- Kiểm soát báo giá trước khi gửi đến khách hàng của nhân viên kinh doanh.
- Theo dõi cập nhật, kiếm tra, đối chiếu công nợ với kế toán. tHỗ trợ việc thu hồi công nợ khách hàng khi có yêu cầu từ bộ phận kinh doanh.
- Theo dõi các hợp đồng lớn, lượng hàng, thời gian giao hàng, thời hạn thanh toán
- Nhận thông tin từ cộng tác viên kinh doanh, thực hiện việc lên báo giá để gửi đến khách hàng.
- Nhận hóa đơn, chứng từ từ phòng Kế toán sau đó gửi cho khách hàng.
- Theo dõi số dư các khoản công nợ phải thu, theo từng hợp đồng kinh tế, từng khách hàng, hàng ngày báo lại cho bộ phận kinh doanh những khoản nợ quá hạn phải thu đê xử lý kịp thời.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh kiểm soát và phân loại tuổi nợ của các khách hàng (gồm thu nợ quá hạn, nợ đến hạn, thanh toán bán hàng trong tuần). Phối hợp với kế toán lập & gửi Biên bản đối chiếu công nợ theo định kỳ cho từng khách hàng.
- Kết hợp với bộ phận Kế toán để hoàn thiện các giấy tờ, chứng từ cho các đơn hàng theo yêu cầu của bộ phận kinh doanh.
- Tiếp nhận và giải quyết những phản hồi của khách hàng trong khả năng của mình, trình cấp trên với các sự việc vượt khả năng giải quyết.
- Kiểm tra tồn kho hàng ngày để nắm được số liệu khi cần cung cấp cho bộ phận kinh doanh.
- Tiếp nhận và xử lý đơn hàng từ nhân viên kinh doanh, lập bảng theo dõi: Hợp đồng bán hàng, biên bản bàn giao, lệnh xuất hàng, hoàn tất các thủ tục liên quan đến hợp đồng, phụ lục hợp đồng, các văn bản pháp lý liên quan.
- Kết hợp với bộ phận kho hoặc đơn vị vận chuyển (thuê ngoài) để đảm bảo tiến độ giao hàng cho khách không bị ảnh hưởng.
- Soạn thảo hợp đồng và quản lý hợp đồng nguyên tắc theo từng khách hàng.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận.
- Phân bổ các đơn hàng cho từng lái xe hợp lý, đảm bảo tính công bằng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
- Lên lịch, bố trí, sắp sếp các đơn hàng vận chuyển hàng ngày phù hợp với cung đường đảm bảo tiết kiệm nhất về chi phí.
- Nắm thông tin xe thuê ngoài từ bộ phận kinh doanh sau đó làm lệnh xuất kho, chuyển kế toán bán hàng ra đơn hàng cho khách.
