1.Theo dõi và cập nhật các thông tin liên quan đến thanh-quyết toán
- Đọc và hiểu rõ các thông tin trong hợp đồng, phụ lục hợp đồng (tên dự án, số hợp đồng, hạng mục thi công, hình thức tạm ứng, thanh-quyết toán, đơn giá, v.v…)
- Liên hệ và xin các thông tin liên quan đến dự án đang thụ lý (Biểu mẫu tạm ứng, thanh toán, quyết toán,….)
- Cập nhật bản vẽ thay đổi thiết kế trong quá trình thi công.
- Cập nhật khối lượng do thay đổi thiết kế trong quá trình thi công.
2.Thanh toán tạm ứng hợp đồng, PLHĐ- Kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng liên quan đến tạm ứng.
- Lập công văn đề nghị tạm ứng.
- Theo dõi thông tin phê duyệt hồ sơ từ đối tác.
- Báo phòng kế toán xuất hóa đơn.
3.Thanh toán khối lượng hàng tháng
- Cập nhật sản lượng hoàn thành.
- Tập hợp hồ sơ nghiệm thu (bản vẽ nghiệm thu, BB hiện trường, BBNT công việc, BBNT vật liệu…) từ CBKT của công ty.
- Lập hồ sơ thanh toán giá trị khối lượng.
- Vẽ bản vẽ sơ họa hoàn công (nếu có) tùy theo yêu cầu HĐ từ bên A
- Cân đối vật liệu đưa vào sử dụng với sản lượng hoàn thành (khối lượng thực nhập, CO, CQ…)
- Giải trình và chốt giá trị khối lượng với QS đối tác.
- Trình ký hồ sơ thanh toán với Ban giám đốc công ty và Ban Quản lý Dự án.
- Theo dõi thông tin phê duyệt thanh toán và thông tin xuất hóa đơn.
- Chuyển Hồ sơ thanh toán đã được phê duyệt cho bộ phận kế toán theo dõi.
- Lưu trữ hồ sơ thanh toán (bản cứng hoặc bản scan).
4.Quyết toán khối lượng
- Cập nhật sản lượng hoàn thành.
- Tập hợp hồ sơ nghiệm thu tất cả các hạng mục đã thi công (bản vẽ nghiệm thu, BB hiện trường, BBNT công việc, BBNT vật liệu …)
- Tập hợp hồ sơ liên quan đến quyết toán (HSNT đưa vào sử dụng, Thanh lý hợp đồng, Bảo lãnh hợp đồng, Báo cáo tiến độ, chất lượng…)
- Lập hồ sơ quyết toán giá trị khối lượng.
- Cân đối vật liệu đưa vào sử dụng với sản lượng hoàn thành.
- Giải trình và chốt giá trị khối lượng với QS đối tác.
- Trình ký hồ sơ quyết toán với Ban giám đốc công ty và Ban Quản lý Dự án.
- Theo dõi thông tin phê duyệt quyết toán và thông tin xuất hóa đơn.
- Chuyển Hồ sơ quyết toán đã được phê duyệt cho bộ phận kế toán theo dõi.
- Lưu trữ hồ sơ quyết toán (bản cứng hoặc bản scan).
- Theo dõi thanh toán bảo trì bảo hành sau khi hết hạn bảo hành được quy định trong hợp đồng.
5.Lập hồ sơ phát sinh PLHĐ
- Kiểm tra Biên bản xác nhận đầu việc cùng bản vẽ xác nhận vị trí thi công.
- Dựa trên biên bản đã xác nhận, bóc tách khối lượng tạm tính.
- Hỗ trợ thêm thông tin cần thiết để phòng Báo giá đưa ra đơn giá cho hạng mục phát sinh.
- Gửi báo giá phát sinh đã được Ban giám đốc phê duyệt cho đối tác.
- Theo dõi thông tin phê duyệt từ đối tác.
- Lưu trữ PLHĐ đã được phê duyệt (bản scan)
6.Thanh toán tổ đội
- Theo dõi phạm vi công việc tổ đội thực hiện.
- Tập hợp các hồ sơ nghiệm thu và bản vẽ xác nhận khu vực thi công.
- Lập Bảng thanh toán giá trị khối lượng tổ đội.
- Kiểm tra trùng lắp khối lượng giữa các đợt thanh toán, giữa các tổ đội.
- Gửi Bảng giá trị khối lượng đã chốt cho phòng kế toán để triển khai công tác tiếp theo.
7.Cập nhật kế hoạch thu
- Lập kế hoạch thu Tuần, cập nhật giá trị sắp thu và các vấn đề vướng mắc ảnh hưởng đến kế hoạch thu.
- Lập báo cáo thu Tháng, cập nhật các đợt thanh toán đã thu trong tháng.
8.Hỗ trợ, phối hợp giữa các phòng ban
- Phòng đấu thầu: hỗ trợ bóc tách khối lượng tạm tính để báo giá, vẽ bản vẽshop đấu thầu (trường hợp dự án cần nộp hồ sơ gấp hoặc phòng đấu thầu quá tải) và Biện pháp thi công.
- Phòng kế toán: theo dõi báo xuất hóa đơn cho phòng kế toán, đồng thời cập nhật các Bảng giá trị thanh toán (đã phê duyệt) để lưu trữ riêng.
- Phòng thi công: hỗ trợ xuất các loại hồ sơ nghiệm thu để trình ký ngoài công trường; Cập nhật khối lượng tạm tính và khối lượng vật tư dự trù cho mỗi dự án đang và sẽ thi công.
- Phòng vật tư: cân đối khối lượng vật tư sử dụng và sản lượng hoàn thành để đảm bảo đủ Hồ sơ vật liệu (CO, CQ, Phiếu xuất kho…) phục vụ cho thanh-quyết toán.
9.Lưu trữ thông tin dự án
- Thanh toán: Lưu trữ Hồ sơ giá trị và Hồ sơ chất lượng (bản cứng hoặc scan tùy dự án).
- Quyết toán: Lưu trữ Hồ sơ quyết toán (bản cứng).
- Lưu toàn bộ Thông tin Dự án lên bộ NAS của công ty, đồng thời cập nhật định kỳ nhằm tránh việc mất dữ liệu.
