Mục đích:
Để phục vụ khách hàng bằng cách chịu trách nhiệm quản lý quan hệ thương mại cho một nhóm khách hàng xác định và chủ động liên lạc với các phòng ban khác trong Công ty (phòng Bán hàng, Cung ứng, Nhà máy Gò Dầu & Hải Phòng, v.v.) nhằm đảm bảo rằng toàn bộ các dịch vụ của Công ty được triển khai phù hợp với nhóm khách hàng.
CHI TIẾT CÔNG VIỆC:
Xử lý hồ sơ cho sản phẩm nhập khẩu:
Mở LC và phối hợp với bộ phận Tài chính để sắp xếp kế hoạch thanh toán.
Đảm bảo thông quan suôn sẻ trước khi tàu đến.
Phối hợp với nhà cung cấp đảm bảo quá trình bơm hàng tại nước xuất khẩu diễn ra suôn sẻ, đúng quy định.
Xin giấy phép nhập khẩu hàng tiền chất và theo dõi quá trình duyệt PEN của Cục Ma túy hai nước.
Kiểm tra và xác minh hóa đơn trong SAP qua MIRO, đảm bảo GR/IR cân bằng.
Phối hợp với chủ tàu Thái Lan/Trung Quốc có tàu do TSV thuê và chỉ định tàu cho các nhà cung cấp, quản lý hành trình tàu.
Khiếu nại bảo hiểm cho trường hợp thiếu hàng.
Theo dõi tình trạng lô hàng, kiểm tra chứng từ để đảm bảo chính xác và suôn sẻ.
Gửi chứng từ nhập khẩu mềm cho các bộ phận liên quan (Loading Master, Stock Controller, Lab,...).
Kiểm tra với đại lý tàu nếu tàu được chỉ định bởi nhà cung cấp được chấp nhận tại cảng bơm hàng và cảng nhận hàng; thông báo cho cảng Gò Dầu và Hải Phòng về tàu sắp đến.
Thực hiện các bước khai báo hải quan sau khi nhận hàng: khai báo lại, xin C/O D/E/AK, yêu cầu hoàn thuế nhập khẩu,...
Cung cấp chứng từ cho kế toán để thanh toán đúng hạn, đúng giá trị lô hàng.
Mua bảo hiểm cho các lô hàng có điều kiện giao FOB, CFR,...
Gửi hồ sơ yêu cầu hàng hóa cho phòng Tài chính.
Khai báo hóa chất, đăng ký nhập khẩu với Bộ Công Thương và chuẩn bị hồ sơ tái áp dụng.
Theo dõi lịch vận chuyển, yêu cầu nhà cung cấp gửi chứng từ, phối hợp forwarder vận chuyển hàng về kho/bến đúng hạn để giảm chi phí.
Xử lý chứng từ cho sản phẩm xuất khẩu:
Phối hợp với đội vận hành đảm bảo bốc hàng, thông quan xuất khẩu hoàn tất suôn sẻ.
Theo dõi và cập nhật tình trạng đặt chỗ, lịch trình tàu cho khách hàng và các bên liên quan.
Mua bảo hiểm cho các lô hàng CIF.
Xin CO form D cho hàng sản xuất (nếu cần).
Làm việc với đại lý/chủ tàu để kiểm tra chi phí vận chuyển và dịch vụ dựa trên incoterms.
Theo dõi khách hàng để đảm bảo thanh toán đúng hạn.
Xin giấy phép xuất khẩu cho hàng tiền chất.
Xử lý chứng từ cho sản phẩm mua nội địa:
Gửi kế hoạch thanh toán cho phòng Tài chính.
Gửi thông tin đến các bộ phận liên quan: kho, logistics, Lab.
Theo dõi kế hoạch giao hàng, đảm bảo hàng hóa được giao hợp lệ.
Ký hợp đồng mua bán và COA cho hàng mới mua.
Xác minh hóa đơn trong SAP qua MIRO, đảm bảo GR/IR cân bằng.
Nhiệm vụ khác:
Thu thập Thẻ kiểm soát kinh doanh hóa chất độc hại đã ký hàng tháng.
Đầu mối SAP cho module SD.
Chuẩn bị báo cáo nhập – xuất – tồn cho sản phẩm theo yêu cầu của dự án hoặc cơ quan nhà nước.
Đảm bảo hoàn thành các hoạt động chốt sổ cuối tháng đúng hạn, chính xác.
Phối hợp với bộ phận Tài chính cung cấp hồ sơ cho kiểm toán viên bên ngoài.
Kiểm tra hàng tồn kho cuối quý tại nhà máy và kho.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Purpose:
To serve customers by taking responsibility for commercial relationship management for a defined group of customers and proactively liaising with other departments within the Company (Commercial team, Supply Chain, Go Dau & Hai Phong terminals, etc.) to ensure that the full range of Company services are deployed in line with customer segmentation.
DETAILED RESPONSIBILITIES:
Handle documentation for import products:
Based on shipping schedules, chase suppliers for shipping documents and follow up with forwarders for timely delivery to minimize cost.
Apply for import license for narcotic- related products and follow PEN approval process of both exporting and importing countries.
Verify invoices and perform invoice verification in SAP via MIRO; ensure GR/IR is balanced.
Process chemical declarations, register importation with MOI, and prepare for re- application.
Ensure customs clearance is completed before vessel arrival.
Purchase insurance for shipments under FOB, CFR incoterms, etc.
Check with agents if nominated vessels by suppliers are acceptable at loading/discharge ports; inform Go Dau and Hai Phong Terminals of incoming vessels.
Send soft import documents to related departments (Loading Master, Stock Controller, Lab, etc.).
Coordinate with Thai/Chinese ship owners whose vessels are chartered by TSV and nominate vessels to suppliers; manage vessel itinerary.
Handle post- import customs declaration steps such as re- declarations, applying for C/O D/E/AK, and import tax claims.
Coordinate with suppliers to ensure smooth loading operations in exporting countries.
Send cargo request documents to Finance team.
Open LC as required and coordinate with Finance to arrange payment schedule.
File insurance claims for product shortage.
Follow up shipment status and check documents for accuracy and compliance.
Provide necessary documents to accounting to ensure on- time and accurate payment.
Handle documentation for export products:
Work with agents/owners to check export freight and service costs per incoterm plan from Sales or BD team.
Coordinate with operation team to ensure smooth export loading and customs clearance.
Monitor booking and vessel itinerary; update customers and related parties.
Follow up with customers for timely payments.
Purchase insurance for CIF shipments.
Process CO form D for manufactured products if required.
Apply for export license for narcotic products.
Handle documentation for local purchased products:
Proceed with signing sales contracts and COA for newly purchased cargo.
Verify invoices in SAP via MIRO; ensure GR/IR is balanced.
Send payment plan to Finance based on supplier payment agreement.
Send related information to stock control, logistics, and Lab departments.
Monitor with suppliers and operation team to ensure valid delivery.
Others:
Coordinate with Finance to provide required documentation to external auditors.
Act as SAP focal point for SD Module.
Ensure timely and accurate completion of month- end closing activities.
Prepare import- export- inventory reports as required by projects or government agencies.
Prepare and collect counter- signed Toxic Chemicals Trading Control Cards monthly.
Conduct quarterly stock checks at terminals and warehouses.
