Nhân viên, Quản Lý & Bàn Giao Dự Án chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động và nhân viên tại ban quản lý, đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch được giao. Đáp ứng tốt thông tin và nhu cầu của khách hàng (KH) đang sinh sống tại dự án thông qua việc quản lý và điều hành ban hiệu quả, góp phần xây dựng thương hiệu Nam Long.
Tiếp nhận công tác quản lý vận hành và căn hộ
▪ Thống kê các hạng mục cần sửa chữa để nghị nhà thầu thực hiện để đảm bảo công tác vận hành
▪ Triển khai theo giai đoạn với các nhà thầu phụ.
▪ Phối hợp nhà thầu hướng dẫn công tác vận hành các hệ thống kỹ thuật.
▪ Phối hợp với nhà thầu cập nhật sửa chữa các căn hộ đảm bảo đủ điều kiện nhận nhà.
▪ Cập nhật các hạng mục cần bổ sung đề xuất chủ đầu đẻ đảm bảo công tác quản lý vận hành.
▪ Lên kế hoạch và triển khai công tác tiếp nhận bàn giao căn hộ với nhà thầu.
▪ Lên kế hoạch và triển khai công tác tiếp nhận dự án.
Bàn giao căn hộ
▪ Cập nhật thông tin báo cáo ban giám đốc chủ đầu tư công tác bàn giao căn hộ.
▪ Phối hợp với chủ đầu tư và nhà thầu để bảo hành căn hộ cho khách hàng.
▪ Triển khai công tác chăm sóc khách hàng hỗ trợ cư dân khi dọn về nhà mới.
▪ Lập Kế hoạch và triển khai công tác bàn giao nhà.
Quản lý Hành chính – Chăm sóc cư dân tại dự án.
▪ Giải quyết mọi công việc hành chính phát sinh hàng ngày.
▪ Đề xuất các thay đổi/nâng cấp cần thiết để đảm bảo tòa dự án luôn được vận hành trong tình trạng tốt nhất.
▪ Đảm bảo vật tư tiêu hao, dụng cụ trang thiết bị văn phòng phẩm tại dự án được sử dụng hợp lý.
▪ Tổ chức soạn thảo: công văn, thông báo, đề nghị, kiến nghị, tham khảo ý kiến , giao dịch với cư dân, đối tác, chủ đầu tư,… để thực hiện tốt công việc quản lý tại dự án.
▪ Hỗ trợ cư dân hoàn tất các thủ tục hành chính cần thiết liên quan phù hợp với pháp luật Việt Nam khi cần (đăng ký tạm vắng, tạm trú, điện, nước,…). Hỗ trợ cư dân khi cần về các dịch vụ như internet, điện thoại,…
▪ Đảm bảo lưu trữ tài liệu, công văn, chứng từ,… luôn đầy đủ, khoa học, hợp lý, chuyện nghiệp.
▪ Cập nhật các quy trình làm việc từ các phòng nghệp vụ tại công ty và phổ biến, hướng dẫn nhân viên các quy trình mới.
▪ Cung cấp thông tin, giải đáp thắc mắc cho cư dân.
▪ Triển khai công tác chăm sóc khách hàng theo quy định, đảm bảo cư dân được hưởng môi trường sống trong lành, an toàn và văn minh.
Quản lý nhà thầu, dịch vụ.
▪ Tổ chức các cuộc họp với đại diện chủ đầu tư, các nhà thầu kỹ thuật, xây dựng, ,… để theo dõi và xử lý dứt điểm các hư hỏng, sự cố.
▪ Quản lý và giám sát nhà thầu thi công toàn bộ dự án (khu công cộng và khu căn hộ), đảm bảo việc thi công được giám sát theo đúng nội quy, quy định tại dự án.
▪ Tổ chức các cuộc họp của Ban quản lý với các nhà cung cấp dịch vụ như vệ sinh, bảo vệ,… để đánh giá chất lượng dịch vụ. Chấn chỉnh kịp thời các hoạt động, tác phong, thái độ làm việc,… của các đơn vị dịch vụ để luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ được tốt nhất.
▪ Giám sát các đơn vị cung cấp dịch vụ: vệ sinh, bảo vệ, cây xanh, … dựa trên phương án và hợp đồng ký kết.
Quản lý điều hành nhân sự tại dự án.
▪ Phối hợp với Phòng kỹ thuật & Nghiệp vụ: Lên kế hoạt bảo trì bảo dưỡng, giám sát bảo trì bảo dưỡng, đề xuất sửa chữa, vận hành các hệ thống … với mục đích để dự án và máy móc thiết bị trong các tòa nhà luôn trong tình trạng tốt, vận hành ổn định.
▪ Quản lý đội ngũ nhân sự tại dự án làm việc hiệu quả và có tính chuyên nghiệp cao.
▪ Giám sát các bộ phận thuộc ban quản lý (hành chính, kế toán, kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh).
▪ Tổ chức họp giao ban định kỳ của tất cả các bộ phận thuộc Ban quản lý dự án để lên kế hoạch công việc, báo cáo tình hình thực hiện, quán triệt nhân viên theo chỉ đạo và nhu cầu công việc tại dự án.
▪ Tổ chức đào tạo, hướng dẫn các nhân viên mới được bổ nhiệm, luân chuyển,… về phục vụ tại ban quản lý.
▪ Tổ chức đánh giá hiệu quả làm việc của toàn thể nhân viên tại ban quản lý (định kỳ, hàng năm) làm cơ sở cho việc đề xuất: ký kết hợp đồng lao động, điều chỉnh lương, thưởng, đào tạo, thuyên chuyển, bổ nhiệm,…
▪ Theo dõi và cập nhật thường xuyên (hàng ngày) các thông tin vào máy tính, hồ sơ và phần mềm thu phí. Nhắc nhở và kiểm tra nhân viên theo phân quyền cập nhật, lưu trữ dữ liệu đúng tiến độ quản lý dự án thực tế, không chậm trể.
▪ Tổ chức điều hành nhân viên Ban quản lý phối hợp cùng làm việc chặt chẽ, đoàn kết để việc quản lý vận hành dự án hiệu quả và tốt hơn.
Quản lý và kiểm soát tình hình thu phí tại dự án.
▪ Theo dõi các khoản phí phải thu từ cư dân, tiến hành thu phí và nhắc nhở cư dân nộp phí đúng hạn; quản lý theo dõi công nợ.
▪ Đảm bảo thu phí đúng tiến độ, đúng quy trình, đúng tỷ lệ quy định, đúng biểu phí và cách thu được Ban Giám đốc phê duyệt.
▪ Thực hiện thu phí theo quy chế/quy định được Ban Giám đốc phê duyệt.
Công tác báo cáo.
▪ Báo cáo theo định kỳ hàng tuần, tháng, quý về tình hình hoạt động, tình hình tài chính của dự án cho Ban Giám đốc.
▪ Báo cáo tình hình phát triển, các vấn đề liên quan đến công việc và ghi nhận ý kiến đóng góp của các bộ phận.
▪ Đảm bảo các báo cáo tuần, tháng của dự án để trình Ban quản trị / Ban đại diện bao gồm các hoạt động thường nhật của Ban quản lý cũng như các vấn đề liên quan đến tình hình tài chính, cụ thể:
+ Báo cáo tài chính.
+ Báo cáo hoạt động của tòa nhà.
+ Báo cáo chi phí hoạt động của tòa nhà (đảm bảo các chi phí không vượt dự toán nếu có)
