- Thiết lập cuộc hẹn với khách hàng tiềm năng để sales gặp và giới thiệu, trình bày sản phẩm, giải pháp theo nhu cầu của khách hàng
- Đảm bảo thực hiện các công việc theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn, chức trách và quy trình khách sạn đề ra
- Cùng với phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch kinh doanh cho bộ phận theo ngày/tuần/tháng; theo dõi việc thực hiện kế hoạch kinh doanh đã được duyệt và thường xuyên nhắc nhở bộ phận kinh doanh thực hiện đúng kế hoạch
- Soạn thảo và quản lý các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách sạn như: làm báo giá, thư chào hàng, soạn thạo và quản lý các hợp đồng,…
- Thu thập thông tin nhu cầu của khách hàng, phân tích và phối hợp với bộ phận sales tư vấn cho khách hàng
- Định kỳ chăm sóc, theo dõi sát sao các chương trình khuyến mãi, tặng quà, các ưu đãi, hỗ trợ khách hàng từ khách sạn để thông báo kịp thời cho khách hàng; nhắc nhở khách hàng gia hạn dịch vụ đúng thời hạn, tránh dịch vụ bị khóa khi đến ngày hết hạn; thường xuyên duy trì mối quan hệ với khách hàng
- Hỗ trợ khách hàng khi khách hàng trực tiếp đến Công ty/khách sạn đăng ký các dịch vụ và xử lý các vấn đề hợp đồng liên quan
- Cập nhật dữ liệu bán hàng, báo cáo doanh số hàng tuần/tháng/quý/năm cho Trưởng phòng sales; thực hiện báo cáo chi tiết doanh số bán hàng, doanh thu, công nợ của nhân viên kinh doanh
- Cùng với bộ phận Chăm sóc khách hàng giải quyết các yêu cầu, giải đáp các thắc mắc của khách hàng và đảm bảo khách hàng hài lòng khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn
- Hàng ngày tiếp nhận và phản hồi các yêu cầu của khách hàng trên social, chat, email, fanpage và điện thoại
- Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản các điều khoản, phối hợp với khách hàng và các bộ phận khác để hoàn thiện hợp đồng, lập thủ tục ký kết, lưu hợp đồng
- Theo dõi, đốc thúc thu hồi công nợ khách hàng, tiến độ thanh toán của khách, báo cáo số liệu về phòng tài chính kế toán
- Các khiếu nại của khách sao cho không làm ảnh hưởng đến uy tín, thương hiệu của khách sạn
- Tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ của khách sạn, thuyết phục khách hàng và tiến hành ký kết hợp đồng, hoàn tất thủ tục đăng ký và nhận thanh toán với khách hàng
- Chuyển toàn bộ thông tin khách hàng cho sales
- Theo dõi và thu thập phản hồi của khách hàng về các dịch vụ của khách sạn thông qua các trang mạng xã hội và diễn đàn chuyên ngành. Sau đó, trình lên các bộ phận cấp cao hơn để xin ý kiến hỗ trợ xử lý nếu vượt quá khả năng xử lý của bản thân
