Tiếp đón và hướng dẫn khách hàng
- Đối với bệnh nhân thì hướng dẫn lên lầu 2 gặp quầy phân lọc bệnh bốc số thứ tự và hướng dẫn thủ tục khám bệnh.
- Tiếp đón các bác sĩ đến hội chẩn tại viện, mời các khoa phòng có liên quan xuống đưa bác sĩ lên khoa. Sau khi kết thúc công việc liên hệ phòng Hỗ trợ vận hành điều xe đưa bác sĩ về.
- Chào hỏi khách hàng: nhân viên lễ tân phải niềm nở chào đón và tìm hiểu nhu cầu của khách khi đến liên hệ.
- Đối với khách hàng khi có than phiền và khiếu nại, mời tổ công tác xã hội tiếp chuyện và giải quyết
- Nhận thông tin, yêu cầu từ khách hàng khi đến giao dịch, khám bệnh.
- Liên hệ với các phòng ban để xác nhận có khách đến làm việc.
- Một số trường hợp đặc biệt như khách của chủ đầu tư, quan chức chính phủ: hướng dẫn khách đến phòng đợi, mời nước và thông báo cho đương sự biết.
Trực tổng đài điện thoại
- Quản lý 2 máy tổng đài điện thoại:
- Gọi xe taxi, grapcar, grapbike…. giúp cho bệnh nhân, khách hàng và bác sĩ khi có yêu cầu.
- Cung cấp số điện thoại của các phòng ban, bộ phận cho các khoa phòng khi họ có nhu cầu gọi nhưng không biết số.
- Nhận tất cả các cuộc gọi từ ngoài vào và chuyển đến bộ phận khách hàng cần gặp.
- Trả lời các cuộc gọi nội bộ trong bệnh viện và chuyển máy đến khoa phòng khi có yêu cầu hoặc chuyển line ra bên ngoài.
Tiếp nhận, xử lý thư từ, công văn.
- Liên hệ với công ty dịch vụ để giải quyết các vấn đề phát sinh khi thư từ bị thất lạc.
- Tiếp nhận thư từ, bưu phẩm từ các khoa/ phòng và liên hệ dịch vụ chuyển phát để chuyển văn thư theo yêu cầu.
- Nhận thư từ, bưu phẩm, công văn, báo chí và phân phát cho các khoa/ phòng.
- Lập sổ theo dõi giao nhân thư từ với các cá nhân, bộ phận và phòng ban tránh để xảy ra sai sót.
• Tiếp nhận hoa, quà các cơ quan gửi tặng bệnh viện.
- Nhận hoa, quà chúc mừng của các công ty, cơ quan gửi tặng bệnh viện và thông tin đến các phòng ban nhận thông tin.
Sắp xếp, vệ sinh khu vực làm việc
- Hàng ngày trước khi bắt đầu làm việc và sau khi kết thúc công việc cần sắp xếp nơi làm việc cho gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp
