Thực hiện các thủ tục mua hàng và hồ sơ thanh toán cho NCC theo đúng quy trình, quy định và chính xác căn cứ thông tin tiếp nhận:
- Theo dõi tiến độ giao hàng của NCC, đôn đốc khi cần và phối hợp với BPSD, kho hàng kiểm tra hàng về, kết quả giao nhận hàng thực tế;
- Cập nhật thông tin hàng hóa và các vấn đề phát sinh, báo cáo kết quả thực hiện PO kịp thời, đầy đủ, chính xác cho các cấp quản lý.
- Phân loại HHDV cần mua để có phương án mua đúng từ đầu và hiệu quả: Tìm kiếm nguồn hàng, tìm kiếm NCC nếu là HHDV phát sinh mới; Hoặc nhận báo giá, kiểm ra và lập bảng so sánh giá, đề xuất mua nếu là HHDV mua lặp lại hoặc đã có NCC truyền thống;
- Tiếp nhận và tìm hiểu rõ yêu cầu mua [Bảng KHCV, PR, đề xuất].
- Kịp thời gửi thông tin đến các bên liên quan để phối hợp công việc [BPSD, kho hàng, phòng/ban chức năng v….]: Gửi Thông báo lệnh mua hàng cho NM, hợp đồng, PO, đề xuất ….
- Đám phán giá với các NCC để có giá mua và điều kiện mua tốt nhất; Lập, trình duyệt các chứng từ mua hàng và trình cấp quản lý [Bảng so sánh giá, đề xuất, hợp đồng……];
- Liên hệ, trao đổi với các BPSD hoặc phòng/ban chức năng để được hỗ trợ làm rõ yêu cầu HHDV [nếu có];
- Thực hiện các chứng từ mua trên BPM; Gửi Hợp đồng cho NCC và theo dõi nhận lại hồ sơ có xác nhận của NCC;
Giải quyết Than phiền/ Khiếu nại NCC/ Đánh giá NCC:
- Dự phòng rủi ro khi nhận báo giá, đám phán mua HHDV với NCC;
- Tìm hiểu rõ chính sách bảo hàng/ đổi trả hàng v.v…; Tiếp nhận than phiền/ khiếu nại của BPSD chuyển NCC kịp thời; Theo dõi quá trình thực hiện của NCC, đôn đốc, can thiệp kịp thời khi cần để bảo đảm NCC phải thực hiện đúng trách nhiệm họ đã cam kết;
- Yêu cầu, giám sát NCC cải thiện tình trạng giao hàng đúng số lượng, đúng thời gian và giải quyết triệt để sự cố chất lượng.
- Ghi nhận kết quả giao nhận HHDV của NCC từng lần; chủ động thu thập y kiến đóng góp của BPSD để có cơ sở đánh giá NCC, tìm cơ hội cải tiến công việc;
Thực hiện hồ sơ thanh toán cho NCC:
- Lập hồ sơ thanh toán đúng, đủ theo quy định, rõ ràng và minh bạch và trình duyệt đúng hạn, không chậm trễ;
- Kiểm tra tiến độ thanh toán cho NCC, báo cáo cấp quản lý ngay khi được yêu cầu hoặc giải đáp các thắc mắc của NCC [nếu có].
- Gửi HSTT file cứng đến PKT và giải thích rõ khi có yêu cầu;
- Nhận, kiểm tra đối chiếu chứng từ mua với BPSD và NCC; Bảo đảm tính chính xác của chứng từ trước khi hạch toán thông tin lên BPM;
Quản lý thông tin mua hàng và thanh toán. Thực hiện báo cáo:
- Nhận định rõ vấn đề trong công việc, nỗ lực thực hiện và phải báo cáo kịp thời, rõ ràng lên cấp quản lý để được hỗ trợ xử lý các vướng mắc, phát sinh để bảo đảm hiệu quả công việc cá nhân và của MHN;
- Lập báo cáo theo form mẫu, theo định kỳ hoặc ngay khi được yệu cầu để phục vụ công việc của MHN VASG.
- Chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ mua file cứng và file mềm đúng quy định và đầy đủ; sắp xếp hồ sơ lưu khoa học giúp dễ truy tìm, tham khảo ngay khi cần;
