tham quan...
– Giữ hộ chìa khóa khi khách có nhu cầu ra ngoài.
– Sắp xếp CMT/ CCCD/ Passport của khách theo đúng thứ tự phòng, thực hiện việc đánh dấu cần thiết để tránh trả nhầm cho khách.
– Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện yêu cầu chuyển phòng cho khách.
– Nhận báo thức khách theo yêu cầu.
– Thực hiện khai báo thông tin tạm trú và hoàn tất hồ sơ khách.
– Hỗ trợ khách đặt vé máy bay, tàu hỏa, đặt phòng khách sạn ở điểm đến kế tiếp... và xác nhận, thay đổi thông tin lịch trình khi cần thiết.
– Bảo quản tiền và tư trang khi khách gửi.
– Nhiệt tình cung cấp cho khách các thông tin cần thiết: sự kiện diễn ra tại địa phương; các điểm đến tham quan; số điện thoại – địa chỉ ngân hàng, đại sứ quán; địa chỉ tin cậy ; giá cả một số mặt hàng...
– Nhận – gửi bưu phẩm, thư từ, fax của khách.
– Giới thiệu khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn: ẩm thực, dịch vụ văn phòng, .......
– Phối hợp với bộ phận liên quan giải quyết các yêu cầu, phàn nàn – khiếu nại của khách.
– Gần đến giờ check- out, nhân viên lễ tân liên lạc với các bộ phận trong khách sạn nhận liên phiếu sử dụng dịch vụ của khách để ghi nhận thông tin vào hồ sơ thanh toán.
– Xử lý các cuộc gọi đến phòng khách và gọi đi của khách.
– Thực hiện check- out theo tiêu chuẩn khách sạn:
+ Chào khách ra về.
+ Ghi nhận thông tin kiểm tra từ bộ phận Housekeeping, cập nhật dữ liệu vào sổ chi tiêu của khách.
+ Liên hệ bộ phận buồng phòng thực hiện việc kiểm tra phòng khách: sử dụng minibar, tình trạng của các thiết bị – dụng cụ...
+ Xác nhận lại với khách những dịch vụ đã sử dụng trong thời gian lưu trú.
+ Trả lại CMT/ CCCD/ Passport cho khách theo đúng tên, đúng phòng.
+ Thông báo số tiền khách cần thanh toán, thực hiện thủ tục thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng... và in hóa đơn cho khách.
+ Nhận lại chìa khóa/ thẻ vào phòng từ khách.
+ Trong thời gian chờ thông tin kiểm tra phòng, lễ tân chủ động thăm dò cảm nhận của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn, chất lượng dịch vụ như thế nào...
– Thực hiện quy trình Check- out nhanh cho những phòng khách yêu cầu.
