1 Thực hiện quy trình check- in
Cập nhật thông tin đặt phòng từ phòng kinh doanh. Đối chiếu các thông tin rõ ràng chính xác, hình thức thanh toán, chính sách giá, cơ cấu khách hàng, đối tượng khách..
Lưu giữ CCCD/ Passport của khách theo đúng thứ tự phòng, thực hiện việc đánh dấu cần thiết để tránh trả nhầm cho khách.
Thực hiện quy trình check- in theo tiêu chuẩn của khách sạn:
Cập nhật thông tin cá nhân của khách đầy đủ vào trong hệ thống phần mềm khai báo lưu trú và phần mềm quản lý khách sạn nhanh chóng chính xác.
Dựa vào bảng danh sách đặt phòng hàng ngày, nắm các thông tin cần thiết liên quan đến việc đặt phòng, liên hệ với Bộ phận buồng phòng để chắc chắn phòng đã sẵn sàng (chú ý những phòng có yêu cầu đặc biệt: honey moon, phòng khách VIP…)
2 Tư vấn, bán dịch vụ cho khách
Tư vấn, giới thiệu khách sử dụng dịch vụ của các đơn vị liên kết của Thương hiệu Đôi Dép như: đặt tour, mua vé tham quan du lịch, mua hàng lưu niệm- đặc sản…
Luôn cập nhập, giới thiệu sản phẩm dịch vụ của hệ thống cho khách hàng nắm khi khách hàng chờ sảnh hoặc nhạy bén trong bất kỳ hoàn cành nào khách có nhu cầu cần tư vấn.
Giới thiệu, bán chéo các sản phẩm, giới thiệu các điểm đến của Thương hiệu Đôi Dép. Xin thông tin liên hệ gửi về phòng kinh doanh khi cần hỗ trợ kịp thời cho khách hàng.
Tư vấn, giới thiệu khách sử dụng các dịch vụ hiện có tại khách sạn: ẩm thực, dịch vụ văn phòng, spa, gym, showroom, tea- coffee..
3 Phục vụ khách trong thời gian lưu trú
Nhiệt tình cung cấp cho khách các thông tin cần thiết: sự kiện diễn ra tại địa phương, các điểm đến tham quan, số điện thoại- địa chỉ ngân hàng…
Phối hợp với bộ phận liên quan giải quyết các yêu cầu, phàn nàn- khiếu nại của khách
Hỗ trợ khách đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn ở điểm đến kế tiếp trong Chuỗi Sandals Hotels và xác nhận, thay đổi thông tin lịch trình khi cần thiết.
4 Thực hiện quy trình check- out
Thực hiện quy trình check- out theo tiêu chuẩn khách sạn
Liên hệ với Bộ phận buồng phòng thực hiện việc kiểm phòng: sử dụng minibar, tình trạng của các thiết bị- dụng cụ…
Trả lại CCCD/ Passport cho khách theo đúng tên, đúng phòng.
Thông báo số tiền khách cần thanh toán, thực hiện thủ tục thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng… và in hóa đơn cho khách.
Trong thời gian chờ thông tin kiểm tra phòng, chủ động thăm dò cảm nhận của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn, chất lượng dịch vụ…
Xác nhận lại với khách những dịch vụ đã sử dụng trong thời gian lưu trú. Cập nhật mọi chi phí vào bill tổng cho khách.
5 Các công việc khác
Theo dõi các hoạt động trên trang web/facebook Công ty
Không cười đùa, nói lớn tiếng, cãi vã, ăn uống, đứng sai vị trí tại sảnh.
Làm đặt phòng, đặt cọc, sắp xếp phòng trên phần mềm.
Tham gia các hội nghị, hội thảo, các khóa đào tạo về nghiệp vụ khi có yêu cầu.
Luôn quan sát và chủ động chào hỏi, nở nụ cười thân thiện gần gũi khi gặp khách hàng. Chào theo phong cách của Thương hiệu Đôi Dép.
Kiểm tra văn phòng phẩm cần mua đưa kế toán vào ngày 20 hàng tháng.
Kiểm tra, trả lời email, gửi hợp đồng và bảng báo giá cho khách hàng, đại lý và các công ty.
Báo cáo công việc và chấp hành sự phân công công việc từ cấp trên.
Kiểm tra kho, công dụng cụ làm việc theo yêu cầu của Cấp trên.
Luôn nhớ tên và nhận dạng khách VIP.
Các dịp lễ, tết có nhiệm vụ cùng chung sức, đưa ra ý tưởng setup để khách sạn sinh khí đón khách hàng vào mỗi dịp đó. Cơ hội để gắn kết, khả năng team work ( không tính toán thời gian tăng ca, sẽ do Quản lý khách sạn cân nhắc).
Chuẩn bị và cân đối bảng báo cáo tiền mặt và deposit tất cả khoản tiền giao dịch và hóa đơn vào cuối ca làm việc để bàn giao
Luôn kịp thời phản hồi, xử lý thông tin, báo cáo công việc theo quy định trên các hội, nhóm Zalo, mail, hotline theo thông tin chính xác, nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Luôn cập nhật mọi sự góp ý của khách và mọi thông tin cần thiết vào logbook.
Giữ gìn hình ảnh, ngoại hình sáng, đảm bảo các tiêu chí khi đứng vị trí trực sảnh của khách sạn. Biết ngoại giao trao đổi với khách hàng về các vấn đề liên quan khách sạn và thông tin cần thiết từ khách hàng.
Làm vệ sinh khu vực làm việc, quầy lễ tân trước, trong và chuẩn bị kết thúc ca.
Hỗ trợ khách trong mọi tình huống đảm bảo khách có được sự thoải mái và hài lòng nhất .
Chỉnh giá, theo dõi đóng phòng, mở phòng của booking, traveloka, mytour…
Đảm bảo thẻ từ phòng, tầng, tài sản khách gởi, chứng minh nhân dân khách, sổ giao ca ( logbook ) vào cuối ca làm việc để bàn giao.
Luôn duy trì sự yên tĩnh tại khu vực lễ tân.
Kiểm tra công nợ các Đơn vị trong hệ thống Đôi Đép, các trang online: mytour, chudu24, traveloka, booking.com…
Không có hành vi gian lận, cấu kết và làm thất thoát tài chính của Công ty.
Luôn duy trì sảnh đảm bảo các tiêu chí set up sảnh mà Quản lý khách sạn đã bàn giao và hướng dẫn
Thực hiện đúng nội quy, quy định văn hóa của Công ty ban hành.
Thực hiện đúng các biểu mẫu, quy trình trong Bộ phận Lễ tân mà Công ty ban hành.
Tham gia các cuộc thi để nâng cao nghiệp vụ, đánh giá sàng lọc nhân viên không đảm bảo tiêu chí phục vụ khách hàng.
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp trong Bộ phận và với các Bộ phận khác trong Công ty.
Phối hợp với các Bộ phận liên kết, hỗ trợ khi nhận nhiệm vụ từ Cấp trên.
29 Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.
