Quản lý các tài liệu và hồ sơ mua hàng theo đúng quy trình mua hàng
Lập đề nghị mua hóa chất, thuốc nhuộm
Thông tin thời điểm hàng về kho cho các bộ phận có liên quan. Cập nhật lịch giao hàng vào file “NHẬP HÀNG” trong PUBLIC FOLDERS/ALL PUBLIC FOLDERS chương trình MICROSOFT OUTLOOK.
Khi tiến hành mua hàng phải thông qua và được sự đồng ý về chất lượng và giá cả của Tổng Giám Đốc hoặc Người được ủy quyền. Đơn đặt hàng/hợp đồng phải có đầy đủ chữ ký, đóng dấu xác nhận của bên mua và bên bán để làm căn cứ triển khai quá trình mua hàng.
Yêu cầu nhà cung cấp hóa chất cung cấp tài liệu an toàn hóa chất (MSDS) và cung cấp thông tin cập nhật khi có thay đổi hoặc hết hiệu lực, đảm bảo tình trạng MSDS luôn đầy đủ và đúng thông tin trước khi nhập hàng về kho. Cập nhật đầy đủ thông tin của MSDS vào phần mềm theo dõi MSDS và lưu trữ.
Thực hiện việc quản lý thông tin hóa chất bao gồm cập nhật thông tin MSDS, số Cas, hóa chất nào được mua, hóa chất nào không.
Tham gia các kỳ đánh giá (audit) và cuộc họp với nhà cung cấp, khách hàng khi có yêu cầu
Lập đề nghị thanh toán tiền đặt cọc hoặc tiền đợt 1 hoặc trả trước cho nhà cung cấp (nếu có), trình duyệt đề nghị và thông tin đến các bộ phận liên quan, theo dõi việc triển khai thanh toán.
Theo dõi, cập nhật danh mục nhà cung ứng chính thức.
Giải quyết các vấn đề về số lượng, chất lượng hóa chất mua vào và theo dõi việc trả lại hàng, đổi lại hàng, thu lại tiền nếu đã thanh toán cho nhà cung cấp khi hàng hóa không đạt chất lượng hoặc thiếu số lượng.
Cập nhật các luật định liên quan đến sản phẩm mua của công ty và xuất nhập khẩu để đảm bảo việc tuân thủ còn hiệu lực.
Là đầu mối trực tiếp thương lượng giá, thỏa thuận các điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp
Tiến hành mua sợi cho đơn hàng phát triển theo yêu cầu của RD- Tiếp thị…
Lập và trình ký hồ sơ nhà cung cấp được chọn theo quy trình đánh giá nhà cung cấp
Liên hệ nhà cung cấp cũ hoặc tìm kiếm nhà cung cấp mới, lấy báo giá và mẫu, chuyển cho các bộ phận liên quan và so sánh lựa chọn để có nhà cung cấp phù hợp đối với mặt hàng mới thử nghiệm, mặt hàng thay thế.
Định kỳ hàng tháng cập nhật KPI cá nhân, gửi fore cast và đánh giá các nhà cung cấp, báo cáo Trưởng BP mua hàng/Trưởng phòng KH kết quả đánh giá và đề xuất biện pháp thích hợp nhằm cải tiến hoạt động mua hàng.
Theo dõi, hối thúc tiến độ của nhà cung cấp để đáp ứng tiến độ giao hàng yêu cầu
Cập nhật thông tin kế hoạch mua hàng trên chương trình KHSX_THT
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng BP Mua hàng/ Trưởng phòng Kế hoạch
