- Căn cứ theo nhu cầu mua hàng đã được duyệt liên hệ với các NCC để lấy báo giá, lập bảng so sánh giá và các điều khoản thương mại có liên quan, sau đó đưa ra đề xuất và trình chọn NCC phù hợp;
- Phối hợp với nhà máy rà soát số lượng tồn kho/xuất kho hàng tuần và lên nhu cầu mua hàng dự kiến cho 02 tháng tiếp theo;
- Kiểm tra nội dung hợp đồng và các chứng từ liên quan (VD: giấy chứng nhận chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế, tài liệu chứng minh năng lực,các yêu cầu khác của kinh doanh…);
- Theo dõi tiến độ giao hàng và xuất trình BCT của các NCC. Trước khi hàng hóa cập cảng, NV mua hàng NK phải cung cấp BCT kèm thông báo dự kiến hàng đến cho Công ty Dịch vụ lên Tờ khai Hải quan;
- Xử lý nhanh và hợp lý các sự cố phát sinh trong quá trình mua hàng;
- Thực hiện báo cáo ngày, báo cáo tuần;
- Kiểm tra tờ khai nhập và truyền tờ khai chính thức, chuyển Tờ khai kèm chứng từ gốc (invoice, packing list, B/L…) cho Dịch vụ thông quan;
- Cập nhật ngay khi có phát sinh đơn hàng để P.TCKT kịp thời xử lý;
- Chuyển kế hoạch kéo hàng về kho cho công ty vận chuyển và phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có);
- Theo dõi thủ tục thông quan, can thiệp ngay khi có vấn đề phát sinh lưu cont- lưu bãi, báo cáo ngay Trưởng phòng khi phát sinh để giải quyết kịp thời (hạn chế phát sinh chi phí);
- Nhập dữ liệu đơn đặt hàng/Hợp đồng vào hệ thống và trình duyệt đơn đặt hàng/Hợp đồng. Sau đó gửi Hợp đồng/PO đã ký xác nhận cho NCC để đặt hàng;
- Nhận tờ khai gốc từ Dịch vụ, cập nhật tỷ giá USD và các chi phí (phí DO, Handing, THC, CIC, các loại phí khác,…) vào PO trên hệ thống SAP trước khi chuyển cho kế toán lưu trữ và trước khi hàng hóa được đưa về nhà máy nhập kho;
- Đánh giá NCC qua từng đơn hàng, đánh giá NCC theo chu kỳ ( 6 tháng/ lần). Luôn tìm kiếm và phát triển các NCC/ sản phẩm mới để đảm bảo nguồn cung cho Nhà máy và tối ưu chi phí mua hàng;
- Đối chiếu công nợ, lập kế hoạch thanh toán và dự trù kinh phí;
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng BP và BLĐ.
